Portaria 48 (DF-SP)/2019

PORTARIA NUID Nº 48, DE 27 DE SETEMBRO DE 2019.

Consolida as ações referentes à Comunicação Social no âmbito da Justiça Federal de

Primeiro Grau em São Paulo e dá outras providências.

A JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, DRA. LUCIANA ORTIZ TAVARES COSTA ZANONI, E O JUIZ FEDERAL VICE-DIRETOR DO FORO DO INTERIOR, DR. DÉCIO GABRIEL GIMENEZ, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 85, de 8 de setembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a Comunicação Social no âmbito do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 79, de 9 de junho de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a transparência na divulgação das atividades do Poder Judiciário brasileiro e dá outras providências;

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 12, 13, 14 e 16 da Resolução nº. 147, de 15 de abril de 2011, do Conselho da Justiça Federal, que institui o código de conduta do Conselho e da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução n.º 83, de 16 de dezembro de 2016, da Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região, que estabelece as regras para as páginas da internet e da intranet da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO o disposto na Ordem de Serviço n.º 17/2011, da Diretoria do Foro, que dispõe sobre publicidade, orientações para divulgação das mídias e uso dos espaços internos para publicidade na Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo;

CONSIDERANDO o disposto na Ordem de Serviço n.º 5/2016, da Diretoria do Foro, que dispõe sobre o gerenciamento e a atualização da intranet e internet da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo;

CONSIDERANDO a necessidade de integrar e informar os magistrados e servidores, com informações de interesse geral, espalhados nas mais diversas regiões do estado de São Paulo;

CONSIDERANDO a necessidade de promover, informar e proteger a imagem corporativa da Justiça Federal de São Paulo diante da opinião pública, por meio das mídias institucionais, sociais e jornalísticas, evitando assim crises de reputação;

CONSIDERANDO a necessidade de promover uma comunicação mais eficiente, objetiva e transparente entre a Diretoria do Foro/Administração Central e as Subseções Judiciárias, para evitar ruídos de comunicação, retrabalho de ações e sobrecarga de informações;

RESOLVEM:

Art. 1.º Consolidar as ações referentes à Comunicação Social no âmbito da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo e dar outras providências.

Art. 2.º Em virtude das atribuições do Núcleo de Comunicação Social - NUCS, previstas no Manual de Organização da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo, instituído pela Portaria DFOR n.º 19/2019, caberá à área acompanhar as ações definidas nesse ato e reportar os avanços ou entraves para a Diretoria do Foro e para Subsecretaria de Comunicação, Conhecimento e Inovação - UCIN.

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 3.º Para efeitos desta Portaria as informações serão classificadas como:

I - COMUNICADO: texto de caráter formal para ser utilizado com público específico para orientações;

II - AVISO: texto curto de caráter informal para ser transmitido para todos os públicos em caráter de urgência;

III - CAMPANHA: conjunto de ações e peças de comunicação visual (fotos, cartazes, folhetos, banners, recursos audiovisuais, web-pages etc), desenvolvidas para se comunicar com um público alvo específico;

IV - PÚBLICO INTERNO: magistrados, servidores, contratados, estagiários, voluntários e qualquer funcionário terceirizado que prestem serviço nos prédios da Seção Judiciária de São Paulo;

V - PÚBLICO EXTERNO: procuradores, advogados, partes, empresas, jornalistas, população em geral e outras instituições públicas;

VI - GESTOR DE CONTEÚDO: servidor(a) responsável pelo serviço disponibilizado nos sites da intranet e internet, servidor(a) da unidade responsável pela inserção e edição de informações específicas publicadas em ambiente virtual, bem como o servidor titular das unidades administrativas: nas Subseções Judiciárias, o diretor ou supervisor da área administrativa do Fórum; na Administração Central, o diretor ou supervisor da respectiva área (secretaria, subsecretaria, núcleo e seção).

Art. 4.º O Núcleo de Comunicação Social - NUCS prestará consultoria aos gestores das áreas da Administração Central que geram informações para os magistrados e servidores, consistindo esse trabalho em analisar comunicados ou fluxos de comunicação para melhoria da ação, priorizando sempre pela linguagem objetiva e o público a que se destina a informação.

§ 1.º O NUCS analisará o conteúdo e o remeterá com as observações para o gestor, que é o responsável pelo envio da informação e a escolha do canal.

§ 2.º Após o envio do comunicado pela área, o NUCS dará suporte na divulgação alinhando o assunto ao seu público alvo, por meio das mídias institucionais mais adequadas para cada caso.

§ 3.º No decorrer do tempo, estando o gestor/equipe ou as áreas aptos para realizar os procedimentos indicados pelo NUCS, passa a ser facultativa a consulta.

Art. 5.º Gestores das áreas meio e fim, de qualquer nível hierárquico, deverão compartilhar informações, comunicados, notícias, campanhas enviadas pelo NUCS para suas equipes, que cheguem até seu conhecimento pelas mídias ou canais oficiais, salvo se houver problemas técnicos de acesso ou transmissão.

Parágrafo único. Fica vedado aos gestores proibir servidores de acessar ou visualizar conteúdos ou mídias oficiais da Justiça Federal da 3.ª Região.

Art. 6.º A lista de mídias e canais oficiais da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo está disposta no Anexo I desse ato e será atualizada na intranet sempre que necessário e, conforme a evolução tecnológica, as mídias e canais poderão ser adicionados ou excluídos dessa lista, sem prejuízo do disposto nesta Portaria.

Art. 7.º As mídias e os canais serão criados e mantidos para integrar e informar os públicos interno e externo com informações de interesse institucional que visem promover a transparência pública, a integração e o conhecimento.

DA INTRANET E INTERNET

Art. 8.º Recomenda-se aos magistrados e servidores o acesso diário à intranet e internet da Seção Judiciária de São Paulo para visualização das campanhas, informes e notícias, uma vez que esta mídia é a mais abrangente, rápida e sustentável para o compartilhamento de informações.

Art. 9.º O gerenciamento do layout das páginas (cores, tipologia e imagens), a publicidade e ações de comunicação, a adequação da linguagem aos princípios de navegabilidade, a arquitetura da base de dados e a criação de novos serviços dos sites da intranet/internet competem ao Núcleo de Comunicação Social - NUCS, sendo esta a área administradora dos sites, tendo ainda as seguintes atribuições:

I - pesquisa e acompanhamento de novas ferramentas WEB, visando melhoria constante dos sites da internet e intranet;

II - treinamento necessário aos servidores responsáveis pela atualização dos dados (gestores de conteúdo), inclusão destes gestores no sistema e delegação de privilégios de edição e segurança;

III - atendimento aos gestores de conteúdo, em caso de dúvidas e auxílio nas atualizações, por meio do correio eletrônico e/ou atendimento telefônico;

IV - alinhamento e trabalho cooperativos e com a área de informática e WEB do Tribunal Regional Federal da 3ª Região.

Art. 10. O servidor que assumir a titularidade de uma unidade que possua algum tipo de serviço disponível na intranet ou internet deve solicitar a publicação de portaria designando-o como "gestor de conteúdo", fazendo constar ainda a dispensa do titular anterior, se houver.

§ 1.º Os gestores de conteúdo deverão indicar ou dispensar, na mesma Portaria, um ou mais servidores com conhecimentos de informática (edição de texto, navegação em ambiente web e manipulação de arquivos PDF) para auxiliá-los no manuseio do sistema e atualização dos conteúdos.

§ 2.º Nos casos de exclusão urgente do cadastro de acesso ao sistema que possam ocorrer após a publicação da Portaria, estes poderão ser solicitados via e-mail para a Seção de Multimídia e Audiovisual - SUAU até a publicação do novo ato de dispensa.

§ 3.º O servidor titular da unidade deverá enviar o processo de indicação dos gestores de conteúdo para a Seção de Multimídia e Audiovisual (SUAU), via Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que providenciará o cadastro no sistema de edição de dados da intranet e/ou internet e enviará, via e-mail, as informações básicas de acesso e edição do sistema informatizado, mantendo assim um cadastro atualizado com as autorizações de acesso ao sistema e seus responsáveis.

Art. 11. A criação e disponibilização dos serviços deverão ter como diretriz o público alvo a qual se destina a informação, sendo que a intranet é a mídia voltada exclusivamente para os magistrados e servidores (público interno) e a internet é o espaço para veicular informações e serviços voltados aos advogados, partes, instituições, operadores do Direito, prestadores de serviço e população em geral (público externo).

§ 1.º Em ações mais amplas ou quando ambos os públicos (interno e externo) são alvos da comunicação, a hospedagem do conteúdo será exclusivamente na internet.

§ 2.º A criação de ¿novas páginas¿ terá como norteador a disponibilização de ¿serviços¿ aos usuários, evitando assim duplicidade de informações que já constem na intranet ou internet.

Art. 12. Os serviços da intranet deverão ser catalogados e inseridos em uma das seguintes categorias:

I - informações e procedimentos: serviços baseados em orientações das áreas para os seus usuários, mediante a publicação de informações e procedimentos gerados pelo gestor de conteúdo, que podem ter objetivo interativo ou somente informativo;

II - sistemas: serviços informatizados com interação e funcionalidades automáticas, realizadas em ambiente virtual, por meio de rotinas informatizadas criadas em linguagens de programação específicas;

III - manuais/tutoriais: serviços baseados apenas em consulta, sem interação, cujo conteúdo é apenas para fins de pesquisa e/ou aprendizado;

IV - institucional: informações gerais a respeito da instituição.

Parágrafo único. A catalogação dos serviços da intranet deverá ser realizada pelo NUCS com base em informações fornecidas pelo gestor de conteúdo, no momento de sua criação, objetivando melhorar a navegabilidade nos sites para o usuário final, em conformidade com o artigo 9.º desta Portaria.

Art. 13. Os serviços da internet deverão ser catalogados e inseridos em uma das categorias:

I - serviços judicias: são os serviços baseados em orientações dos trabalhos realizados pela área fim;

II - serviços administrativos: são os serviços baseados em orientações dos trabalhos realizados pela área meio;

III - comunicação pública: são serviços criados para promover a imagem corporativa, a transparência pública, agenda positiva, a publicidade e interação com o público externo e interno;

IV - institucional: são informações gerais a respeito da instituição.

Parágrafo único. A catalogação dos serviços da internet deverá ser realizada pelo NUCS com base em informações fornecidas pelo gestor de conteúdo, no momento de sua criação, objetivando melhorar a navegabilidade nos sites para o usuário final, em conformidade com o artigo 9.º desta Portaria.

Art. 14. A atualização dos serviços e das informações nas páginas da intranet e internet são de responsabilidade dos gestores de conteúdo, conforme discriminado no serviço ¿responsabilidades¿ disponível na intranet.

§1.º Será inserido na página raiz do serviço a área responsável pelo conteúdo.

§2.º As Varas Federais e Juizados que necessitarem de atualização de informações em ambiente web devem solicitar edição dos dados aos respectivos gestores de conteúdo locais, preferencialmente por meio de correio eletrônico, respeitando o padrão adotado das informações disponíveis (formato e conteúdo).

§3.º As comissões ou equipes de qualquer natureza instituídas para projetos e/ou trabalhos temporários ou permanentes que possuírem serviços ou informações na intranet ou internet também deverão indicar no mínimo um servidor que possua conhecimentos de informática (edição de texto, navegação em ambiente web e manipulação de arquivos no formato PDF), que será o responsável pela atualização dos dados, em conformidade com o disposto nos artigos 10 e 11 desta Portaria.

Art. 15. As informações, edições, acessos, senhas, gerenciamento e demais funcionalidades dos sites e sistemas abaixo relacionados são de responsabilidade das áreas gestoras destes conteúdos, cabendo ao Núcleo de Comunicação Social, quando necessário, apenas a disponibilização de seu acesso (link):

I - páginas, serviços, sistemas e conteúdos externos dos sites da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo (ambientes da intranet e internet);

II - páginas, serviços, sistemas e conteúdos hospedados no ambiente/raiz JEF ¿ Juizado Especial Federal;

III - páginas, serviços, sistemas e conteúdos hospedados no ambiente/raiz TRF3 - Tribunal Regional Federal da 3.ª Região.

Parágrafo único. Os serviços de informática, tais como, atualizações de rede, backups de segurança, segurança de acesso, servidores de hospedagem, rede e acesso da intranet e internet (servidor de rede) não são de responsabilidade da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo, uma vez que a gestão tecnológica está centralizada no Tribunal Regional Federal da 3ª Região.

Art. 16. São obrigações dos gestores de conteúdo: I - gerenciar apenas as páginas, conteúdos, informações e pastas de competência da sua área;

II - copiar (UPLOAD) seus arquivos (formato ¿PDF¿ e demais documentos) em pasta própria dentro do banco de dados;

III - preservar o bom tráfego da rede, de forma a não arquivar documentos de qualquer espécie no banco de dados da intranet e internet, devendo ser armazenados e disponibilizados apenas os documentos e informações de caráter informativo e de relevância do público alvo, preferencialmente no formato PDF, salvo dispositivo contrário;

IV - avaliar a necessidade de manter, em sua rede local, a cópia (backup) de documentos que estão publicados em ambiente web, promovendo deste modo mais segurança no manuseio das informações;

V - apagar os dados, arquivos e informações antigas que não tenham relevância ou perderam seu efeito para o público alvo, salvo as informações que necessitem de histórico;

VI - atualizar e postar os dados diretamente nas páginas e pastas do banco de dados, por meio de ferramenta de edição de dados disponível.

Paragrafo único: Fica vedado a manipulação, edição, ou exclusão de dados de responsabilidade de outros gestores de conteúdo.

Art. 17. A disponibilização de novos serviços tanto na intranet como na internet deve ser iniciada junto ao NUCS, que verificará a viabilidade técnica para a sua implantação, orientando e propondo soluções às áreas envolvidas, com base nas necessidades do usuário final.

§ 1.º Após a aprovação pela área solicitante, o NUCS estruturará a nova página e a área solicitante passará a gerenciar e atualizar o seu conteúdo, depois de disponibilizado.

§ 2.º Cabe à área solicitante verificar junto à Diretoria do Foro e/ou Administrativa se o conteúdo do novo serviço/informação está de acordo com as diretrizes da Instituição.

§ 3.º O NUCS analisará o novo serviço e orientará sobre os padrões adotados, a localização nos diretórios da intranet e/ou internet visando objetividade, navegabilidade e acessos eficazes.

§ 4.º A exclusão total de um serviço, manual ou outro conteúdo presente na intranet e/ou internet deve ser comunicada ao Núcleo de Comunicação Social.

§ 5.º Dependendo da necessidade do solicitante, novas áreas podem ser agregadas ou delegadas no desenvolvimento do serviço, em especial, a criação de sistemas informatizados.

Art. 18. As novas páginas e serviços, bem como, as atualizações das informações já existentes devem obedecer aos padrões de layout, nomenclaturas, títulos, formatação, texto e estrutura definidos pelo NUCS.

DA PUBLICIDADE

Art. 19. São espaços internos para publicidade no âmbito da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo:

I - corredores dos Fóruns e prédios administrativos;

II - espaço interno dos elevadores;

III - balcões de atendimento;

IV - pátios e átrios dos edifícios.

§ 1.º Poderão ser utilizadas paredes (alvenarias e divisórias), desde que não haja outro local apropriado para divulgação de informações de interesse aos públicos interno e externo, cabendo ao Administrativo local a impressão, afixação e retirada dos materiais que perderam efeito, com intuito de evitar a poluição visual.

§ 2.º A fim de que sejam preservados os espaços para publicidade descritos no caput e § 1.º deste artigo, deverão ser utilizados preferencialmente porta-informativos, flanelógrafos e/ou quadros de aviso como meios de afixação dos materiais de divulgação.

§ 3.º No prazo de 120 (cento e vinte) dias, caberá ao NUCS apresentar estudo visando padronização de espaços internos de publicidade no âmbito da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo.

Art. 20. São consideradas informações oficiais para divulgação, distribuição e/ou afixação:

I - editais e demais atos da Seção Judiciária de São Paulo e suas Subseções;

II - atos, comunicados e publicidade do Tribunal Regional Federal da 3ª Região e Tribunais Superiores;

III - publicidade, informativos e materiais de propaganda criados e divulgados pela área de Comunicação Social.

Art. 21. São consideradas informações previamente autorizadas para divulgação, distribuição e/ou afixação: I - comunicados ou publicidade de sindicatos, entidades, associações e grupos de classe de magistrados e servidores;

II - comunicados ou publicidade de órgãos e instituições relacionados ao Poder Judiciário (Ordem dos Advogados do Brasil, Ministério Público Federal, Policia Federal, Advocacia Geral da União, Instituto Nacional de Seguridade Social, etc);

III - comunicados ou publicidade de empresas privadas e/ou prestadores de serviço conveniados com a Justiça Federal de São Paulo;

IV - comunicados ou publicidade de instituições financeiras que mantêm vínculo com a Justiça Federal de Primeiro Grau.

Art. 22. É considerada informação passível de autorização pelo Administrativo local toda publicidade voltada para o público específico (interno ou externo) de determinado município ou região que não se encaixe nos artigos 20 e 21 desta Portaria.

Art. 23. As informações ou peças publicitárias citadas nos artigos 21 e 22 devem respeitar os espaços de afixação adotados pela Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo descritos no artigo 19 desta Portaria.

Art. 24. Somente a área de Comunicação Social desenvolverá as campanhas institucionais e sua estratégia de divulgação, com base nas informações preenchidas pelo solicitante no formulário de ¿solicitação de campanhas¿.

§ 1.º Caberá ao solicitante aprovar a campanha antes do NUCS realizar a divulgação.

§ 2.º Comunicados e avisos somente poderão ser enviados diretamente pelas áreas, desde que cumprido o estabelecido no § 3.º, do art. 4.º desta Portaria.

Art. 25. Os cartazes, informativo ¿Em Tempo¿ e demais materiais de divulgação que necessitem de impressão, afixação e/ou distribuição deverão seguir as seguintes

orientações:

I - imprimir, preferencialmente em cores e com boa qualidade de impressão, quando enviados por e-mail ou malote virtual;

II - afixar em locais de grande circulação, respeitando os espaços descritos no artigo 19 desta Portaria;

III - distribuir em mãos, quando necessário, a campanha para o público alvo da informação, seguindo orientações do solicitante da campanha.

§1.º Aplica-se as mesmas orientações dos incisos II e III, quando o material for recebido impresso, via malote.

§2.º Os diretores e supervisores administrativos dos Núcleos/Seções de Apoio Administrativo e Regional dos prédios da Justiça Federal de São Paulo são os responsáveis pelos procedimentos descritos neste artigo 25.

Art. 26. Caberá à área de Comunicação Social desta Diretoria do Foro:

I - prestar atendimento aos solicitantes e aos responsáveis descritos no §2.º, do art. 25, dirimindo dúvidas sobre o público-alvo das campanhas, bem como prestar outras informações relacionadas às suas atribuições;

II - enviar materiais já impressos às Subseções que não dispõem de equipamento de impressão;

III - dar orientação a respeito dos procedimentos adequados para veiculação das mídias descritas no Anexo I, bem como a escolha mais apropriada para divulgação das informações.

DA ASSESSORIA DE IMPRENSA

Art. 27. O atendimento e a intermediação dos veículos de comunicação e imprensa é atribuição exclusiva da Seção de Produção de Texto e Atendimento à Imprensa (SUTI), área subordinada ao Núcleo de Comunicação Social (NUCS).

§1.º A SUTI auxiliará na intermediação com os veículos de imprensa, que necessitarem de informações sobre processos em andamento ou informações institucionais.

§2.º A SUTI auxiliará os magistrados na intermediação com os veículos de imprensa e solicitações de entrevistas.

§3.º As secretarias das varas e seus respectivos gabinetes, bem como as áreas administrativas das Subseções Judiciárias que receberem solicitações da imprensa devem

encaminhar o pedido ou orientar o jornalista para entrar em contato com a SUTI, salvo orientação em contrário dada pelo magistrado responsável.

Art. 28. Sempre que identificar possível situação de crise de imagem ou reputação, a SUTI solicitará informações detalhadas para as unidades envolvidas, incluindo varas federais, e alertará sobre os dados sensíveis do processo a fim de evitar mal entendidos, informações conflitantes e ruídos de comunicação.

§1.º Caberá aos magistrados autorizar o envio de informações para equipe SUTI para fins de divulgação e transparência pública.

§2.º Em situações sensíveis, aconselha-se o contato direto entre o magistrado e a equipe SUTI, para evitar ruídos de comunicação.

Art. 29. Em caso de acompanhamento de entrevistas ou coletivas de imprensa, a SUTI auxiliará o magistrado em reuniões prévias, desde que solicitadas em tempo hábil.

Parágrafo único. Ações que necessitem deslocamento para fora da Grande São Paulo, que incidam em pagamento de diárias e passagem, estão sujeitas à aprovação da Diretoria do Foro.

Art. 30. A divulgação de decisões judiciais pelo NUCS deverá priorizar tema de relevância e impacto na opinião pública.

Art. 31. Para situações que gerem crises de imprensa entre a Instituição e a opinião pública, será criado um gabinete de crise temporário, na qual deverão se reunir:

I - o magistrado responsável pela decisão ou servidor da área onde se originou a crise com imprensa;

II - diretor(a) da vara onde tramita o processo, ou diretor/supervisor da área onde se originou a crise;

III - servidor da SUTI.

Parágrafo único. O grupo de crise poderá ter outros membros dependendo do grau de complexidade do problema.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 32. Ficam revogadas as Ordens de Serviço n.º 17/2011 e 05/2016, ambas da Diretoria do Foro.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni, Juíza Federal Diretora do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 04/10/2019

Documento assinado eletronicamente por Décio Gabriel Gimenez, Juiz Federal Vice-Diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 04/10/2019

Anexo I - Mídias e canais oficiais

A mudança desta lista não altera o disposto na Portaria 46, de 27 de setembro de 2019

[ver documento .pdf anexo]

Este texto não substitui o publicado oficialmente