Ordem de Serviço 7 (DF-SP)/2018

ORDEM DE SERVIÇO N. 7/2018 - DFORSP/SADM-SP/NUID

Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos administrativos previstos no art. 20 da Resolução CJF nº 318/2014 e documentos facultativos gerados pelas unidades judiciais e administrativas da Seção Judiciária de São Paulo e revoga a Ordem de Serviço n. 07, de 11 de maio de 2009, da Diretoria do Foro.

A JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, DRA. LUCIANA ORTIZ TAVARES COSTA ZANONI, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO a Recomendação n. 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça, com alteração de redação pela Recomendação n. 46, de 17 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n. 318, de 4 de novembro de 2014, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal e de seus instrumentos;

CONSIDERANDO a previsão contida no Provimento n. 64, de 28 de abril de 2005, da E. Corregedoria Regional da Justiça Federal da 3a Região, que institui livros e pastas obrigatórios para a guarda dos documentos ali especificados, sob a responsabilidade dos Juízos Federais, bem como autoriza a manutenção de livros facultativos para a guarda de outros documentos de conveniência do Juízo (art. 235, parágrafo único);

CONSIDERANDO as diversas modificações verificadas ao longo do curso dos procedimentos que definem as bases e diretrizes do Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal;

RESOLVE:

Art. 1º São passíveis de eliminação com fulcro nesta Ordem de Serviço, obrigatoriamente, os documentos previstos no art. 20 da Resolução CJF n. 318/2014, e, a critério do Juízo Federal, os documentos facultativos gerados pelas unidades judiciais e administrativas da Seção Judiciária de São Paulo.

Parágrafo único. Consideram-se documentos facultativos, para efeito de eliminação, aqueles que, embora convenientes à unidade geradora, não encontram previsão específica no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT, e não se inserem no rol de documentos obrigatórios estipulado pelo Provimento COGE n. 64/2005.

Art. 2º A unidade geradora responsável pela triagem e disponibilização dos documentos passíveis de eliminação, deverá depositá-los em caixas especialmente reservadas à coleta seletiva, localizadas em cada unidade visando a posterior fragmentação.

Parágrafo único. As áreas de Apoio Administrativo dos fóruns são responsáveis pelo fornecimento e acomodação das caixas coletoras, em cada unidade geradora, as quais serão obrigatoriamente identificadas com o cartaz de gestão documental disponibilizado pela Seção de Avaliação de Documentos vinculada ao Núcleo de Gestão Documental e Memória - NUGE.

Art. 3º O material descartado depositado nas caixas coletoras será encaminhado pela unidade geradora, sempre que necessário, às áreas responsáveis pela sua fragmentação e eliminação, mediante reciclagem e destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos (art. 24 da Resolução CJF n. 318/2014).

Parágrafo único. São áreas responsáveis pela fragmentação e eliminação os Núcleos de Apoio Administrativo em relação aos respectivos fóruns federais situados na 1a Subseção Judiciária de São Paulo e os Núcleos de Apoio Administrativo Regional relativamente aos Fóruns Federais situados nas demais Subseções Judiciárias do Estado de São Paulo.

Art. 4º O produto obtido após a fragmentação será pesado e o resultado apurado deverá ser informado, no prazo de 5 (cinco) dias, ao Núcleo de Gestão Documental e Memória, via e-mail, no endereço postal eletrônico admsp-nuge@trf3.jus.br.

Art. 5º Recomenda-se às unidades geradoras que promovam o registro do procedimento de eliminação adotado, com especificação do material descartado, por intermédio de certidão lavrada pelo servidor responsável, a ser arquivada em livro ou pasta indicada pelo Juízo Federal.

Art. 6º Fica revogada a Ordem de Serviço n. 07, de 11 de maio de 2009, da Diretoria do Foro.

Art. 7º - Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni, Juíza Federal Diretora do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 25/09/2018, às 15:09, conforme art. 10, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.