Nota Técnica Conjunta 1 (CLIRJ/CLIES)/2020

NOTA TÉCNICA CONJUNTA Nº 01/2020 DOS CENTROS LOCAIS DE INTELIGÊNCIA DA JUSTIÇA FEDERAL DO RIO DE JANEIRO E DO ESPÍRITO SANTO

TEMA: Medidas preventivas para o retorno das atividades presenciais da Justiça Federal pós-Covid-19

Relatores:

Juíza Federal Giovana Teixeira Brantes Calmon (Integrante do Centro Local de Inteligência do Rio de Janeiro)

Juíza Federal Cristiane Conde Chmatalik (Integrante do Centro Local de Inteligência do Espírito Santo)

Juiz Federal Alexandre Miguel (Coordenador do Centro Local de Inteligência do Espírito Santo)

1. JUSTIFICATIVA

Considerando a natureza essencial da atividade jurisdicional e a necessidade de se assegurar condições mínimas de saúde e segurança aos magistrados, servidores, terceirizados, advogados, membros dos demais órgãos e jurisdicionados, sem prejuízo das atividades jurisdicionais, os Centros Locais de Inteligência do Rio de Janeiro e do Espírito Santo vislumbraram a necessidade de estabelecimento de diretrizes balizadoras para o momento em que os órgãos competentes autorizem o retorno às atividades presenciais no âmbito da Justiça Federal, diante das mudanças de rotina em consequência da pandemia do novo coronavírus. É importante esclarecer que o objetivo da presente Nota Técnica não é o de sugerir o retorno às atividades presencias e sim apresentar medidas de prevenção para quando esse momento chegar.

2. METODOLOGIA

Para o presente trabalho optou-se por um modelo de Design Thinking de 4 etapas (empatia, definição, ideação e prototipação) (Anexos I e II).

Fase de empatia

1) Grupo de discussão. integrantes dos Centros de Inteligência e magistrados federais atuantes nas diversas áreas (cível, criminal e previdenciária).

2) Desk Research. pesquisa sobre medidas já adotadas pelas Cortes e governos de países como Estados Unidos (1), Inglaterra (2), Portugal (3) e Austrália (4), levando em consideração as particularidades da realidade do Poder Judiciário brasileiro.

3) Técnica Lightning Talks. principalmente no que tange a algumas partes envolvidas não presentes no grupo de discussão. O grupo expôs suas perspectivas sobre o problema.

4) Matriz CSD (Certezas, Suposições e Dúvidas), conforme Relatório Técnico em anexo.

Fase de definição Descrição inicial das diretrizes gerais, medidas para o funcionamento das instalações e medidas processuais sugeridas pelos magistrados federais dos Centros Locais de Inteligência do Rio de Janeiro e do Espírito Santo.

Fase de ideação

Após o trabalho de definição, deu-se início à fase de divergência (Fase de ideação 1). Em seguida, deu-se a Fase de ideação 2, com a realização de uma reunião no dia 04/05/2020 (Anexo III): os relatores da presente Nota Técnica, objetivando debaterem amplamente as medidas já compiladas pelos integrantes dos Centros de Inteligência, conduziram reunião à distância, utilizando a plataforma Webex, com representantes daqueles que estão diretamente envolvidos na prestação dos serviços jurisdicionais, como magistrados federais, servidores da Justiça Federal, oficiais de justiça, terceirizados, membros do Ministério Público Federal, da Polícia Federal, da Advocacia-Geral da União, da Procuradoria da Fazenda Nacional, da Procuradoria Federal e da OAB.

Também participaram da reunião representante do TRF2 e dos serviços médicos da SJRJ e SJES, que deram importante suporte na área da medicina para as medidas sugeridas na presente Nota Técnica. Foi apresentado um relevante material produzido pela equipe médica da SJES com sugestões para um retorno saudável ao trabalho presencial (Anexo IV).

Todos os participantes da reunião receberam antecipadamente documento contendo o Relatório das medidas preventivas para o retorno das atividades presenciais da Justiça Federal pós-COVID-19, já discutidas nas fases anteriores (Fase de definição e fase de ideação 1) e tiveram oportunidade de manifestar suas opiniões, críticas e sugestões ao texto apresentado. Foi uma reunião extremamente enriquecedora e democrática, que contribuiu para o aprimoramento do trabalho desenvolvido.

Fase de prototipação

Na sequência, no dia 07/05/2020, foi realizada nova reunião à distância, pela plataforma Webex, desta vez apenas com a participação dos Relatores da presente Nota Técnica, ocasião em que foram discutidas as diversas sugestões apresentadas pelos diversos participantes da reunião da Fase de ideação 2, com simulação e teste das soluções apresentadas, controle de cada etapa de todas e posterior redação final das medidas preventivas a serem recomendadas no presente trabalho, que serão apresentadas a seguir.

3. RECOMENDAÇÕES

3.1 Recomenda-se, como diretrizes gerais:

3.1.1. Reavaliação das medidas implementadas a cada 15 dias, permitindo a redução ou ampliação das restrições, considerando a evolução ou involução da contaminação na localidade; 3.1.2. Cada Seção e Subseção poderá adotar medidas complementares levando em consideração as peculiaridades locais e ouvido o Setor Médico da unidade;

3.1.3. O retorno ao trabalho presencial deverá seguir as orientações das agências sanitárias locais e as autorizações de funcionamentos presenciais das demais repartições públicas, conforme determinações dos governos locais;

3.1.4. Para evitar a necessidade de comparecimento pessoal de advogados e demais usuários, bem como considerando o risco de transmissão oferecido pelo manuseio de processos físicos, recomenda-se seja priorizada a digitalização dos autos que ainda tramitam na forma física na Justiça Federal; e

3.1.5. A padronização do sistema de videochamada a ser utilizado pelos Tribunais, de forma a facilitar a comunicação entre os usuários externos e o Poder Judiciário.

3.2 Recomenda-se, como medidas para o funcionamento das instalações:

3.2.1. Expediente presencial com horário reduzido, mediante revezamento de servidores para trabalho presencial, conforme as necessidades da vara e dos setores administrativos, ficando a cargo do gestor da unidade jurisdicional ou administrativa estabelecer o quantitativo que entende imprescindível à eficiente prestação dos serviços presenciais. É recomendável a realização de testagem para a Covid-19 às unidades que disponham de material humano e financeiro para tal fim, valendo-se de meios próprios ou mediante convênio com entidades parceiras, públicas ou privadas;

3.2.2. Teletrabalho obrigatório para servidores integrantes do grupo de risco. Os demais casos devem ser analisados pelo gestor da unidade jurisdicional ou administrativa, mediante requerimento específico do servidor, sendo recomendada especial atenção para os casos de servidores que residam com familiares considerados do grupo de risco, que tenham filhos em idade escolar/em creche, enquanto não houver o retorno às aulas, e aqueles que já se encontrem em regime de teletrabalho autorizado anteriormente à pandemia;

3.2.3. O atendimento de advogados e membros dos demais órgãos deverá ser realizado por telefone ou videochamada, preferencialmente, sendo indicado que a unidade jurisdicional divulgue eletronicamente as listas de agendamentos, como forma de dar transparência aos atendimentos. Em casos de extrema necessidade de atendimento presencial, deverá ser feito prévio agendamento junto à unidade judiciária, para evitar aglomerações, preservando a segurança e saúde dos próprios profissionais;

3.2.4. Atendimento para informações processuais exclusivamente através de telefone e e-mail disponibilizados pela vara, sendo permitido o ingresso nos prédios da Justiça Federal apenas para a obtenção de cópia/carga de processo físico, quando não possível a sua imediata digitalização, mediante prévio agendamento telefônico com a unidade jurisdicional, ou quando designada audiência/atendimento presencial;

3.2.5. Acesso às estações de trabalho usualmente utilizadas nas dependências físicas da Justiça Federal aos servidores que trabalharem de forma remota na atividade fim, desde que imprescindível ao trabalho e mediante controle próprio da Administração;

3.2.6. Os terceirizados devem desempenhar seus trabalhos preferencialmente em horário diverso dos servidores públicos e do atendimento ao público externo, e as empresas contratadas, de preferência, devem providenciar transporte próprio e fornecer os equipamentos de proteção individual indicados para a prevenção contra a Covid-19 (exemplo: máscaras, álcool gel etc), aplicando-se, no que couber, a orientação do item ¿3.2.2¿; 3.2.7. Fornecimento de equipamentos de proteção individual, como máscaras e álcool gel, aos magistrados/servidores/terceirizados que solicitarem à Administração;

3.2.8. Para ingresso e circulação nos prédios da Justiça Federal, deve ser obrigatório o uso de máscaras e o respeito ao distanciamento social;

3.2.9. Todos os usuários das instalações devem priorizar o uso de escadas para acesso aos andares mais baixos, ficando o uso do elevador limitado a pessoas com necessidades especiais ou para alcançar andares de difícil acesso, observado o limite de pessoas por vez, a ser estabelecido em cada prédio;

3.2.10. Para ingresso nas dependências, recomenda-se a desabilitação das catracas de segurança, sendo mantida a necessidade de apresentação de documento de identificação, fazendo-se marcação de distanciamento mínimo de 1 (um) metro na fila de chegada;

3.2.11. Instalação de barreiras de segurança de acrílico nos balcões de acesso aos prédios da Justiça onde não houver ou, na impossibilidade, colocação de fita de isolamento delimitando a distância mínima entre os servidores/terceirizados e aqueles que necessitem se dirigir ao local para informações;

3.2.12. Instalação de microfones nos balcões das varas para atendimento com o vidro fechado onde houver ou de barreiras de acrílico e, não sendo possível, uso de fitas ou móveis (mesas, balcões, cadeiras etc) delimitando a distância mínima entre o servidor e o público;

3.2.13. O 1º atendimento dos Juizados Especiais Federais deverá se dar, preferencialmente, de forma eletrônica (telefone, WhatsApp, e-mail ou plataforma criada especificamente para esse fim). Não sendo possível, e sendo imprescindível o atendimento presencial, deverá haver marcação prévia de horário por telefone, a fim de se evitar aglomerações;

3.2.14. Uso de álcool gel e, se possível, medição de temperatura, por profissionais habilitados, daqueles que precisem ingressar nos prédios da Justiça Federal;

3.2.15. Manutenção dos ambientes ventilados, com as janelas abertas e sistemas de climatização no modo ventilação, preferencialmente, nos locais onde for possível; e

3.2.16. Colocação de cartazes informativos sobre a importância e necessidade de higienização frequente nas instalações da Justiça Federal.

3.3 Recomenda-se, como medidas processuais:

3.3.1. Intimações cíveis e criminais não pessoais urgentes devem ser feitas pelos Oficiais de Justiça preferencialmente por WhatsApp, e-mail, videochamada ou telefone mediante certificação;

3.3.2. Intimações de réus presos e demais intimações que devam ser presenciais devem ser feitas preferencialmente através de sistema de vídeo, com apresentação do documento de identificação da parte intimada no ato, viabilizando a gravação e print da tela, seguida de certificação do Oficial de Justiça nos autos;

3.3.3. Realização de audiências preferencialmente por videoconferência, nos termos da Nota Técnica Conjunta dos Centros de Inteligência do Rio Grande do Norte e São Paulo; 3.3.4. Audiências/sessões presenciais apenas quando inviável a teleaudiência, com respeito ao distanciamento mínimo de 2 metros entre os presentes, limitando-se a presença apenas às partes, testemunhas, procuradores e servidores. No caso de sessões, para sustentação oral, deverão ser agendados os horários para cada advogado, para evitar aglomerações. Além disso, a Administração deverá disponibilizar álcool gel no local e higienização intensiva prévia da sala de audiências/carceragem, devendo ser informada com antecedência para as providências necessárias;

3.3.5. Opção preferencial por provas técnicas simplificadas e teleperícias, quando cabíveis, nos termos das Notas Técnicas dos Centros de Inteligência do Paraná e de São Paulo, bem como da Resolução nº 317 do CNJ e demais regramentos e orientações daquele órgão e, no caso de marcação de perícia presencial, a realização deverá ocorrer em local adequado, observadas todas as medidas de precaução para a realização segura do ato;

3.3.6. Recebimento de documentos, especialmente de partes desassistidas, por WhatsApp ou e-mail, a ser impresso no formato ¿pdf¿ para juntada aos autos através de certificação do servidor; e

3.3.7. O comparecimento em Juízo de apenados, beneficiários de suspensão condicional do processo e réus/investigados colocados em liberdade provisória deverá se dar de forma eletrônica, preferencialmente.

4. CONCLUSÃO

Diante da motivação exposta, sugere-se o encaminhamento da presente Nota Técnica ao Centro Nacional de Inteligência da Justiça Federal, ao Tribunal Regional Federal da 2ª Região (Presidência e Vice-Presidência) e à Direção dos Foros das Seções Judiciárias do Rio de Janeiro e Espírito Santo, para avaliação da possibilidade de adoção das sugestões ora apresentadas como fundamento de ato normativo próprio, para regulamentar o retorno das atividades presenciais da Justiça Federal pós-Covid19.

Vitória/ES e Rio de Janeiro/RJ, 16 de maio de 2020.

GIOVANA TEIXEIRA BRANTES CALMON

Juíza Federal e Membro do CI-JFRJ

CRISTIANE CONDE CHMATALIK

Juíza Federal e Membro do CI. JFES

ALEXANDRE MIGUEL

Juiz Federal e Coordenador do CI-JFES

(A presente Nota Técnica foi submetida à votação virtual e seu texto aprovado por todos os integrantes dos Centros Locais de Inteligência do Rio de Janeiro e do Espírito Santo)

ANEXOS:

I . Ficha Inicial do Projeto (FIP)

II . Relatório Técnico

III . Ata da reunião do dia 04/05/2020

IV . Manifestação do Serviço Médico da SJES

V . Informação da Polícia Federal a respeito da estrutura dos presídios do RJ para realização de teleaudiências de réus presos.

[ver anexos no documento em pdf]

A presente Nota Técnica foi acolhida pelo Centro Local de Inteligência de São Paulo - CLISP