Ordem de Serviço 9 (DF-SP)/2019

Ordem de serviço n. 9/2019 - DFORSP/SADM-SP/NUID

Define o fluxo de atribuições para a virtualização dos processos físicos das unidades judiciais da Seção Judiciária de São Paulo e revoga a Ordem de Serviço n.º 8, de 24 de outubro de 2018, da Diretoria do Foro.

A Juíza Federal Diretora do Foro Corregedora Permanente dos serviços auxiliares da Justiça Federal de Primeiro Grau - Seção Judiciária de São Paulo, Dra. Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni e os juízes federais vice-diretores do Foro da capital e do interior, Dr. Caio Moysés de Lima e Dr. Décio Gabriel Gimenez, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

Considerando os termos da Resolução n.º 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça, que disciplinou a tramitação do processo judicial eletrônico nos órgãos do Poder Judiciário;

Considerando a edição da Resolução PRES. n.º 88, de 24 de janeiro de 2017, que dispôs sobre a implantação do Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região;

Considerando os termos da Resolução PRES. n.º 142, de 20 de julho de 2017, com as alterações introduzidas pela Resolução PRES. n.º 200/2018, regulamentando a possibilidade de virtualização voluntária de processos judiciais físicos em qualquer fase do procedimento;

Considerando os termos da Resolução PRES. n.º 275, de 07 de junho de 2019, que autorizou a virtualização do acervo de autos físicos em tramitação, correspondentes aos feitos relacionados às matérias cíveis, previdenciárias e execuções fiscais em todo a Seção Judiciária de São Paulo; Considerando os termos da Portaria DFOR n.º 28, de junho de 2019, que constituiu Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI" para coordenação da virtualização dos processos físicos das unidades judiciais da Seção Judiciária de São Paulo;

Resolvem:

Art. 1.º Definir o fluxo de atribuições para virtualização dos processos físicos das unidades judiciais da Seção Judiciária de São Paulo.

Art. 2.º Os processos físicos escolhidos para virtualização serão remetidos das unidades judiciais para o Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI" e posteriormente devolvidos, observando-se o fluxo e atribuições constantes nesta Ordem de Serviço.

Art. 3.º As varas abrangidas pelo processo de digitalização terão as seguintes atribuições:

I- encaminhar até 19 de junho de 2019 para a "Central de Digitalização" - DIGI (admsp-digitalizacao@trf3.jus.br), por meio de formulário eletrônico próprio (disponibilizado na intranet da SJSP/por e-mail), uma estimativa do quantitativo de processos e volumes que pretende incluir na ação;

II- preparar a remessa dos autos, observando seguindo o seguinte roteiro:

a) triar do acervo e realizar anotações nas capas dos autos, observadas as orientações divulgadas pela Diretoria do Foro;

b) inserir os metadados no sistema PJe;

c) preparar as caixas (lacradas) para remessa;

e) verificar se há documentos não digitalizáveis, caso em que deverá ser colocada etiqueta informativa; f) elaborar a guia de remessa no MUMPS;

g) colocar a guia padrão (em três vias) no interior da caixa;

h) lacrar, etiquetar e remeter a caixa (SICOM) ao Núcleo de Apoio Administrativo/Regional;

i) retirar eventuais folhas existentes na contracapa.

III - receber as caixas provenientes da "Central de Digitalização - DIGI", com os processos digitalizados, segundo o seguinte roteiro:

a) conferir os processos recebidos e realizar as anotações no sistema processual;

b) incluir eventuais documentos armazenados em mídias (CDs/DVDs) no processo eletrônico;

c) provocar a "Central de Digitalização- DIGI", nos prazos fixados e conforme procedimentos divulgados na intranet/por e-mail, para revisão da digitalização, na hipótese de identificação de desconformidades;

d) manter temporariamente em guarda os autos físicos arquivados, até ulterior deliberação.

IV - alimentar, diariamente, as planilhas de controle de remessa e recebimento de autos físicos, disponibilizadas pela Diretoria do Foro.

Art. 4.º Os Núcleos de Apoio Regional, Núcleos de Apoio Administrativo e Seções de Apoio Administrativo serão responsáveis pelo recebimento das caixas provenientes das varas e encaminhamento para transporte, bem como, na devolução, da distribuição das caixas à origem.

Art 5.º Caberá à Seção de Apoio Administrativo do Anexo Presidente Wilson e Seção de Logística e Transporte:

a) envio das caixas vazias às subseções judiciárias;

b) envio das etiquetas padrão por email;

c) coleta das caixas lacradas e remessa ao Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI";

d) devolução às subseções judiciárias;

e) fixação e divulgação de cronograma de transporte e logística em sintonia com os fluxos da ¿Central de Digitalização - DIGI¿. Parágrafo único. O transporte será realizado em caminhões e veículos da Diretoria do Foro com o apoio dos fóruns e subseções envolvidos.

Art. 6.º O armazenamento das caixas provenientes das subseções judiciárias do interior e posterior remessa ao Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI" será realizado pela Subsecretaria de Materiais, Arquivo e Gestão Documental no anexo Presidente Wilson e no espaço destinado para tal fim no edifício sede do E. Tribunal Regional Federal da 3.ª Região.

Art. 7.º O Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI", instituído por meio da Portaria DFOR n.º 28/2019, ficará responsável pelo(a):

a) recepção das caixas lacradas provenientes do Anexo Presidente Wilson e das varas da Capital e Grande São Paulo;

b) armazenamento das caixas em local disponibilizado pelo Tribunal Regional Federal da 3.ª Região;

c) controle do fluxo entre o arquivo provisório e a execução da digitalização;

d) acompanhamento da abertura, fechamento e conteúdo das caixas;

e) controle dos quantitativos de serviços prestados e conferência por amostragem da qualidade;

f) despacho das caixas com processos digitalizados para a subseção judiciária de origem;

g) controle das estimativas de processos a serem digitalizados e elaboração de relatórios para dimensionar eventuais revisões do objeto;

h) elaboração de minutas de relatórios parcial e final;

i) alimentação diária de planilha de controle de autos digitalizados, a ser disponibilizada em arquivo eletrônico em ambiente compartilhado;

j) fiscalização técnica, após a digitalização, do serviço executado, conforme parâmetros fixados no fluxo de trabalho, que serão oportunamente divulgados.

k) coordenação e condução dos procedimentos necessários à revisão de inconsistências detectadas pelas varas.

Art. 8.º A remessa será efetuada em caixas-padrão fornecidas pela Diretoria do Foro, que deverão permanecer lacradas durante transporte e armazenamento.

Art. 9.º O procedimento de revisão será realizado conforme orientações divulgadas pela "Central de Digitalização - DIGI", preferencialmente por meio remoto.

§ único. Excepcionalmente os processos físicos serão remetidos para correção, observando os fluxos fixados na presente ordem de serviço.

Art. 10.º Esta Ordem de Serviço entra em vigor da data de sua publicação e revoga a Ordem de Serviço n.º 8, de 24 de outubro de 2018, da Diretoria do Foro.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni, Juíza Federal Diretora do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 07/06/2019.

Documento assinado eletronicamente por Caio Moysés de Lima, Juiz Federal Vice-Diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 07/06/2019.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.