Provimento 34 (CJF/TRF3)/2019

PROVIMENTO CJF3R Nº 34, DE 10 DE OUTUBRO DE 2019.

Institui o Programa para o Processamento Judicial Eletrônico na Seção Judiciária de São Paulo (Programa e-Vara) e implanta a Central de Processamento Eletrônico na Subseção Judiciária de Santos (CPE-Santos).

A PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL DA 3.ª REGIÃO , no uso de suas atribuições regimentais;

CONSIDERANDO o movimento de renovação do funcionamento das estruturas de administração estatal, a partir de uma nova visão de gestão pública, focada na obtenção de resultados céleres e adequados, alcançados com eficiência e racionalidade na alocação de recursos;

CONSIDERANDO que a utilização de plataformas digitais acelerou o processamento judicial, alterou substancialmente o perfil da atuação dos profissionais nele envolvidos, permitiu a padronização de fluxos de trabalho e eliminou barreiras territoriais para a execução de tarefas;

CONSIDERANDO as limitações financeiras e orçamentárias decorrentes do ¿Novo Regime Fiscal¿, previsto nos arts. 106 e seguintes do ADCT, com redação dada pela Emenda Constitucional nº 95;

CONSIDERANDO a perspectiva de déficits permanentes na evolução do quadro de servidores da Justiça Federal da 3.ª Região, decorrentes de vacâncias sem possibilidade de reposição;

CONSIDERANDO o modelo de gestão que visa ao compartilhamento e equalização da infraestrutura e dos recursos humanos disponíveis, a fim de melhor atender as necessidades das unidades jurisdicionais e dos usuários, bem como propiciar um melhor ambiente de trabalho;

CONSIDERANDO a proposta de reformulação do modelo organizacional apresentado pela Diretoria do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, a partir de metodologia participativa e colaborativa, consoante contido no SEI n.° 0003030-47.2018.4.03.8001;

CONSIDERANDO os resultados alcançados até o momento na execução do Projeto TRF3 100% PJe, a propósito da virtualização do acervo da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO a decisão proferida na 455.ª Sessão Ordinária do Conselho da Justiça Federal da 3.ª Região (CJF-3R), de 3 de outubro de 2019,

RESOLVE:

I. PROGRAMA PARA O PROCESSAMENTO JUDICIAL ELETRÔNICO (PROGRAMA E-VARA)

Art. 1º Fica instituído o Programa para o Processamento Judicial Eletrônico na Seção Judiciária de São Paulo (Programa e-Vara), a ser formado por centrais de apoio à atividade jurisdicional em ambiente eletrônico (CPEs), mediante atuação padronizada e compartilhada para execução de atos de forma transcendente às unidades judiciárias. § 1º As Centrais de Processamento Judicial Eletrônico (CPEs) auxiliarão a execução de atividades sem cunho decisório, a cargo das varas por elas abrangidas, em regime de colaboração, sem subtrair nenhuma das competências das respectivas unidades, que poderão executá-las sob a supervisão direta do magistrado, quando necessário ou conveniente.

§ 2º Para os fins deste normativo, as varas abrangidas pelas CPEs passam a se denominar Varas Eletrônicas (e-Varas).

§ 3º As CPEs auxiliarão exclusivamente no processamento de ações eletrônicas em tramitação no ambiente do Processo Judicial Eletrônico. PJe, ficando os demais feitos a cargo das respectivas e-Varas, inclusive a guarda e gerenciamento de processos sobrestados e findos, estes caso reativados, sempre até que sejam virtualizados.

Art. 2º Para implantação do Programa e-Vara, serão observadas as seguintes diretrizes, sem prejuízo de outras determinações em atos próprios:

I. preservação da autonomia e independência judicial das unidades jurisdicionais afetadas, especialmente quanto à gestão do acervo, instrução dos processos e conteúdo das decisões;

II. racionalização da estrutura disponível, em busca de eficiência nos resultados, mediante compartilhamento de recursos humanos e materiais, bem como da especialização e padronização de tarefas repetitivas;

III. formação de uma rede colaborativa e integrada, para fins de equalização dos recursos disponíveis de acordo com a carga de trabalho em cada unidade;

IV. regionalização compatível com o grau de interiorização da Justiça Federal na 3.ª Região;

V. permanente identificação e mapeamento de tarefas e dos processos de trabalho no ambiente do PJe, bem como das possibilidades de automação de rotinas e de introdução de instrumentos de inteligência artificial;

VI. diálogo permanente entre as instâncias que vierem a compor o Programa e-Vara, mediante qualificação das deliberações, a partir de olhares plurais e múltiplos, adotando, sempre que possível, as técnicas de construção de consensos;

VII. preocupação global e integrada com o ambiente de trabalho, especialmente com o impacto do uso das tecnologias sobre a saúde dos servidores e magistrados;

VIII. criação de indicadores para mensuração e monitoramento da produtividade no interior do Programa e-Vara e da satisfação de servidores e usuários;

IX. abertura de canais para participação de magistrados, servidores e usuários no que concerne à apresentação de sugestões, críticas e reclamações;

X. implantação progressiva e paulatina, priorizando-se a localização de CPEs em subseções voluntárias e varas com elevado grau de virtualização do acervo, iniciando-se com projetospiloto;

XI. transparência no funcionamento do modelo, mediante a disponibilização de informações sobre estrutura, fluxos, recursos disponíveis e resultados alcançados;

XII. instituição de programa permanente que permita a rápida identificação de problemas e a busca imediata de soluções complementares, visando ao aperfeiçoamento do modelo. Art. 3º A governança do Programa e-Vara ficará a cargo de um Comitê Gestor, coordenado por Juiz Federal designado pela Presidência do Tribunal, que atuará sem prejuízo de suas funções, salvo deliberação específica em contrário.

§ 1º O Comitê Gestor do Programa e-Vara será composto pelo Coordenador, pelo Diretor e Vice-diretores do Foro e pelos Coordenadores das CPEs.

§ 2º O Comitê Gestor terá as seguintes atribuições:

I. apoiar a implantação do Programa na Seção Judiciária de São Paulo;

II. coordenar o funcionamento das Centrais de Processamento Eletrônico. CPEs, a fim de que haja estímulo à integração e padronização das tarefas;

III. organizar, processar e divulgar estatísticas sobre o funcionamento das CPEs;

IV. fixar critérios para cooperação no interior do Programa;

V. promover estudos e propor projetos institucionais para o aperfeiçoamento do Programa;

VI. sistematizar boas práticas no interior do Programa, disseminando-as para as demais unidades.

§ 3º O Comitê Gestor será assessorado por equipe da Diretoria do Foro designada para essa finalidade, em regime de colaboração transcendente aos respectivos setores.

Art. 4º A coordenadoria de cada CPE será exercida por Juiz Federal de uma das varas abrangidas, indicado em ato próprio pela Presidência deste Tribunal, sem prejuízo de suas funções, e, nas ausências e afastamentos, pelo Diretor da Subseção sede.

§ 1º A governança de cada CPE ficará a cargo do Comitê Gestor Regional, que será composto de juízes lotados nas varas abrangidas, observados os critérios de voluntariedade, antiguidade e rodízio.

§ 2º O Comitê Gestor Regional terá as seguintes atribuições:

I. auxiliar a coordenação no funcionamento da Central de Processamento Eletrônico. CPE e das respectivas seções, a fim de que as tarefas sejam realizadas de forma simplificada, célere e adequada;

II. deliberar sobre questões que impactem o funcionamento da CPE e das e-Varas, podendo inclusive fixar critérios gerais para execução de tarefas no âmbito da CPE;

III. divulgar estatísticas e avaliar o funcionamento da CPE;

IV. propor aperfeiçoamentos para o bom funcionamento da CPE e do Programa;

V. sistematizar procedimentos e disseminar boas práticas;

VI. apreciar as reclamações, críticas e sugestões em relação ao funcionamento da CPE;

VII. homologar a padronização de documentos e de despachos de mero expediente, estes nos casos de delegação expressa pelas e-Varas;

VIII. deliberar sobre quaisquer questões referentes ao funcionamento da CPE apresentadas por usuário interno ou externo.

§ 3º O Comitê Gestor Regional será assessorado pela equipe de servidores vinculados à Central, especialmente pelo diretor do Núcleo da Central de Processamento Eletrônico. § 4º As decisões serão tomadas pela maioria dos integrantes do Comitê Gestor, devendo ser priorizadas soluções consensuais, sempre que possível.

§ 5º As questões ordinárias e urgentes serão decididas e encaminhadas pelo Coordenador da CPE, que deverá apresentar relatórios periódicos ao Comitê Gestor para conhecimento e ratificação sempre que necessário.

§ 6º Qualquer magistrado lotado ou designado em uma das varas abrangidas pela CPE poderá provocar o Comitê Gestor para apresentar sugestões, reclamações ou solicitar alterações de procedimentos, que deverão ser apreciadas em prazo razoável, nunca superior a 60 dias.

§ 7º Sem prejuízo das atribuições descritas no § 2º deste artigo, os juízes que compõem o Comitê e, excepcionalmente, os demais juízes abrangidos pela CPE poderão ser designados para atuarem em questões ou matérias específicas afetas à CPE, a critério do Comitê Gestor.

§ 8º Cabe ao Juiz Coordenador da CPE indicar servidores para ocupar funções comissionadas existentes no âmbito da unidade, especialmente o Diretor do Núcleo da Central de Processamento Eletrônico.

II. DA CENTRAL DE PROCESSAMENTO DA SUBSEÇÃO JUDICIÁRIA DE SANTOS

Art. 5º Fica implantada, em caráter experimental (¿projeto-piloto¿), a partir de 03/02/2020, a Central de Processamento Judicial Eletrônico na Subseção Judiciária de Santos. CPESantos, como estrutura de apoio à atividade jurisdicional em ambiente eletrônico.

§ 1º A CPE-Santos inicialmente abrangerá os processos da 1.ª, 2.ª, 3.ª e 4.ª Varas Federais da Subseção Judiciária de Santos, ressalvada posterior ampliação, que será objeto de ato próprio.

§ 2º Até que o acervo da Subseção Judiciária em questão seja completamente virtualizado, inclusive no que tange às ações criminais, a área de distribuição continuará cumprindo todas as rotinas referentes aos processos físicos, inclusive as tarefas afetas ao protocolo, caso necessário.

Art. 6º Fica instituído, no âmbito da Subseção Judiciária de Santos, o Comitê Gestor Regional da Central de Processamento Eletrônico.

Paragrafo único. O Comitê será composto pelo juiz coordenador da CPE e por mais dois juízes voluntários lotados nas unidades judiciárias abrangidas pela Central, sendo a designação temporária formalizada em ato do Diretor da Subseção, observados os critérios de antiguidade e de voluntariedade e o sistema de rodízio.

Art. 7º A CPE-Santos será composta por quatro seções: Seção de Recebimento de iniciais, Distribuição e Atendimento; Seção de Triagem, Análise e Comunicação; Seção de Expedição e Cumprimento e Seção de Atos Ordinatórios. Parágrafo único. Os servidores que exercerem suas atividades na CPE e seções subordinadas serão lotados na Diretoria da Subseção, podendo ser designados para as atribuições de quaisquer das seções, a critério da Coordenação da CPE.

Art. 8º As seções subordinadas à CPE terão, primordialmente, as seguintes atribuições especificas:

I. Seção de Recebimento de Iniciais, Distribuição e Atendimento: conferência dos requisitos formais das iniciais, cadastramento, distribuição e remessa à unidade competente; atendimento ao público em geral e execução de atribuições previstas em demais normativos aos setores de distribuição e protocolo;

II. Seção de Triagem, Análise e Comunicação: análise dos processos recebidos e encaminhamento até a tarefa correspondente; recebimento e remessa de comunicações, inclusive a publicação de atos, e vista aos órgãos ou encaminhamento a outros setores;

III. Seção de Expedição e Cumprimento: expedição de documentos e encaminhamento até o destinatário, tanto por meio do sistema PJe quanto de sistemas externos; elaboração de certidões e adoção das providências necessárias ao cumprimento das determinações judiciais de qualquer natureza;

IV. Seção de Atos Ordinatórios: confecção e execução de atos, por delegação, sem caráter decisório.

§ 1º Sempre que possível, o encaminhamento de processos para a tarefa "minutar despacho" será acompanhado de sugestão de minuta padronizada aprovada pelo Comitê Gestor, sem prejuízo de ulterior revisão pela e-Vara.

§ 2º As atribuições específicas da CPE-Santos, inclusive dos respectivos setores, e o mapeamento de suas tarefas serão disponibilizados na intranet da Seção Judiciária de São Paulo.

§ 3º A fim de potencializar os resultados dos fluxos de trabalho, acelerar a execução das tarefas e evitar retrabalho, as atribuições dos respectivos setores não constituirão óbice à realização de atividades conexas, complementares, suplementares ou decorrentes, desde que a cargo da CPE, ainda que afeta a outra seção, cabendo à coordenação da Central emitir orientações e uniformizar procedimentos, sempre que se fizer necessário.

III. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROJETO PILOTO

Art. 9º Observados os cronogramas fixados pela Presidência, cabe à Diretoria do Foro, com apoio das unidades do Tribunal sempre que se fizer preciso e com prévia oitiva da Subseção Judiciária, a adoção das providências necessárias para execução das adequações físicas visando à implantação da CPE-Santos e das e-Varas, que deverá proporcionar ambiente propício à colaboração e à integração no ambiente de trabalho.

§ 1º Para fins de implantação e funcionamento inicial, a DF/SP deverá providenciar os recursos humanos necessários, de acordo com a disponibilidade existente, inclusive por meio de oferta de transferência para servidores excedentes ou voluntários, atualmente lotados em outras subseções, mediante reposição oportuna. § 2º Aos servidores lotados na CPE-Santos e, sempre que possível, aos servidores das e-Varas e do pessoal do administrativo, deverá ser oferecido treinamento inicial específico para trabalho em ambiente colaborativo e virtual.

Art. 10. A Central ora implantada, no que tange ao teletrabalho, obedecerá aos regramentos dispostos na Resolução nº 227, de 15 de junho de 2016, do Conselho Nacional de Justiça, e na Resolução nº 29, de 18 de julho de 2016, da Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região, e suas atualizações.

Parágrafo único. Sem prejuízo do disposto no caput deste artigo, fica autorizado o trabalho remoto de servidores lotados em outras Subseções Judiciárias do Estado de São Paulo, mediante plano de trabalho e integração às atividades da CPE-Santos.

Art. 11. Sem prejuízo das atribuições dos demais órgãos deste Tribunal, a Diretoria do Foro da Seção Judiciária de São Paulo deverá manter acompanhamento e orientação constante da CPE, inclusive mediante a elaboração de relatórios periódicos, no mínimo bimestrais, que deverão conter informações relevantes, com conteúdo mínimo preestabelecido, que permitam aferir a adequação e eficiência do apoio da CPE às e-Varas.

Parágrafo único. Semestralmente, sempre que requisitado pelo Tribunal ou quando se fizer necessário, a Diretoria do Foro da Seção Judiciária de São Paulo apresentará relatório sistematizado contendo dados estatísticos e informações relevantes sobre a implantação da Central, bem como sugestões de revisão, ampliação ou remodelagem.

Art. 12. Suspender, a partir da data mencionada no art. 5º deste Provimento:

I. por 15 dias, os prazos processuais nas 1.ª, 2.ª, 3.ª e 4.ª Varas da Subseção Judiciária de Santos, prorrogando-os para o primeiro dia útil subsequente ao término da suspensão;

II. por uma semana, o atendimento ao público externo nas 1.ª, 2.ª, 3.ª e 4.ª Varas e nas áreas de Apoio Regional da Subseção Judiciária de Santos, com exceção do protocolo e distribuição.

Art. 13. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Documento assinado eletronicamente por Therezinha Astolphi Cazerta, Desembargadora Federal Presidente, em 12/10/2019, às 02:05, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Este texto não substitui o publicado no Diário Eletrônico