Instrução Normativa 1 (PR/TRF3)/2023

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 12 DE MAIO DE 2023.

Dispõe sobre o suprimento de fundos e sua respectiva prestação de contas no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região.

ÍNDICE

MÓDULO 1 GENERALIDADES

MÓDULO 2 CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

MÓDULO 3 APLICAÇÃO

MÓDULO 4 PRESTAÇÃO DE CONTAS

MÓDULO 5 DISPOSIÇÕES FINAIS

MÓDULO 1 - GENERALIDADES

I - REFERÊNCIAS

São as disposições previstas nos seguintes normativos:

a) Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964, arts. 68 e 69;

b) Decreto-Lei n.º 200, de 25 de fevereiro de 1967, arts. 74, 80, 81 e 83;

c) Decreto n.º 93.872, de 23 de dezembro de 1986, arts. 45 a 47;

d) Decreto n.º 5.355, de 25 de janeiro de 2005, que dispõe sobre a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF, para pagamento de despesas realizadas nos termos da legislação vigente, no âmbito do Poder Executivo Federal;

e) Resolução n.º 569, de 06 de agosto de 2019, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre a concessão, a aplicação e a prestação de contas de suprimento de fundos, no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus, disciplinando o uso do Cartão de Pagamento do Poder Judiciário - CPPJ;

f) Manual SIAFI (Capítulo 0200000 - SIAFI, Seção 021100 - Outros Procedimentos - Assunto 021121 - Suprimento de Fundos), da Secretaria do Tesouro Nacional.

II - CONVENÇÕES

Para os fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

a) Tribunal Regional Federal da 3.ª Região - Tribunal ou TRF3;

b) áreas - unidades da estrutura da organização;

c) dirigentes - titulares de área;

d) autoridade responsável - Diretor de Secretaria ou outro servidor por delegação;

e) ordenador de despesas - Presidente do Tribunal e os Juízes Federais Diretores dos Foros das Seções Judiciárias de São Paulo e de Mato Grosso do Sul; e por delegação, respectivamente, o Diretor-Geral e os Diretores das Secretarias Administrativas.

III - OBJETIVO

Estabelecer políticas e procedimentos para a concessão, a aplicação e a prestação de contas de suprimento de fundos.

IV - CONCEITOS

1 - Suprimento de fundos é o adiantamento concedido a servidor, a critério e sob a responsabilidade do ordenador de despesas, para a aquisição eventual de materiais de consumo ou serviços de pequeno vulto, dada sua urgência ou imprevisibilidade.

2 - Aplicação é a utilização do numerário disponibilizado para o pagamento de despesas realizadas por suprimento de fundos, que deverá ocorrer dentro do prazo determinado pelo ordenador de despesas.

3 - Prazo de aplicação é o período determinado pelo ordenador de despesas para que o suprido utilize o numerário disponibilizado para pagamento de despesas realizadas por suprimento de fundos.

4 - Prestação de contas é a forma de comprovar o pagamento das despesas previamente autorizadas, realizadas mediante suprimento de fundos.

5 - Agente suprido é o servidor nomeado pelo ordenador de despesas, responsável pelo recebimento e aplicação correta dos recursos decorrentes do suprimento de fundos, bem como pela respectiva prestação de contas.

6 - Fracionamento de despesa é caracterizado por aquisições de mesma natureza funcional, nos termos do item 3.3.4 do Manual SIAFI (Assunto 021121). Considera-se indício de fracionamento a concentração excessiva da despesa em determinado subelemento (ex. 3.3.90.30.01), bem como a concessão de suprimento de fundos a vários supridos simultaneamente, nos termos do item 3.3.7 do Manual SIAFI (Assunto 021121).

V - DIRETRIZES E VEDAÇÕES

Da concessão

1 - A concessão de suprimento de fundos será precedida do respectivo empenho na dotação orçamentária própria e as despesas somente poderão ser realizadas no período de aplicação e após o efetivo recebimento ou disponibilização do numerário pelo responsável, seja por limite lançado no Cartão de Pagamento do Poder Judiciário (CPPJ) ou por depósito em conta corrente tipo "B".

2 - O suprimento de fundos não poderá ter aplicação em natureza de despesa diversa daquela especificada no ato de concessão e na nota de empenho.

Dos limites de valores

3 - O ordenador de despesas é plenamente responsável pela decisão de conceder o suprimento de fundos, inclusive quanto ao seu valor, observada a legislação de referência, nos seguintes parâmetros:

a) o limite máximo para cada ato de concessão de suprimento de fundos, mediante depósito em conta corrente ou utilização de Cartão de Pagamento do Poder Judiciário - CPPJ, será o previsto no art. 3.º, caput, da Resolução CJF n.º 569/2019;

b) o limite estabelecido no item "a" aplica-se a despesas de igual natureza, referindo-se a aquisições ou serviços não passíveis de planejamento e que, ao longo do exercício, não possam ser caracterizadas como fracionamento irregular de despesas;

c) cada despesa individualizada deverá observar o limite previsto no § 2.º do art. 3.º da Resolução CJF n.º 569/2019;

d) o valor do suprimento de fundos inclui aqueles referentes às obrigações tributárias, abrangendo as previdenciárias;

e) é vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório para fins de adequação aos limites estabelecidos.

Das vedações

4 - É vedada a concessão de suprimento de fundos:

a) para a realização de despesas que, por sua natureza, são passíveis de planejamento em razão de sua previsibilidade, devendo submeter-se aos processos normais de aplicação, nos termos que dispõe a legislação vigente;

b) com prazo de aplicação após o exercício financeiro correspondente;

c) para a realização de despesas em viagens e restaurantes;

d) para servidor que não esteja em efetivo exercício;

e) para servidor que esteja respondendo a inquérito administrativo, sindicância ou processo administrativo disciplinar;

f) para servidor que seja ordenador de despesas ou seu substituto legal, para o gestor financeiro ou seu substituto legal, para o demandante da contratação ou serviço, para o responsável pelo almoxarifado ou seu substituto legal, para o responsável pela guarda ou pela utilização do bem ou material a ser adquirido, para o titular da unidade responsável pela análise da prestação de contas de suprimento de fundos e seu substituto legal;

g) para servidor que não tenha prestado contas no prazo regulamentar, ou tenha tido contas recusadas ou impugnadas em virtude de desvio, desfalque ou má aplicação dos recursos recebidos, ou esteja em atraso na prestação de contas de suprimento de fundos;

h) a responsável por dois suprimentos de fundos;

i) para a aquisição de:

I) material permanente ou outra mutação patrimonial classificada como despesa de capital;

II) material, bens e/ou serviços, cujo fornecimento ou prestação se faça sob a forma continuada;

III) livros e assinaturas de periódicos, revistas e jornais.

5 - Excepcionalmente, desde que a situação seja devidamente justificada em processo específico, o ordenador de despesas poderá autorizar a compra, por suprimento de fundos, de material permanente de pequeno vulto, cujo valor seja igual ou inferior ao limite estabelecido no item 3 "c".

VI - PRAZOS

1 - São necessários, no mínimo, 03 (três) dias úteis, após aprovação e publicação do ato de concessão do suprimento de fundos, para o processamento do pagamento e efetiva disponibilidade do numerário ao responsável no caso de depósito em conta corrente tipo "B", e 02 (dois) dias úteis para liberação do CPPJ para uso.

2 - O agente suprido dispõe dos seguintes prazos:

a) 90 (noventa) dias, no máximo, para a aplicação do numerário, a qual não poderá ultrapassar o término do exercício financeiro;

b) 10 (dez) dias, contados da data do fechamento da fatura mensal, para prestação de contas parcial, no caso de utilização do CPPJ;

c) 10 (dez) dias, contados do término do prazo de aplicação do numerário ou após o uso total do limite disponibilizado, para prestação de contas final.

3 - O ordenador de despesas apreciará as contas no prazo de 10 dias, contados do término do prazo para prestação de contas final pelo suprido.

4 - Aprovada a prestação de contas, a unidade de acompanhamento orçamentário e financeiro dará baixa da responsabilidade do suprido no SIAFI no prazo de 10 dias.

4.1 - O saldo do subelemento 96, registrado na liquidação do suprimento de fundos, poderá permanecer até 30 (trinta) dias após o prazo de aplicação, devendo a despesa ser reclassificada para o subelemento da despesa realizada, momento em que será dada a baixa da responsabilidade do suprido no SIAFI.

5 - Em face da vedação de reclassificação de suprimento de fundos fora do exercício de concessão, o prazo para prestação de contas no encerramento do exercício será até o dia 20 de dezembro.

6 - No final do exercício, o prazo de aplicação do suprimento de fundos por meio do CPPJ fica limitado à data de fechamento da fatura do mês de novembro. As despesas em moeda estrangeira ficam limitadas à data de fechamento da fatura do mês de outubro.

7 - A data limite de aplicação e de prestação de contas deve constar explicitamente no formulário de Concessão de Suprimento de Fundos.

8 - O vencimento do prazo será antecipado para o primeiro dia útil anterior, quando não houver expediente no dia do vencimento.

MÓDULO 2 - CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

1 - A concessão de suprimento de fundos será promovida preferencialmente por meio do Cartão de Pagamento do Poder Judiciário - CPPJ, sendo sempre precedida de empenho na dotação orçamentária específica.

1.1 - A concessão de suprimento de fundos por meio de conta tipo "B" será permitida em caráter excepcional e devidamente justificada, em que comprovadamente não seja possível a utilização do CPPJ.

1.1.1 - O saldo da conta tipo "B" não utilizado deverá ser devolvido à Conta Única do Tesouro Nacional, atribuída à respectiva Unidade Gestora (UG), mediante recolhimento de Guia de Recolhimento da União - GRU.

2 - O CPPJ será emitido em nome da Unidade Gestora, para utilização por um portador identificado, servidor efetivo do órgão ou ocupante de cargo em comissão em efetivo exercício, que ficará responsável pela sua adequada guarda e utilização, sendo cada concessão de suprimento de fundos autorizada por ato próprio, aposto no processo administrativo correlato.

2.1 - O suprido poderá atender a demanda de área diversa de sua lotação, devendo esta efetuar solicitação ao ordenador de despesas.

3 - Em caso de roubo, furto, perda ou extravio do CPPJ, o agente suprido deve imediatamente comunicar o ocorrido à instituição financeira e ao ordenador de despesas, tomando as providências necessárias para obstar o seu indevido uso.

4 - É vedada a utilização do CPPJ na modalidade de saque, exceto por autorização expressa do ordenador de despesas e por valor não superior a trinta por cento do total das despesas anuais efetuadas com suprimento de fundos, devendo ser adequadamente justificada a impossibilidade de realização do pagamento respectivo por meio de crédito à vista.

4.1 - Os saques efetuados com o CPPJ serão debitados diretamente à Conta Única do Tesouro Nacional e terão a contabilização automática dos registros da operação no SIAFI, na UG, após o recebimento do arquivo magnético do agente financeiro, por meio de Ordem Bancária Saque Cartão.

4.2 - Para utilização do CPPJ na modalidade de saque é necessário existir saldo na conta 1.1.1.1.2.20.01 (Limite de Saque com Vinculação de Pagamento), na vinculação 412, habilitando o portador do cartão a efetuar saques nos Terminais de Autoatendimento do Banco do Brasil, exigindo-se, assim, certificação de disponibilidade financeira.

4.2.1 - O agente suprido/gestor deverá solicitar antecipadamente os recursos financeiros em vinculação específica (412) ao ordenador de despesas, para inclusão nas programações financeiras mensais solicitadas junto ao Conselho da Justiça Federal.

4.2.2 - Caso haja saque sem recurso financeiro disponível na Unidade Gestora ou caso o saque ocorra sem que sejam observados os estágios da despesa pública, a UG estará sujeita a restrição contábil, devendo o ordenador de despesas tomar as devidas providências para apuração dos saques e regularização, bem como para apuração das responsabilidades.

5 - A Unidade Gestora não pode realizar despesas sem a previsão de recursos financeiros que assegurem o pagamento da fatura no seu vencimento.

6 - Os valores pagos por atraso no pagamento da fatura devem ser ressarcidos ao erário pelo ordenador de despesas ou por quem tiver dado causa ao atraso, após apuração das responsabilidades.

7 - O ato de concessão deverá conter:

a) o número do processo de concessão/prestação de contas;

b) a data da concessão;

c) o fundamento legal;

d) a finalidade, segundo os incisos do art. 12 da Resolução CJF nº 569/2019;

e) a atividade e a natureza da despesa;

f) o nome completo, o cargo, a matrícula e o CPF do agente suprido;

g) o nome completo, o cargo, a matrícula e o CPF do responsável pela concessão;

h) a modalidade de concessão (CPPJ ou conta tipo "B");

i) a forma de pagamento por Cartão (saque ou fatura);

j) o valor autorizado para saque e a justificativa, com a certidão de disponibilidade financeira específica, no caso de uso do CPPJ;

k) o valor do suprimento em algarismos e por extenso;

l) o prazo para aplicação e o prazo para prestação de contas final pelo agente suprido.

8 - O ato de concessão do suprimento de fundos deverá ser publicado em Boletim Interno e no Portal da Transparência do órgão.

9 - A cada concessão de suprimento de fundos será emitido um novo empenho em nome do agente suprido ou, excepcionalmente, em nome da UG.

9.1 - Caso haja previsão legal de recolhimento de obrigações tributárias ou de contribuições previdenciárias, decorrentes de contratação de serviços por suprimento de fundos, faz-se necessária a respectiva previsão orçamentária pelo gestor, para a emissão do empenho correspondente.

10 - A concessão de suprimento de fundos deve respeitar os estágios da despesa orçamentária pública (empenho, liquidação e pagamento), de modo que o suprido só poderá realizar compras ou efetuar o saque após o registro e liquidação da despesa no SIAFI.

10.1 - O lançamento do limite no cartão de pagamento deverá ser efetuado somente após a liquidação da despesa da concessão de suprimento de fundos e deverá ser equivalente ao valor concedido.

10.2 - A liberação do limite do cartão será realizada pelo ordenador de despesas, acessando o Autoatendimento do Setor Público do Banco do Brasil - AASP, sendo que, na modalidade FATURA, o limite poderá ser informado no mesmo dia da apropriação do suprimento (liquidação da despesa) e, na modalidade SAQUE, o limite só poderá ser informado se houver recurso financeiro disponível na UG - conta 11112.20.01 - Limite de Saque Com Vinculação de Pagamento (SUB-REPASSE na Vinculação "412"). A autorização para uso do cartão, na modalidade crédito e/ou saque, será comunicada ao suprido pelo ordenador de despesas.

11 - Responsabilidades:

a) são responsabilidades do ordenador de despesas as atribuições especificadas no art. 8.º da Resolução CJF n.º 569/2019:

I - a realização de um adequado planejamento anual das despesas, de modo a informar à instituição financeira o limite necessário ou o cumprimento do planejamento, devendo promover a execução efetiva da programação estabelecida somente quando disponha de condições orçamentárias e financeiras;

II - o controle e acompanhamento da aplicação da verba de suprimento de fundos pelos agentes supridos, determinando a sua publicação no Portal da Transparência do órgão;

III - a definição e o controle do valor máximo de gasto que poderá ser utilizado por cada um dos agentes supridos, fixando o limite para cada portador em valor compatível com a necessidade demandada;

IV - a exigência de prestação de contas adequada, com apresentação dos documentos comprobatórios da realização da despesa;

V - a observância da legislação tributária pertinente, especialmente na ocasião da contratação de prestadores de serviços autônomos;

VI - a verificação, em cada ato de concessão, da ausência de caracterização de fracionamento não permitido, observada por cada subelemento do material adquirido.

b) são responsabilidades do suprido as atribuições especificadas no art. 9.º da Resolução CJF n.º 569/2019:

I - verificar a eventual existência, em estoque, do material a ser adquirido;

II - controlar o saldo financeiro concedido, abstendo-se de realizar despesa sem a existência de saldo suficiente para seu atendimento;

III - realizar os pagamentos à vista, pelo seu valor total;

IV - realizar as despesas exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato de concessão;

V - verificar se a despesa se enquadra na classificação orçamentária especificada no ato de concessão;

VI - utilizar a transação de saque somente quando expressamente autorizado no ato da concessão;

VII - evitar o direcionamento a fornecedores, realizando e registrando pesquisa de preços sempre que possível;

VIII - exigir os documentos comprobatórios da realização da despesa;

IX - solicitar ao demandante que ateste a execução dos serviços prestados ou o recebimento do material adquirido, devendo apor a data e a sua assinatura, seguida do nome legível e da denominação do cargo ou função;

X - promover a tempestiva prestação de contas, com apresentação de todos os documentos comprobatórios das despesas efetuadas;

XI - promover, obrigatoriamente, a devolução de recursos sacados e não utilizados, mediante Guia de Recolhimento da União - GRU, sob pena de desconto direto em sua remuneração e aplicação da medida disciplinar cabível, por meio de procedimento administrativo disciplinar;

XII - fornecer a indicação precisa dos saldos em seu poder em 31 de dezembro, para efeito de contabilização, observada a vedação de aplicação após o término do exercício financeiro, efetuando a prestação de contas devidamente registrada no prazo assinalado pelo ordenador de despesa e de acordo com a norma de encerramento do exercício, editada anualmente.

12 - A cada concessão de suprimento de fundos deverá ser repetido todo procedimento previsto neste módulo, inclusive para a liberação de limite de utilização do cartão de pagamento e também para a revogação do limite.

MÓDULO 3 - APLICAÇÃO

1 - A realização de despesas por suprimento de fundos deverá ser precedida de emissão de nota de empenho em dotação própria às despesas a realizar.

1.1 - Somente após autorizado, o suprido poderá efetuar a aquisição de material ou contratação de serviço, respeitado o prazo de aplicação previamente determinado.

1.2 - Compete ao suprido a observância da legislação tributária pertinente, especialmente na ocasião de contratação de prestadores de serviços autônomos.

2 - Nas contratações de serviços de pessoa jurídica das quais, por lei municipal específica, seja exigido o recolhimento de ISS, o valor correspondente ao tributo deverá ser descontado do valor bruto a pagar ao prestador de serviço e, posteriormente, o valor retido pelo agente suprido será recolhido pela unidade de acompanhamento orçamentário e financeiro, dentro do prazo legal.

3 - Nas contratações de serviços de pessoa física, quando houver previsão legal para recolhimento de contribuição previdenciária, IR e ISS, os valores dos tributos deverão ser descontados do valor bruto a pagar ao prestador de serviço e, posteriormente, recolhidos pela unidade de acompanhamento orçamentário e financeiro, dentro do prazo legal, em nome do prestador do serviço.

3.1 - O valor da contribuição previdenciária patronal a cargo da Administração será previsto pelo gestor, que expedirá Requisição de Compras/Serviços para emissão de nota de empenho e posterior recolhimento pelo setor financeiro em nome do órgão tomador de serviço.

3.1.1 - O valor da contribuição previdenciária patronal deverá ser recolhido nas contratações de Microempreendedor Individual - MEI para os serviços de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e de manutenção ou reparo de veículos.

3.1.2 - Quando o MEI realizar serviços não previstos nas ocupações permitidas do Anexo XI da Resolução GSSN n.º 140/2018, ele deverá ser considerado como pessoa física, cabendo retenção da contribuição previdenciária e, se for o caso, retenção do IR e ISS, além do recolhimento da contribuição previdenciária patronal.

3.2 - O desconto e retenção dos valores dos tributos, incidentes sobre o valor bruto dos documentos fiscais de prestadores de serviços, serão efetuados pelo suprido; entretanto, os recolhimentos serão efetuados pela área financeira da Administração, segundo o disposto em legislação de regência.

4 - Quando o suprido contratar serviço com previsão legal de retenção de tributos (contribuição previdenciária, IR e ISS) e pagar o valor líquido com o cartão, o valor retido referente aos tributos permanecerá contido no limite do cartão e será utilizado pela Unidade Gestora para recolhimento dos tributos. No entanto, caso o suprido saque o valor bruto e pague o valor líquido ao prestador, permanecendo com o valor dos tributos em espécie em seu poder, será obrigatória a devolução deste valor por meio de GRU à Unidade Gestora, a fim de que a área financeira efetue o recolhimento dos tributos dentro do prazo legal.

5 - O vencimento da fatura será sempre no dia 10 de cada mês, devendo o pagamento ser feito no terceiro dia útil anterior à data do vencimento da fatura, sujeito à cobrança de multa e correção monetária por atraso de pagamento. Se necessário, a 2.ª via da fatura poderá ser extraída no sistema AASP - Autoatendimento Setor Público do Banco do Brasil, a partir do primeiro dia útil do mês.

5.1 - A fatura de pagamento será gerada por unidade administrativa dotada de orçamento e deverá ser atestada pelo superior hierárquico.

5.2 - O pagamento da fatura seguirá a regra geral de ordem cronológica de pagamento, entretanto, o suprido/gestor não efetuará o registro da despesa da fatura no SIAFI.

6 - O limite de utilização deve ser revogado no AASP, tão logo expire o prazo de aplicação do suprimento de fundos.

MÓDULO 4 - PRESTAÇÃO DE CONTAS

1 - A prestação de contas final do suprimento de fundos deverá ocorrer em até 30 (trinta) dias após o término do prazo de aplicação ou após o uso total do limite disponível, caso este ocorra primeiro.

2 - Compreende-se neste período o prazo para o agente suprido efetuar a prestação de contas final, contado do término do prazo de aplicação, bem como o prazo para o ordenador de despesas apreciar as contas prestadas pelo suprido e o prazo para a unidade de acompanhamento orçamentário e financeiro dar a baixa da responsabilidade do agente suprido no SIAFI.

3 - A prestação de contas não aprovada pelo ordenador de despesas e não regularizada pelo suprido/gestor no prazo de até 30 dias após o término do prazo de aplicação do suprimento de fundos será fato para restrição contábil à Unidade Gestora executora.

4 - No encerramento do exercício, não poderá existir saldo no subelemento 96. Caso não seja reclassificada a despesa até o encerramento, a conformidade contábil poderá ser registrada com restrição. No exercício seguinte, a responsabilidade deverá ser baixada no SIAFI.

I - Responsável pelo suprimento de fundos

1 - Ao suprido é reconhecida a condição de preposto da autoridade que conceder o suprimento, não podendo transferir a outrem a responsabilidade pela aplicação e comprovação da destinação da importância recebida, devendo prestar contas pessoalmente no prazo estabelecido no ato concessório.

2 - O processo de prestação de contas, a cada nova contratação, deve ser imediatamente instruído com a juntada dos documentos fiscais e ser encaminhado à área tributária (ex. no TRF3, à Divisão de Liquidação da Despesa e Tributação - DLIT) para escrituração fiscal. Após a escrituração, a área tributária encaminhará o processo à área financeira, de forma a possibilitar os recolhimentos de tributos e contribuições devidas dentro dos prazos legais.

3 - Compete ao suprido/gestor promover a tempestiva prestação de contas, com a apresentação de todos os documentos comprobatórios das despesas realizadas.

4 - Compõem a prestação de contas do suprimento de fundos, que deverá ser efetuada no mesmo processo de concessão:

a) Formulário de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos, preenchido no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, constando o subelemento referente a cada material adquirido ou serviço contratado para a classificação da despesa realizada, bem como indicando o número do expediente em que foi realizada a pesquisa de preços;

b) documento registrando a justificativa da excepcionalidade da despesa realizada, quando não preenchido em formulário próprio. No caso de aquisição de material de consumo, deverá ser juntada certificação da área de almoxarifado, informando a inexistência do material em estoque ou a impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material. Em se tratando de prestação de serviço, a área gestora deverá providenciar a juntada de certidão, justificando a inexistência de cobertura contratual vigente para o mesmo objeto;

c) comprovantes das despesas realizadas em formato digital, com todos os campos preenchidos, com exceção dos cupons fiscais, sem rasuras, emendas, acréscimos ou entrelinhas, devendo ser emitidos em nome do respectivo órgão e conter:

I) discriminação clara do serviço prestado ou do material fornecido, vedadas generalização e abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas;

II) data da emissão;

III) valor individual e total dos materiais e bens fornecidos e/ou serviços realizados;

IV) recibo de pagamento, contendo nome, CPF, data de nascimento e número de inscrição PIS, NIT ou NIS, no caso de prestador de serviço pessoa física, ou comprovante de pagamento a fornecedor/prestador de serviços, no caso de pessoa jurídica;

V) atesto da unidade solicitante pelo recebimento dos materiais, bens e/ou serviços solicitados, com data e assinatura, seguidas de nome legível e indicação de cargo ou função do servidor;

d) comprovante de pagamento de GRU à Conta Única do Tesouro Nacional atribuída à respectiva Unidade Gestora, relativo ao valor descontado e retido do prestador de serviço, para que a unidade de acompanhamento orçamentário e financeiro efetue o recolhimento dos tributos, no caso de o suprido efetuar saque no valor bruto da nota fiscal e descontar os valores referentes aos tributos;

e) comprovante digitalizado da GRU referente ao recolhimento à Unidade Gestora do saldo sacado e não utilizado. O valor relativo ao saldo não utilizado será recolhido em favor da Unidade Gestora 090015 (Justiça Federal de Primeiro Grau - MS), 090017 (Justiça Federal de Primeiro Grau - SP) ou 090029 (Tribunal Regional Federal da 3ª Região), até a data da apresentação da prestação de contas, por meio de GRU, utilizando o código de recolhimento 68808-8 (Devolução de Suprimento de Fundos - Exercício), emitida no site do Tesouro Nacional;

f) extrato digitalizado da conta bancária tipo "B", abrangendo todo o período da aplicação, ou da fatura do CPPJ.

4.1 - No caso de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), deverá ser confirmado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica se a respectiva nota foi regularmente expedida, através da devida autenticação digital, juntando-se cópia dos documentos emitidos pelo sistema gerador da NF-e.

4.2 - Para a realização de despesas mediante aplicação de suprimento de fundos, o suprido deverá efetuar pesquisa de preços de mercado com, no mínimo, três orçamentos de fornecedores distintos, fazendo constar do respectivo processo de prestação de contas a documentação comprobatória dos levantamentos efetuados, como garantia de efetiva transparência e racionalidade da ação pública.

4.2.1 - Na impossibilidade de obtenção de pelo menos três orçamentos, ou quando eventual demora decorrente da utilização das outras formas de pesquisa de preços puder acarretar prejuízos à Administração, poderá ser utilizada pesquisa de preços por telefone, registrando-se os dados que permitam demonstrar a vantajosidade da opção feita e a adequação dos valores à realidade de mercado.

4.2.2 - Caso a situação não permita a obtenção de pelo menos três orçamentos escritos ou quando for utilizada pesquisa de preços por telefone, deverá ser elaborada justificativa circunstanciada no referido processo.

5 - Em caso de falecimento, licença médica ou outro afastamento legal do suprido no decorrer do processo de prestação de contas, o ordenador de despesas designará servidor substituto, especificamente para a prestação de contas.

II - Dirigente da Área

O dirigente da área em que o suprido está lotado, após avaliar a compatibilidade entre a prestação de contas e o objetivo para o qual o suprimento de fundos foi destinado, manifestará sua concordância com a prestação de contas por escrito no processo SEI e o encaminhará à área de orçamento e finanças, ou área responsável nas Seções Judiciárias, para conferência.

III - Área de Orçamento e Finanças

1 - A área de orçamento e finanças ou a área responsável nas Seções Judiciárias, ao receber a prestação de contas, procederá à conferência dos valores utilizados e de devolução, se houver. Se entender que a prestação está em termos, encaminhará o respectivo processo SEI ao ordenador de despesas para avaliação.

1.1 - Havendo alguma inconsistência, a área de orçamento e finanças, ou área responsável nas Seções Judiciárias, devolverá o referido processo SEI à área em que o suprido está lotado para regularização.

1.2 - Na ocorrência de omissão do agente suprido ou na impossibilidade de regularização da inconsistência, a área de orçamento e finanças, ou área responsável nas Seções Judiciárias, submeterá a prestação de contas à apreciação do ordenador de despesas.

2 - Aprovada a prestação de contas pelo ordenador de despesas, a área de orçamento e finanças reclassificará o saldo do subelemento 96 para o subelemento da despesa realizada, no momento da baixa da responsabilidade do suprido.

3 - A área de orçamento e finanças instruirá o processo SEI com documentos referentes aos acertos contábeis, com devoluções de valores não utilizados pelo suprido, com anulações de saldos de empenho e com baixa na conta de responsabilidade do agente suprido, entre outros.

4 - Ao final de tais procedimentos, a referida área encaminhará o processo SEI aos responsáveis para ciência da baixa de responsabilidade do suprido.

IV - Ordenador de Despesas

O ordenador de despesas, após avaliar a prestação de contas, deverá:

a) aprovar a prestação de contas e encaminhá-la à área de orçamento e finanças, para a reclassificação da despesa realizada e respectiva baixa da responsabilidade do suprido no SIAFI;

b) não aprovar a prestação de contas por erro material e devolvê-la ao dirigente da área em que o suprido está lotado para as adequações cabíveis, respeitando os prazos estabelecidos nesta norma. A não regularização do suprimento de fundos após 30 dias do término da sua aplicação é fato para restrição contábil à Unidade Gestora executora;

c) impugnar a prestação de contas em virtude de desvio, desfalque ou má aplicação dos recursos recebidos;

d) representar à autoridade máxima da Unidade Gestora no caso da impugnação das contas prestadas ou na ocorrência de omissão do agente suprido em prestá-las, para as medidas cabíveis, sem prejuízo de, quanto à segunda hipótese, determinar o desconto direto na remuneração do suprido e a instauração de processo administrativo disciplinar, permanecendo em aberto a responsabilidade do suprido no SIAFI até que a pendência seja regularizada.

MÓDULO 5 - DISPOSIÇÕES FINAIS

1 - Os originais dos documentos digitalizados e inseridos no processo SEI devem ser mantidos em arquivo e posteriormente descartados, de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT.

2 - Os casos omissos serão resolvidos pelo ordenador de despesas.

3 - Fica revogada a Instrução Normativa n.º 3201 (32-01), de 6/7/1995.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Documento assinado eletronicamente por Marisa Ferreira dos Santos, Desembargadora Federal Presidente, em 15/05/2023, às 13:10, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006

Esse texto não substitui o publicado no Diário eletrônico