Ordem de Serviço 8 (DF-SP)/2018

ORDEM DE SERVIÇO N. 8/2018 - DFORSP/SADM-SP/NUID

Define o fluxo de atribuições para a virtualização dos processos físicos das unidades judiciais da Seção Judiciária de São Paulo.

A JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, DRA. LUCIANA ORTIZ TAVARES COSTA ZANONI E OS  JUÍZES  FEDERAIS  VICE-DIRETORES  DO  FORO  DA CAPITAL E DO INTERIOR, DR. CAIO MOYSÉS DE LIMA E DR. DÉCIO GABRIEL GIMENEZ, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n° 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça, que disciplinou a tramitação do processo judicial eletrônico nos órgãos do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a edição da Resolução PRES n° 88, de 24 de janeiro de 2017, que dispôs sobre a implantação do Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe no âmbito da Justiça Federal da 3ª Região;

CONSIDERANDO os termos da Resolução PRES n° 142, de 20 de julho de 2017, com as alterações introduzidas pela Resolução PRES n° 200/2018, regulamentando a possibilidade de virtualização voluntária de processos judiciais físicos em qualquer fase do procedimento;

CONSIDERANDO os termos da Resolução PRES n° 224, de 24 de outubro de 2018, que autorizou a virtualização do acervo de autos físicos em tramitação, correspondentes aos feitos relacionados às matérias cíveis e previdenciárias de diversas subseções do interior e litoral e dos feitos em processamento no fórum previdenciário da Subseção Judiciária de São Paulo;

CONSIDERANDO os termos da Portaria DFOR n° 42, de 22 de outubro de 2018, que constituiu Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI" para coordenação da virtualização dos processos físicos das unidades judiciais da Seção Judiciária de São Paulo;

RESOLVEM:

Art. 1° Definir o fluxo de atribuições para virtualização dos processos físicos das unidades judiciais da Seção Judiciária de São Paulo.

Art. 2° Os processos físicos escolhidos para virtualização serão remetidos das unidades judiciais para o Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI" e posteriormente devolvidos, observando-se o seguinte fluxo e atribuições constantes nesta Ordem de Serviço.

Art. 3° As varas abrangidas pelo processo de digitalização terão as seguintes atribuições:

I. - encaminhar até 31/10/2018 para a "Central de Digitalização" - DIGI uma estimativa do quantitativo de processos e volumes compreendidos pela ação;

II - preparar a remessa dos autos, observando seguindo o seguinte roteiro:

a) triar do acervo e realizar anotações nas capas dos autos, observadas as orientações divulgadas pela Diretoria do Foro;

b) inserir os metadados no sistema PJe;

c) reparar as caixas (lacradas) para remessa;

e) verificar se há documentos não digitalizáveis, caso em que deverá ser colocada etiqueta informativa;

f) elaborar a guia de remessa no MUMPS; g) colocar a guia padrão (em três vias) no interior da caixa;

h) lacrar, etiquetar e remeter a caixa (SICOM) ao Núcleo de Apoio Administrativo/Regional;

i) retirar eventuais folhas existentes na contracapa.

III - receber as caixas provenientes da "Central de Digitalização - DIGI", com os processos digitalizados, segundo o seguinte roteiro:

a) conferir os processos recebidos e realizar as anotações no sistema processual;

b) incluir eventuais documentos armazenados em mídias (CDs/DVDs) no processo eletrônico;

c) manter temporariamente em guarda os autos físicos arquivados, até ulterior deliberação.

IV - alimentar, diariamente, as planilhas de controle de remessa e recebimento de autos físicos, disponibilizadas pela Diretoria do Foro.

Art. 4° Os Núcleos de Apoio Regional, Núcleos de Apoio Administrativo e Seções de Apoio Administrativo serão responsáveis pelo recebimento das caixas provenientes das varas e encaminhamento para transporte, bem como, na devolução, da distribuição das caixas à origem.

Art 5° Caberá à Seção de Apoio Administrativo do Anexo Presidente Wilson e Seção de Logística e Transporte:

a) envio das caixas vazias às subseções judiciárias;

b) envio das etiquetas padrão por email;

c) coleta das caixas lacradas e remessa ao Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI";

d) devolução às subseções judiciárias;

e) fixação e divulgação de cronograma de transporte e logística em sintonia com os fluxos da "Central de Digitalização - DIGI".

Parágrafo único. O transporte será realizado em caminhões e veículos da Diretoria do Foro com o apoio dos fóruns e subseções envolvidos.

Art. 6° O armazenamento das caixas provenientes das subseções judiciárias do interior e posterior remessa ao Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI" será realizado pela Subsecretaria de Materiais, Arquivo e Gestão Documental no anexo Presidente Wilson.

Art. 7° O Grupo de Trabalho "Central de Digitalização - DIGI", instituído por meio da Portaria DFOR n° 42/2018, ficará responsável pelo(a):

a) recepção das caixas lacradas provenientes do Anexo Presidente Wilson e das varas previdenciárias da capital;

b) armazenamento das caixas em local disponibilizado pelo Tribunal Regional Federal da 3ª Região;

c) controle do fluxo entre o arquivo provisório e a execução da digitalização;

d) acompanhamento da abertura, fechamento e conteúdo das caixas;

e) controle dos quantitativos de serviços prestados e conferência por amostragem da qualidade;

f) despacho das caixas com processos digitalizados para a subseção judiciária de origem;

g) controle das estimativas de processos a serem digitalizados e elaboração de relatórios para dimensionar eventuais revisões do objeto;

h) elaboração de minutas de relatórios parcial e final;

i) alimentar, diariamente, a planilha de controle de autos digitalizados, disponibilizada pela Diretoria do Foro em arquivo eletrônico em ambiente compartilhado;

j) fiscalização técnica, após a digitalização, do serviço executado, conforme parâmetros fixados no fluxo de trabalho, que serão oportunamente divulgados.

Art. 8° A remessa será efetuada em caixas-padrão fornecidas pela Diretoria do Foro, que deverão permanecer lacradas durante transporte e armazenamento.

Art. 9° Esta Ordem de Serviço entra em vigor da data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE.  REGISTRE-SE.  CUMPRA-SE.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni, Juíza Federal Diretora do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 24/10/2018, às 14:51, conforme art. 1°, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Décio Gabriel Gimenez, Juiz Federal Vice-Diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 24/10/2018, às 14:53, conforme art. 1°, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Caio Moysés  de  Lima, Juiz Federal Vice-Diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 24/10/2018, às 15:06, conforme art. 1°, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.