Ordem de Serviço n. 56, de 30 de maio de 2014

Disciplina, no âmbito do TRF, as atividades técnicas e o processo de trabalho de auditorias, inspeções administrativas e fiscalizações.

O Presidente do Tribunal Regional Federal da Terceira Região, no uso de suas atribuições regimentais,

Considerando o Parecer nº 02/2013-SCI/Presi/CNJ, aprovado na 181ª Sessão Ordinária do Conselho Nacional de Justiça, realizada em 17 de dezembro de 2013;

Considerando que compete à Subsecretaria de Controle Interno (UCON), do Tribunal Regional Federal da 3ª Região, o exercício, no âmbito da Justiça Federal da 3ª Região, da fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade na gestão dos recursos públicos (artigos 70 e 74, da Constituição Federal);

Considerando as disposições contidas nas Resoluções nº 86, de 8 de setembro de 2009, e nº 171, de 1º de março de 2013, ambas do Conselho Nacional de Justiça, e na Resolução nº 85, de 11 de dezembro de 2009, do Conselho da Justiça Federal, que dispõem sobre a organização e diretrizes de funcionamento das unidades de controle interno e normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização;

Considerando o mapeamento do processo de trabalho "Realizar auditoria, inspeção administrativa e fiscalização", aprovado no processo SEI nº 0000797-22.2014.4.03.8000,

Resolve:

Art. 1º A Subsecretaria de Controle Interno (UCON), em suas atividades técnicas, deve atuar em conformidade com as orientações, disposições e metodologias próprias emanadas do Conselho Nacional de Justiça e do Conselho da Justiça Federal, e em sintonia com os padrões de órgãos de controle externo e internacionais para a prática da auditoria interna.

Art. 2º A atuação da UCON dar-se-á com base em processo de trabalho definido e documentado para a realização de auditorias, inspeções administrativas e fiscalizações, a fim de evitar que durante a realização de exames haja alteração de procedimentos. Parágrafo único. A auditoria, a inspeção administrativa e a fiscalização são assim conceituadas:

I - Auditoria: exame sistemático, aprofundado e independente para avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações e controles internos administrativos. Tem por objetivo primordial identificar e avaliar os resultados operacionais na gerência da coisa pública e o seu exercício observará os aspectos relacionados à avaliação dos programas de gestão.

II - Inspeção Administrativa: técnica de prevenção e controle utilizada para suprir omissões e lacunas de informações, esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à legalidade e à legitimidade de fatos e atos praticados por agentes responsáveis no âmbito das Unidades Gestoras da Justiça Federal da 3ª Região. Utilizada para dar resposta mais rápida em relação a questionamentos ou problemas identificados no dia a dia e para evitar preponderância da análise de 100% (cem por cento) de processos nos controles prévio, concomitante e posterior.

III - Fiscalização: técnica de controle utilizada para comprovar se o objeto dos programas institucionais: existe; corresponde às especificações estabelecidas; atende às necessidades para as quais foi definido e à legislação; guarda coerência com as condições e características pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes e permitem a avaliação dos resultados.

Art. 3º Fazem parte do processo de trabalho de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização:

I - A comunicação à unidade auditada/inspecionada/fiscalizada, antes do início dos exames, ainda que pela ciência formal, do Plano Anual de Auditoria/Inspeção Administrativa/Fiscalização aprovado pela Presidência do Tribunal.

II - Emissão de Requisição de Documentos ou Informações, quando houver necessidade de obtenção de documentos e informações durante a realização dos exames. O prazo para manifestação da unidade auditada/inspecionada/fiscalizada à Requisição de Documentos ou Informações será definido em comum acordo com o auditado / inspecionado / fiscalizado, sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução dos trabalhos, observado o prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis.

III - A elaboração da Matriz de Achados, anteriormente à emissão do relatório final da auditoria/inspeção administrativa / fiscalização, e submissão ao titular da unidade auditada/inspecionada/fiscalizada para manifestação, possibilitando-lhe apresentar esclarecimentos ou justificativas formais a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade e agir antecipadamente sobre os achados em favor da correção e clareza. Quanto à Matriz de Achados:

 a) os achados de auditoria/inspeção administrativa/fiscalização consistem em fato significativo, digno de relato pelo servidor no exercício dessa atividade, decorrem da comparação da situação encontrada com os critérios estabelecidos e devem ser devidamente comprovados por evidências e documentados por meio dos papéis de trabalho;

b) os achados são preliminares, podendo ser excluídos ou corroborados em decorrência do aprofundamento da análise ou haver a inclusão de novos achados;

c) o prazo para manifestação da unidade auditada/inspecionada/fiscalizada à Matriz de Achados será definido pela UCON, respeitado o mínimo de 10 (dez) dias;

d) antes da emissão do relatório final de auditoria/inspeção administrativa/fiscalização, poderão ser realizadas reuniões técnicas com as unidades auditadas/inspecionadas/fiscalizadas, para debate de temas específicos;

e) quando contribuir para a celeridade da execução da auditoria/inspeção administrativa/fiscalização, a Matriz de Achados pode ser substituída pelo Relatório Preliminar de Auditoria.

IV - A elaboração de Relatório de Auditoria/Inspeção Administrativa/Fiscalização, no qual constarão os resultados finais dos exames, baseados em lastro documental, e as proposições da UCON. Os resultados das auditorias/inspeções administrativas/fiscalizações serão comunicados ao Presidente do Tribunal.  V - O monitoramento das providências adotadas pelas unidades auditadas/inspecionadas/fiscalizadas para atendimento das recomendações ou propostas de encaminhamento aprovadas pelo Presidente do Tribunal ou autoridade delegada.

Art. 4º As alterações de escopo do processo de trabalho "Realizar auditoria, inspeção administrativa e fiscalização", afeto à UCON, somente poderão ser realizadas após aprovação do Presidente do Tribunal.

Art. 5º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Desembargador Federal Fábio Prieto de Souza

Presidente

Documento assinado eletronicamente por Fábio Prieto de Souza, Desembargador Federal Presidente, em 30/05/2014.

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.

Considerando que compete à Subsecretaria de Controle Interno (UCON), do Tribunal Regional Federal da 3ª Região, o exercício, no âmbito da Justiça Federal da 3ª Região, da fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade na gestão dos recursos públicos (artigos 70 e 74, da Constituição Federal).