Ordem de Serviço 5 (DF-SP)/2019

ORDEM DE SERVIÇO Nº 5/2019 - DFORSP/SADM-SP/NUID

Institui a obrigatoriedade de utilização do Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP para a gestão de bens no âmbito da Seção Judiciária de São Paulo.

A DOUTORA LUCIANA ORTIZ TAVARES COSTA ZANONI, JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições regulamentares;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 462/2017 do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre a administração de bens móveis no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a gestão dos bens pertencentes à Justiça Federal e de atualizar os procedimentos relativos à utilização do Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP, implantado por meio da Portaria n.º 08, de 05 de abril de 2016, da Diretoria do Foro;

CONSIDERANDO que o SIMAP possibilita a extração de relatórios atualizados sobre a situação patrimonial de cada unidade judicial e administrativa, movimentação e a devolução de materiais do almoxarifado central;

RESOLVE:

Art. 1.º Esta Ordem de Serviço institui a obrigatoriedade de utilização do Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP para a gestão de bens móveis permanentes ou de consumo em todas as unidades judiciais e administrativas no âmbito da Seção Judiciária de São Paulo.

Art. 2.º Para os fins desta Portaria, considera-se: I - material: designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades dos órgãos e entidades públicas federais, independentemente de qualquer fator;

II - material permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos;

III - material de consumo: aquele que em razão de seu uso corrente perde normalmente a sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;

IV - carga individual: bens pertencentes à Justiça Federal que são colocados à disposição dos magistrados e servidores para utilização inclusive em ambiente externo;

V - termo de responsabilidade: instrumento administrativo impresso ou eletrônico emitido pelo Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP, no qual é atribuída a responsabilidade nominal pela guarda, conservação e uso de material permanente;

VI - agente responsável da unidade ¿ aquele que, em virtude do cargo ou função que ocupa ou por indicação de autoridade superior, responda pela guarda, conservação e uso dos bens permanentes que a administração da Justiça Federal lhe confiar, atribuída a:

a) titular da unidade organizacional ou substituto legal, quando no exercício do cargo ou função;

b) servidor designado para assumir a atribuição;

c) magistrado ou servidor, para o caso de carga individual;

VII - agente responsável administrativo ¿ os Diretores dos Núcleos de Apoio Administrativo, Núcleos de Apoio Regional, Supervisores das Seções de Apoio Administrativo e os substitutos indicados de cada Fórum/Prédio; VIII - gestor responsável pela administração de bens no SIMAP: servidor que, em virtude de cargo/função ou indicação de autoridade superior, responda pela conferência, recebimento, identificação, tombamento, controle, guarda, conservação, distribuição e baixa patrimonial;

IX - Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP: sistema adotado pela Justiça Federal para organização, registro, controle e gerenciamento dos materiais permanentes e de consumo.

Art. 3.º Todos os servidores possuem acesso ao SIMAP por meio de login e senha usados na rede Novell.

Art. 4.º A requisição de materiais preenchida via sistema por magistrado ou servidor será enviada ao agente responsável administrativo do fórum respectivo e, sendo possível o atendimento da solicitação por meio de recurso disponível no prédio será dado andamento ao pedido disponibilizando-se o material para a unidade destino.

Art. 5.º Caso não seja possível o atendimento da requisição por meio de recursos materiais do próprio prédio, o responsável administrativo encaminhará a solicitação ao gestor responsável pela administração de bens no SIMAP que analisará a possibilidade de atendimento, ajustando a quantidade ou modelo disponíveis, caso necessário.

Parágrafo único. O atendimento ao quantitativo ou modelo específico solicitado ficará condicionado aos controles efetuados no SIMAP de acordo com os materiais existentes em estoque ou disponíveis, não vinculando, portanto, o atendimento à quantidade ou ao modelo demandado.

Art. 6.º Deverão constar das solicitações eletrônicas de materiais, obrigatoriamente: I - Especificação detalhada do material;

II - Quantidade e medida de fornecimento;

III - Justificativa: se o material solicitado é acréscimo ou substituição.

§1.º As solicitações que estiverem em desacordo com o caput deste artigo não serão atendidas enquanto perdurar a eventual irregularidade, podendo ser canceladas ou restituídas para formalizar nova solicitação.

§2.º As solicitações de troca de material defeituoso para fins de substituição deverão vir acompanhadas de informação acerca da avaria.

Art. 7.º O material solicitado nos termos do art. 5º, com ou sem ajuste, será disponibilizado via sistema para autorização pela Diretoria da Secretaria Administrativa.

Art. 8.º Havendo aprovação pela Secretaria Administrativa o material físico será separado e preparado para envio com a devida vinculação do registro patrimonial ao bem.

Art. 9.º O transporte do material até a unidade destino será realizado pela Seção de Logística de Transporte - SUTN localizada no Anexo Presidente Wilson.

Parágrafo único. A entrega do material, assim como qualquer intercorrência durante o transporte deverá ser relatada ao gestor responsável pela administração de bens no SIMAP.

Art. 10. Sempre que houver mudança do responsável pela movimentação, guarda, uso e conservação do bem permanente, deverá ser realizada nova conferência e atualização do Termo de Responsabilidade pelo novo agente.

Art. 11. O agente responsável pela unidade deverá informar ao responsável pela gestão administrativa de materiais no SIMAP a ocorrência de dano ou o desaparecimento do número de registro patrimonial do bem sob sua guarda, no prazo de 03 (três) dias úteis, após o conhecimento.

Art. 12. A compra de materiais de engenharia, de uso da área de saúde, de segurança e de outros materiais específicos será realizada pela subsecretaria competente ou outra unidade designada pela Administração, sendo, contudo, indispensável e obrigatória a comunicação à Seção de Controle e Logística de Bens Permanentes - SULP, dentro do mês vigente da emissão da nota fiscal, do número de empenho, cópia da respectiva nota fiscal e demais informações que a SULP julgar necessárias para tombamento dos materiais no SIMAP.

Parágrafo único. Caberá ao Núcleo de Material e Patrimônio - NUMP disponibilizar o acesso à ferramenta de "AJUSTE DE SOLICITAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE" às áreas mencionadas no caput, para que estas avaliem a necessidade e conveniência de atendimento das solicitações que lhes são imputadas

Art. 13. Os materiais permanentes somente serão liberados e distribuídos às unidades judiciais e ou administrativas desta Justiça Federal depois de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitação, tombamento e registro no Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP.

§ 1º Nos casos de exigência de instalação prévia ou em função de alguma peculiaridade, poderá ser realizada a distribuição de material permanente sem prévio tombamento, sempre mediante justificativa.

§ 2º É vedada a movimentação de material permanente sem o seu registro no Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP, ainda que em caráter de empréstimo.

Art. 14. No caso de divergências entre o bem e a descrição constante do Sistema de Controle de Material e Patrimônio - SIMAP, a unidade requisitante deverá comunicar imediatamente à Subsecretaria de Material, Arquivo e Gestão Documental - UMAD para que sejam tomadas as providências para a devida regularização.

Art. 15. Ficam revogadas as disposições em contrário, sobretudo as relativas à Ordem de Serviço nº 13/2009 e a Portaria nº 08/2016, ambas desta Diretoria do Foro.

Art. 16. As situações não previstas nesta Ordem de Serviço serão oportunamente submetidas a esta Diretoria do Foro.

Art. 17. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni, Juíza Federal Diretora do Foro da Seção Judiciária de São

Paulo, em 19/03/2019, às 16:25, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.