Comunicado S/N (DF-SP)/2013

Comunicado 2013

Diretoria do Foro

Considerando a implantação dos serviços contratados de guarda e movimentação física do acervo arquivístico da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo,

Considerando a implantação da interface entre os sistemas informatizados da empresa contratada Prado Chaves Arquivos e Sistemas Ltda e da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo,

Considerando a necessidade de estabelecimento de norma para os novos procedimentos de arquivamento, rearquivamento e desarquivamento com os sistemas informatizados interfaceados,

Considerando que as implantações já realizadas se mostraram satisfatórias,

Comunico que a partir de 22 de julho de 2013, os procedimentos de arquivo serão de forma interfaceada, para os processos baixados, conforme abaixo elencados:

Processos judiciais (autos judiciais baixados)

Baixa e encaminhamento para arquivo

1 - deverão proceder a baixa e encaminhamento do processo judicial ao Arquivo, acompanhado de Guia de Encaminhamento por intermédio da rotina LC-BA.

2 - deverão adotar, por cautela, os procedimentos abaixo elencados, de acordo com o Comunicado da DF de 07 de março de 2012, visando preservar a segurança e integridade dos documentos que integram os autos judiciais, a saber:

1 - trocar as capas dos processos que estejam com algum tipo de dano (rasgada, cortada, envelhecida, porosa, dentre outros).

2 - prender, com bailarina, todos os documentos que eventualmente estejam soltos, visando evitar extravios.

3 - etiquetar os volumes e os apensos (documentos ou objetos), com o número do processo principal em formato de 20 dígitos.

4 - envelopar ou empacotar processos com indicação de segredo / sigilo de justiça, de modo que seu volume não ultrapasse o tamanho de uma caixa box padrão JFSP, fixando etiqueta com o número do processo em formato de código de barras em local visível, adicionando etiquetas de acordo com a quantidade de volumes e apensos,

sendo:

[TABELA, ver doc. original] 3 - na devolução do processo para rearquivamento, as Secretarias de Varas deverão proceder a baixa, emissão de Guia de Encaminhamento e remessa ao Arquivo, adotando, por cautela, os procedimentos em conformidade com o Comunicado DF, acima descrito.

Pedido de desarquivamento eletrônico

1 - os pedidos de desarquivamentos serão formulados pelas Secretarias de Varas da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo, mediante a rotina MV-PD, própria para Pedido de Desarquivamento Eletrônico. (Manual Anexo)

2 - os pedidos passarão por uma triagem pelo sistema informatizado de forma automática, ou seja:

- os processos localizados nos Arquivos terão os pedidos direcionados para a Seção de Arquivo.

- os processos localizados nos armazéns da empresa contratada, os pedidos serão remetidos automaticamente para o sistema informatizado da empresa.

3 - os processos solicitados receberão os procedimentos de acordo com sua localização, ou seja:

- processos nos Arquivos serão relacionados em Guia de Encaminhamento e enviados as Secretaria das Varas solicitantes.

- processos armazenados na empresa contratada, serão relacionados em um Protocolo de Envio e enviados diretamente às Secretarias das Varas solicitantes.

4 - as Secretarias das Varas solicitantes deverão disponibilizar servidor para receber os processos solicitados no período das 9 às 19 horas, pela obrigatoriedade da conferência e assinatura das Ordens de Serviços e Protocolos no momento da entrega pelo representante da empresa contratada.

5 - nos casos de algum impedimento material (ex.: diferenças nas quantidades, numeração incorreta, entre outros) que inviabilize o recebimento dos processos pela Secretaria de Vara solicitante, os mesmos deverão ser entregues, pelo funcionário da empresa contratada, seguindo o quanto segue:

- Capital - ao Arquivo Judiciário Central, para providências cabíveis.

- Interior - ao Administrativo do Fórum, que se encarregará de enviar ao Arquivo local para providências cabíveis. Pacotes administrativos

(documentos e processos administrativos)

Encaminhamento de pacotes

1 - as unidades administrativas deverão emitir Memorando, que acompanhará a caixa a ser enviada aos Arquivos, contendo:

-- descrição do conteúdo, e

-- espaço para que seja anotado o número do pacote recebido no Arquivo.

2 - emissão de formulário a ser fixado na lombada da caixa conforme estabelecido pela Ordem de Serviço n. 1, de 12 de abril de 2007 - Gestão Documental.

Solicitação de pacotes

1 - as solicitações de desarquivamentos das caixas/pacotes serão formuladas pelas Unidades Administrativas da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo, diretamente aos Arquivos, via correio eletrônico.

2 - as solicitações acima serão formalizadas junto à empresa contratada, pelos Arquivos, com indicação prévia do endereço da entrega.

3 - a caixa será relacionada em Ordem de Serviço e Protocolo de Envio a serem assinados pelo servidor da unidade solicitante, no momento da entrega, após prévia conferência.

4 - nos casos de algum impedimento material (ex.: diferenças nas quantidades, numeração incorreta, entre outros) que inviabilize o recebimento da caixa pela unidade solicitante, a mesma deverá ser conduzida, pelo funcionário da empresa contratada, seguindo o quanto segue:

- Capital - ao Arquivo Judiciário Central, para providências cabíveis.

- Interior - ao Administrativo do Fórum, que se encarregará de enviar ao Arquivo local para providências cabíveis.

Contato: Núcleo de Arquivo e Depósito Judicial

Jfsp-pwil-nudj@jfsp.jus.br

São Paulo, 01 de julho de 2013.

PAULO CÉSAR CONRADO

Juiz Federal Diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo

Este texto não substitui o publicado no Diário Eletrônico