Ordem de Serviço 4 (PR/TRF3)/2016

Ordem de serviço PRES n. 4, de 01 de junho de 2016.

Dispõe sobre a inclusão dos formulários no Sistema SEI.

A Presidente do Tribunal Regional Federal da Terceira Região, no uso de suas atribuições regimentais,

Considerando a Resolução n° 310, de 26 de novembro de 2012, da Presidência deste Tribunal, que dispõe sobre a implantação do Processo Administrativo Eletrônico (SEI) na Justiça Federal da 3a Região;

Considerando a existência de mais de um formulário, disponíveis na intranet e no sistema SEI, com a mesma finalidade;

Considerando a necessidade de otimizar a comunicação com as unidades administrativas por meio do Sistema SEI;

Considerando o expediente SEI n°  0006751-78.2016.4.03.8000,

Determina:

Art. 1° Todas as unidades administrativas que possuírem formulários na intranet do Tribunal, versão pdf, deverão providenciar sua substituição por formulário no Sistema Eletrônico de Informação -SEI, mediante abertura de chamado no callcenter de informática.

§ 1° Somente permanecerá disponibilizado na intranet do Tribunal o formulário cujo processamento não possa ser realizado via sistema SEI, após justificativa da unidade gestora.

§ 2° A Assessoria de Desenvolvimento Integrado e Gestão Estratégica - ADEG desabilitará os  formulários disponíveis na intranet, na medida em que seus correspondentes estejam disponíveis no sistema SEI.

Art. 2° A fim de dar cumprimento ao disposto no artigo 1°,  a ADEG encaminhará às unidades administrativas do Tribunal, planilha contendo os seguintes campos:

I - código do formulário, caso exista; II - nome do formulário e localização (intranet e sistema SEI, quando o caso);

III - unidade responsável;

IV - órgãos/unidades que utilizam o formulário;

V - objetivo do formulário;

VI - justificativa para manutenção do formulário na intranet, quando o caso.

Parágrafo único. As planilhas deverão ser encaminhas à ADEG, devidamente preenchidas, no prazo de 30 dias.

Art. 3° As unidades da Justiça Federal da 3a Região, nos chamados no callcenter de informática para elaboração de formulários no sistema SEI, deverão informar:

I - a inexistência de outro formulário com a mesma finalidade no sistema SEI;

II - a unidade responsável pelo formulário;

III - o nome do formulário;

IV - o motivo da criação (mencionar a norma interna/externa, quando houver);

V - os usuários do formulário (servidores, magistrados, unidades administrativas); VI - o objetivo do formulário;

VII - o layout do formulário proposto, anexando o modelo e informando os campos editáveis.

§1° As unidades gestoras deverão zelar para que não seja solicitada a elaboração de formulários sem a anuência prévia do gestor quanto ao layout ou em duplicidade, promovendo, sempre que possível, a unificação de formulários com a mesma finalidade, utilizados no Tribunal e nas Seções Judiciárias.

§2° Não sendo possível a unificação de formulários prevista no § 1°, o solicitante deverá justificar a duplicidade na abertura do chamado.

§3° As solicitações que não observarem os requisitos estabelecidos neste artigo serão devolvidas ao solicitante para complementação. Art. 4° Os formulários, no sistema SEI, serão elaborados pela Subsecretaria de Documentação e Divulgação (UDOC), observando os seguintes critérios:

I - o formulário conterá as seguintes seções:

a) cabeçalho: espaço não editável, contendo o brasão, símbolo da República Federativa do Brasil, e a identificação do órgão criador;

b) título: espaço não editável, contendo o nome do formulário e, caso necessário, a identificação da unidade gestora do formulário;

c) corpo: espaço contendo os campos editáveis e não editáveis, de acordo com o pedido da unidade solicitante;

d) rodapé: espaço contendo o número do documento e do processo;

e) assinatura: espaço destinado à assinatura do usuário, localizado no final do formulário;

II - o layout será elaborado mediante as ferramentas disponíveis no sistema, não sendo, por isso, permitida a utilização de elementos gráficos e fontes estrangeiras,

§1° O formulário somente será disponibilizado no sistema SEI após aprovação do layout pelo responsável da unidade solicitante.

§2° A identificação dos formulários, na relação de documentos do sistema SEI, será precedida da sigla "FORM".

§3° Caberá à UDOC, no prazo de 180 dias, providenciar a adequação dos nomes dos formulários existentes no sistema SEI ao padrão estabelecido no parágrafo 2° deste artigo, com base nas informações fornecidas pela ADEG a respeito dos formulários que permanecerão ativos, conforme disposto no artigo 2°.

Art. 5° Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Documento assinado eletronicamente por Cecilia Maria Piedra Marcondes, Desembargadora Federal Presidente.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.