PORTARIA N. 29, DE 19 DE JUNHO DE 2018.

Disciplina a implantação de acesso ao Serviço Telefônico Fixo-Comutado (STFC) via "conta e senha", nas modalidades Linha Direta, Discagem Direta a Ramal, Longa Distância Nacional e Longa Distância Internacional e revoga a Portaria na 0096933/2013, desta Diretoria do Foro.

A JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, LUCIANA ORTIZ TAVARES COSTA ZANONI, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,

CONSIDERANDO a necessidade de reformulação das regras para utilização dos serviços telefônicos na Seção Judiciária de São Paulo;

CONSIDERANDO o atendimento da Meta Prioritária no 06, de 2010, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, que determina a redução do consumo per capita com telefone;

CONSIDERANDO que as despesas decorrentes de ligações telefônicas deverão observar os limites e as condições previstas nos arts. 15, 16 e 17 do Capítulo IV da Lei Complementar n. 101, de 04 de maio de 2000;

CONSIDERANDO a existência e disponibilidade de soluções técnicas e ferramentas específicas instaladas nas centrais telefônicas para auxiliar no controle de utilização dos ramais telefônicos e linhas telefônicas diretas alocadas na Seção Judiciária de São Paulo;

CONSIDERANDO os recursos proporcionados pela implantação do Processo Administrativo Eletrônico no âmbito da Justiça Federal da 3a Região e a adoção do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a racionalização e agilização dos processos de trabalho, conforme os termos da Resolução no 310, de 26 de novembro de 2012, da Presidência do Egrégio Tribunal Regional Federal da 3a Região;

RESOLVE: Art. 1º A utilização dos ramais telefônicos e das linhas telefônicas diretas na Seção Judiciária de São Paulo observará o disposto nesta Portaria.

Art. 2º Os ramais telefônicos estarão previamente bloqueados para que não realizem chamadas externas na modalidade local, para telefones fixos ou móveis, de longa distância nacional e de longa distância internacional, salvo nas condições previstas nesta Portaria.

Art. 3º As linhas telefônicas diretas deverão ser utilizadas para realizar chamadas externas na modalidade local, para telefones fixos ou móveis, de longa distância nacional e de longa distância internacional somente nas condições previstas nesta Portaria.

§ 1º Nas localidades em que as linhas telefônicas diretas são o recurso exclusivo de utilização dos serviços telefônicos e estiverem instaladas diretamente em centrais telefônicas digitais, os ramais telefônicos adaptados ali instalados estarão previamente bloqueados, salvo nos casos de impedimento técnico ou quando estiverem instaladas em centrais telefônicas analógicas (não digitais).

§ 2º Caberá à área de telecomunicações da Administração Central providenciar as ações necessárias ao desligamento das linhas telefônicas diretas, entendidas como recursos telefônicos de natureza emergencial, imediatamente após a instalação do serviço telefônico de discagem direta a ramal, tecnologicamente superior e adequado à demanda da Seção Judiciária de São Paulo.

Art. 4º A utilização dos serviços telefônicos, pelo tempo absolutamente indispensável e destinada exclusivamente a serviço, inclusive em atividades de plantão judiciário e fora da jornada normal de trabalho, estará liberada somente mediante o cadastro e uso de "CONTA e SENHA" individual, única, e referenciada dentro dos seguintes níveis de acesso: I- Nível 1, liberado para a realização de chamadas externas locais, para terminais fixos;

II- Nível 2, liberado para a realização de chamadas externas locais, para terminais fixos e móveis;

III- Nível 3, liberado para a realização de chamadas externas locais, para terminais fixos e móveis, e na modalidade longa distância nacional;

IV- Nível 4, liberado para a realização de chamadas externas locais, para terminais fixos e móveis, e nas modalidades longa distância nacional e longa distância internacional.

§ 1º Na hipótese de total indisponibilidade de ramais telefônicos/linhas telefônicas diretas, configurando situação de urgência, deverá ser utilizada a linha institucional móvel disponibilizada à Administração da localidade.

§ 2º Aos ramais telefônicos e às linhas telefônicas diretas instaladas nas centrais telefônicas digitais estará liberada a realização de chamadas externas sem o uso de "CONTA e SENHA", mediante prévia configuração pela área de telecomunicações, somente para o acionamento de serviços públicos emergenciais como Polícia Militar, Resgate, Corpo de Bombeiros, Defesa Civil, concessionárias de serviços públicos, etc.

Art. 5º Será atribuído, previamente, o Nível 4, para acesso por meio de "CONTA E SENHA", aos:

I- Juízes Federais e Juízes Federais Substitutos;

II- Diretores(as) de Secretaria das Varas Federais e Juizados Especiais Federais;

III- Diretor da Secretaria Administrativa, aos Diretores(as) de Subsecretaria(s)/Núcleo(s) e aos Supervisor(es) de Apoio  Administrativo.

§ 1º Aos usuários mencionados nos incisos I, II e III ou aos seus(uas) substitutos(as) regularmente designados(as), dentro de suas respectivas áreas de atuação, caberá definir o nível de acesso dos demais usuários, encaminhando à área de Telecomunicações, via callcenter, a relação dos usuários e seus respectivos níveis de acesso, sendo mantido o bloqueio citado nos arts. 2º e 3º, § 1º, para os casos em que não houver manifestação.

§ 2º As chamadas externas serão realizadas de modo distinto ao disposto nesta Portaria somente em caráter excepcional, por prazo não superior a 30 (trinta) dias e mediante autorização exclusiva do Juiz Federal Coordenador ou Diretor de Subseção e, no que diz respeito à Administração Central, do Diretor da Secretaria Administrativa, devendo o registro de tais ligações ser feito no "Formulário Periódico de Controle" (Anexo I), para posterior conferência e validação dos autorizadores. § 3º Os ramais telefônicos e as linhas telefônicas diretas instaladas nas centrais telefônicas digitais poderão ser liberados temporariamente, em caráter excepcional, para a realização de chamadas externas sem o uso de "CONTA e SENHA", mediante autorização exclusiva do Juiz Federal Coordenador ou Diretor de Subseção e, no que diz respeito à Administração Central, do Diretor da Secretaria Administrativa, os quais deverão fixar prazo não superior a 30 (trinta) dias e, posteriormente, conferir e validar os "Relatórios Periódicos de Controle" definidos no art. 13.

§ 4º Em caso de realização de chamadas externas de caráter particular, os valores brutos a estas relacionados deverão ser ressarcidos integralmente aos cofres públicos, por meio de GRU - Guia de Recolhimento da União, sendo realizado o apontamento de tais ligações na conferência e validação do "Relatório Periódico de Controle" e, após o devido pagamento, o respectivo comprovante deverá ser arquivado eletronicamente na localidade, pelo período de 2 (dois) anos contados da sua emissão, para eventuais verificações.

Art. 6º As configurações de acesso previstas nos arts. 4º e 5º, § 1º serão realizadas exclusivamente pela área de telecomunicações ou profissional designado por esta, sendo vedada a sua efetivação direta ou por meio de empresa contratada para manutenção.

Parágrafo único. Em virtude de necessidade justificada, poderá(ão) ser configurado(s) código(s) especial(is) diferenciado(s) destinado(s) à realização de chamada(s) para número(s) específico(s), devendo as solicitações serem realizadas via CallCenter.

Art. 7º As alterações de planta física e/ou lógica de ramais telefônicos e linhas telefônicas diretas deverão ser solicitadas via CallCenter, e serão realizadas exclusivamente pela área de telecomunicações ou profissional designado por esta, sendo vedada a sua efetivação direta ou por meio de empresa contratada para manutenção.

Parágrafo único. A área de telecomunicações providenciará as ações necessárias ao atendimento de solicitação entendida como  de maior complexidade  técnica, devendo ser realizado  estudo específico do  caso por setor especializado, acompanhado do devido acionamento das áreas envolvidas comas atividades. Art. 8º As chamadas externas nas modalidades longa distância nacional e longa distância internacional serão obrigatoriamente realizadas por meio de Código de Seleção de Prestadora (CSP), o qual deverá ser divulgado pela área de telecomunicações.

Art. 9º Os Diretores/Supervisores das áreas de apoio regional e administrativo fornecerão informações atualizadas, quando solicitadas pela área de telecomunicações, em relação aos ramais telefônicos e linhas telefônicas diretas instaladas nas localidades. Art. 10. A área de telecomunicações poderá enviar, para ciência dos usuários e demais interessados, arquivos dos contratos firmados e respectivos termos aditivos referentes à prestação dos serviços telefônicos.

Art. 11. As centrais telefônicas deverão estar configuradas para que as chamadas externas sejam vinculadas nas notas fiscais/faturas telefônicas, obrigatoriamente como saintes pelo número principal da localidade (tronco-chave), sendo automaticamente realizado o registro e a identificação do ramal originador, o que permitirá a emissão dos "Relatórios Periódicos de Controle", necessários à conferência e validação pelos usuários.

Art. 12. Caberá à área de Telecomunicações:

I- conferir os dados apresentados nos arquivos eletrônicos das notas fiscais/faturas mensalmente;

II- realizar a análise contratual, por amostragem, do detalhamento das ligações e das tarifas cobradas, de forma comparativa com as referências estipuladas nos respectivos contratos;

III- solicitar providências de regularização junto às empresas contratadas em relação a qualquer tipo de erro, inconsistência ou falta constatada;

IV- preencher o "Termo de Atesto de Recebimento", disponibilizado no SEI - Sistema Eletrônico de Informações, registrando eventuais observações, no prazo máximo de 05 (cinco) dias contados do recebimento do(s) arquivo(s) eletrônico(s) da(s) nota(s) fiscal(ais)/fatura(s), desde que os dados estejam corretos;

V- disponibilizar o "Formulário Periódico de Controle", documento para registro das chamadas externas previstas no art. 5o, § 2o, ou realizadas por linhas telefônicas diretas instaladas em centrais telefônicas analógicas (não digitais); VI- enviar comunicado geral sobre indisponibilidade dos serviços telefônicos nas localidades e, caso necessário, notificar o(s) representante(s) lega(is) da(s) contratada(s);

VII - instruir o(s) processo(s) de gestão com base nas informações fornecidas pelos Diretores/Supervisores das áreas de apoio regional e administrativo.

Parágrafo único. Caso as notas fiscais/faturas estejam vencidas ou apresentem incorreções de qualquer natureza, as solicitações de prorrogação e correção deverão ser requeridas junto às empresas contratadas exclusivamente pela área de telecomunicações.

Art. 13. Caberá aos Diretores/Supervisores das áreas de apoio regional e administrativo ou aos seus(uas) substitutos(as)  regularmente  designados(as):

I- gerar, mensalmente, os "Relatórios Periódicos de Controle" em sistema próprio disponível no microcomputador sincronizado coma central telefônica instalada na localidade;

II- disponibilizar os "Relatórios Periódicos de Controle" para conferência e validação das chamadas externas realizadas pelos usuários mencionados nos incisos I, II, III e IV, e § 1º do art. 5º, dentro de suas respectivas áreas de atuação;

III- consolidar as validações realizadas pelos usuários citados no inciso II deste artigo;

IV- confrontar as chamadas dos "Relatórios Periódicos de Controle" com os da(s) nota(s) fiscal(ais)/fatura(s), verificando se há igualdade entre os mesmos;

V- preencher mensalmente o Formulário de Acompanhamento da execução dos serviços contratados, disponibilizado no SEI, declarando assim que os serviços contratados foram fornecidos em consonância com o termo contratual e informando eventuais irregularidades nesses formulários, enviando o processo para que a Seção de Telecomunicações tome ciência;

VI- acionar a(s) empresa(s) contratada(s) para abertura de chamado técnico nos casos de total indisponibilidade de ramais  telefônicos/linhas  telefônicas  diretas,  fornecendo  à  área  de  telecomunicações  o(s)  número(s)  de  registro  de ocorrência, necessário(s) ao envio de comunicado geral e eventual notificação do(s) representante(s) legal(is) da(s) contratada(s); VII- acompanhar o atendimento técnico e, em caso de vencimento do prazo previsto contratualmente para regularização da ocorrência(s), fornecer à área de telecomunicações as informações necessárias à instrução do(s) processo(s) de gestão e demais providências cabíveis.

Parágrafo único. Nas localidades em que as linhas telefônicas diretas estiverem instaladas em centrais telefônicas analógicas (não digitais), em virtude do impedimento técnico de geração dos "Relatórios Periódicos de Controle", as atividades de conferência e validação serão realizadas por meio do "Formulário Periódico de Controle".

Art. 14. Caberá ao Núcleo Financeiro:

I- realizar o pagamento das notas fiscais/faturas em sistema próprio;

II- vincular os comprovantes de pagamento das notas fiscais/faturas aos respectivos processos eletrônicos;

III- comunicar à área de Telecomunicações, caso haja alguma inconsistência nos dados informados no(s) Termo(s) de Atesto de Recebimento, para as providências de regularização.

Art. 15. Fica vedada, sob qualquer alegação, a impressão dos arquivos eletrônicos das notas fiscais/faturas e dos "Relatórios Periódicos de Controle", devendo todas as atividades relacionadas a esses documentos serem realizadas exclusivamente por meio eletrônico.

Art. 16. Os casos omissos nesta Portaria serão apreciados e dirimidos pela Diretoria do Foro da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo.

Art. 17. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação revogando-se a Portaria no 0096933/2013, desta Diretoria do Foro.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Ortiz Tavares Costa Zanoni, Juíza Federal Diretora do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, em 03/07/2018, às 08:25, conforme art. 1o, III, "b", da Lei 11.419/2006.

ANEXO I

FORMULÁRIO PERIÓDICO DE CONTROLE

(Referente à Portaria - DFOR n. 29/2018)

MÊS/ANO ---- LOCALIDADE

DIA ---- HORÁRIO ---- NÚMERO DESTINO ---- RF ---- NOME ---- SETOR/VARA

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OBSERVAÇÕES

RF DO AUTORIZADOR ---- NOME ---- VISTO

Este texto não substitui o publicado no Diário Eletrônico do TRF 3 - ADM.