Resolução 136 (PR/TRF3)/2017

Resolução PRES n. 136, de 21 de junho de 2017.

Dispõe sobre as Políticas de Gestão por Processos e de Gerenciamento de Riscos no âmbito da Justiça Federal da 3a Região.

A Presidente do Tribunal Regional Federal da 3a Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando a observância aos princípios da administração pública, especialmente o princípio da eficiência;

Considerando a necessidade de promover a melhoria contínua dos processos de trabalho da Justiça Federal da 3a Região, inclusive no que tange à existência de mecanismos de gestão de riscos e de controles internos;

Considerando o que dispõe a Resolução n. 201, de 03 de março de 2015, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, quanto aos órgãos e conselhos do Poder Judiciário adotarem modelos de gestão organizacional e de processos estruturados na promoção da sustentabilidade ambiental, econômica e social;

Considerando a Portaria CJF n° 23, de 19 de janeiro de 2016, que dispõe sobre a aprovação do Manual de Gestão de Projetos da Justiça Federal,

Considerando a Resolução PRES n. 26, de 07 de julho de 2016, que dispõe sobre a Governança Colaborativa da Justiça Federal da 3a Região,

Considerando a Resolução CJF n° 447, de 07 de junho de 2017, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre a Política de Gestão de Riscos do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus,

Resolve:

Art. 1° Estabelecer as Políticas de Gestão por Processos e de Gerenciamento de Riscos no âmbito da Justiça Federal da 3a Região.

Da gestão por processos

Art. 2° A Política de Gestão por Processos visa promover a sustentabilidade ambiental, econômica e social no emprego dos recursos, a fluidez da comunicação institucional, a simplificação e uniformização de procedimentos e condições adequadas para a consecução dos objetivos organizacionais.

Art. 3° A Gestão por Processos implica a articulação das unidades organizacionais para o alinhamento e melhoria contínua dos processos de trabalho e a adoção das melhores práticas de gestão.

Art. 4° A gestão por processos compreende 5 aspectos: I - Identificação dos macroprocessos e processos de trabalho, bem como definição dos processos críticos;

II - Diagramação dos processos de trabalho;

III - Análise do processo de trabalho, com vistas à identificação de oportunidades de melhorias;

IV - Gerenciamento de riscos e estabelecimento de controles internos;

V - Monitoramento e avaliação do desempenho dos processos.

Art. 5° São considerados processos críticos de trabalho aqueles que compreendam:

I - o julgamento de processos judiciais e a execução judicial;

II - o provimento de cargos de magistrados e servidores;

III - a elaboração e execução da folha de pagamento de magistrados e servidores;

IV - o planejamento e a execução orçamentária e financeira;

V - o planejamento da contratação;

VI - a fiscalização de contratos;

VII - o plano de obras;

VIII - o desenvolvimento e a manutenção de sistemas informatizados;

IX - a gestão da segurança da informação;

X - a gestão da infraestrutura de Tecnologia da Informação;

XI - aqueles identificados como essenciais à consecução da estratégia.

§ 1° A gestão dos processos críticos de trabalho contemplará, obrigatoriamente, os aspectos II a V, elencados no art. 4°.

§ 2° A gestão dos processos de trabalho considerados como não críticos contemplará, no mínimo, os preceitos dos aspectos III a V do art. 4°.

§ 3° As unidades gestoras deverão identificar todos os processos de trabalho em que atuam e classificar os críticos, promovendo a devida gestão de cada processo.

Art. 6o A diagramação e a análise dos processos de trabalho deverão observar a metodologia a ser disponibilizada pela Assessoria de Desenvolvimento Integrado e Gestão Estratégica. Parágrafo único. A metodologia será definida em parceria com as Seções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul. Art. 7o A análise do processo de trabalho compreenderá o levantamento de informações sobre as políticas e normas que regem os processos, os insumos, as tarefas executadas, os produtos, as pessoas envolvidas em cada atividade e respectivas responsabilidades e competências necessárias, bem como a caracterização dos fornecedores, seus clientes internos e respectivas interações.

Art. 8° O Tribunal e as Seções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul publicarão em suas páginas de internet e intranet a relação dos processos de trabalho e respectivos ciclos de análise, avaliação e melhorias, classificando-os nos seguintes níveis:

I - sistemas gestores;

II - macroprocessos;

III - processos críticos e não críticos.

Parágrafo único. As diagramações dos processos de trabalho deverão ser publicadas na intranet do respectivo órgão, podendo, a critério da Administração, serem disponibilizadas a terceiros.

Art. 9o O monitoramento e a avaliação dos processos de trabalho deverão ocorrer de forma contínua, mediante acompanhamento dos indicadores de desempenho, das alterações dos contextos interno e externo e da observação de oportunidades de melhorias de procedimentos, controles internos e gerenciamento de riscos.

Parágrafo único. Os processos de trabalho considerados críticos deverão ser reavaliados em ciclos de, no máximo, 02 (dois) anos.

Art. 10. A gestão do processo de trabalho compete ao gestor da unidade que responda pela maior parte do processo (Assessor, Diretor ou similar), auxiliado pelos demais gestores das áreas envolvidas. Dos controles internos e do gerenciamento de riscos

Art. 11. Os gestores dos processos de trabalho deverão implantar, manter, monitorar e revisar os controles internos, tendo por base a garantia da padronização, rastreabilidade e sistematização dos procedimentos, bem como o gerenciamento de riscos, com vistas a:

I - salvaguardar recursos, informações, direitos e obrigações de pessoas físicas e jurídicas;

II - garantir a execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;

III - favorecer a transparência institucional;

IV - garantir a obediência a diretrizes, políticas e normas.

Parágrafo único Os controles internos deverão ser avaliados perante as mudanças nos contextos internos e externos, a fim de serem atualizados de acordo com a possibilidade de exposição da organização ao risco de não atender aos preceitos dos incisos I a IV.

Art. 12. A política de gerenciamento de riscos aplica-se aos diversos processos de trabalho, sobretudo aos críticos, e aos projetos estratégicos da Justiça Federal da 3a Região. Art. 13. Consideram-se proprietários dos riscos, em seus respectivos âmbitos de atuação:

I - Nos processos de trabalho: os servidores designados para cargos ou funções de direção, chefia ou assessoramento da área gestora;

II - Nos projetos estratégicos: os gerentes dos projetos estratégicos;

III - Nos sistemas de informação: os gestores ou comitês gestores dos sistemas.

Art. 14. Compete aos proprietários dos riscos:

I - identificar os possíveis riscos do processo de trabalho ou do projeto;

II - analisar os riscos de forma a determinar tanto sua probabilidade de ocorrência quanto seus impactos potenciais sobre a estratégia, a operação, o orçamento e a imagem institucional;

III - avaliar o nível de criticidade dos riscos, quanto às suas consequências;

IV - tratar os riscos, definir indicadores e planos de contingenciamento, priorizando-os de acordo com o nível de criticidade, quando o caso;

V - acompanhar a evolução dos indicadores;

VI - executar o plano de contingenciamento na iminência da materialização dos riscos; VII - comunicar a todos os interessados os riscos identificados, o acompanhamento dos indicadores e os planos de contingência.

§ 1° A gestão de riscos tem caráter permanente e as ações previstas no caput deverão ser reavaliadas ante as mudanças de contextos internos e externos.

§ 2° Os proprietários dos riscos deverão encaminhar ao Comitê Gestor de Riscos, previsto no art. 17, o mapa de gerenciamento de riscos e respectivas atualizações.

§3° O mapa de gerenciamento de riscos deve ser revisado em ciclos de, no máximo, 2 (dois) anos.

Art. 15. A metodologia para identificação e análise de riscos será disponibilizada pela Assessoria de Desenvolvimento Integrado e Gestão Estratégica e deverá abranger as seguintes fases:    

I - Estabelecimento de contextos interno e externo;

II - Coleta de informações;

III - Identificação dos riscos;

IV - Análise dos riscos;

V - Avaliação, classificação e priorização dos riscos segundo os níveis de criticidade;

VI - Tratamento dos riscos;

VII - Monitoramento e análise crítica;

VIII - Comunicação.

Parágrafo único. A metodologia será definida em parceria com as Seções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul.

Art. 16. A Administração definirá o grau de tolerância aos riscos operacionais, de informações e de conformidade que poderão ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

Art. 17. Será instituído, no âmbito do Tribunal e das Seções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul, Comitês Gestores de Riscos, cuja composição será estabelecida por ato próprio da Presidência e respectivas Diretorias de Foro.

§ 1° Aos Comitês Gestores de Risco, caberá:

a) supervisionar e coordenar os procedimentos de gerenciamento de riscos;

b) propor aprimoramento para a Política de Gerenciamento de Riscos nos âmbitos da 3a Região e nacional;

c) identificar os riscos que podem comprometer o alcance dos principais objetivos organizacionais e propor direção clara para que tais riscos sejam gerenciados; d) propor os níveis de riscos, a fim de dar cumprimento ao art. 16;

e) fomentar estudos e analisar sugestões relacionadas ao gerenciamento de riscos;

f) aprovar os relatórios de análise crítica e mapas de avaliação de riscos;

g) propor ações de sensibilização e capacitação sobre gestão de riscos.

§ 2° As deliberações do Comitê Gestor de Riscos serão submetidas à Presidência, no Tribunal, e às Diretorias de Foro, nas Seções Judiciárias.

Art. 18. O Comitê Gestor de Riscos do Tribunal deverá propor projeto de implantação de sistema informatizado que permita o registro, consulta e atualização das informações necessárias ao mapa de riscos.

Parágrafo único O Comitê Gestor de Riscos será o gestor do sistema, nos termos da Resolução PRES n° 293/2012.

Art. 19. Competirá aos gestores das unidades, no âmbito das respectivas competências, disseminar e dar suporte à implementação e operacionalização do gerenciamento de riscos, assim como propor aperfeiçoamento para o processo de gerenciamento de riscos, ante suas peculiaridades.

Disposições finais

Art. 20. O cumprimento dessa resolução é responsabilidade da alta Administração, dos gestores e de todos os colaboradores da Justiça Federal da 3a Região, de acordo com as respectivas competências e atribuições.

Art. 21. As solicitações de alteração das estruturas organizacionais deverão ser sustentadas por evidências de regularidade de análise, monitoramento e avaliação dos respectivos processos de trabalho.

Art. 22. Caberá à Diretoria-Geral do Tribunal e às Diretorias dos Foros das Seções Judiciárias de São Paulo e de Mato Grosso do Sul, manter programa regular de capacitação para gestores e demais atores envolvidos na gestão dos processos de trabalho e no gerenciamento de riscos, no âmbito da Justiça Federal da 3a Região. Art. 23. Caberá à Assessoria de Desenvolvimento Integrado e Gestão Estratégica (ADEG), ao Núcleo de Organização e Métodos (NUOM), da Seção Judiciária de São Paulo, e à Secretaria Administrativa da Seção Judiciária de Mato Grosso do Sul, a orientação e apoio à implantação e continuidade dos trabalhos de gestão de processos e gerenciamento de riscos.

Art. 24. Os casos omissos e as dúvidas sobre a aplicação desta resolução serão encaminhados ao Comitê Gestor de Riscos.

Art. 25. Estabelecer o prazo de 12 meses para conclusão do primeiro ciclo de gestão de processos e gerenciamento de riscos no âmbito da Justiça Federal da 3a Região, devendo cada órgão definir cronograma de trabalho.

Parágrafo único. A implantação da política de gerenciamento de riscos em projetos e no planejamento da contratação, ocorrerá até 08 de dezembro de 2017, ou conforme dispor normativo específico.

Art. 26. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Documento assinado eletronicamente por Cecília Maria Piedra Marcondes, Desembargadora Federal Presidente.

Este texto não substitui o publicado no Diário Eletrônico