Ordem de Serviço 1 (DF-SP)/2012

ORDEM DE SERVIÇO Nº 01/2012 - DIRETORIA DO FORO

O DOUTOR CIRO BRANDANI FONSECA, JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO E CORREGEDOR PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,

CONSIDERANDO que o Programa de Gestão Documental visa preservar as ações judiciais transitadas em julgado e demais documentos que constituem a memória da Instituição, bem como racionalizar o arquivamento,

CONSIDERANDO o elevado custo para guarda de documentos e ausência de espaço nos arquivos das Subseções Judiciárias da Justiça Federal de 1º Grau - Seção Judiciária de São Paulo,

CONSIDERANDO a Resolução nº 23, de 19 de setembro de 2008, que revogou as Resoluções nº 217, de 22 de dezembro de 1999, nº 359, de 29 de março de 2004 e nº 393, de 20 de setembro de 2004, todas do Conselho da Justiça Federal - CJF,

RESOLVE:

Art. 1.º Instituir, no âmbito desta Seção Judiciária, a Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental, nos termos do art. 26 da Resolução nº 23/2008 - CJF, a ser composta por servidores e, no mínimo, três magistrados consultores.

§ 1.º A designação dos membros e o período de sua atuação serão feitos por ato da Diretoria do Foro.

§ 2.º Fica a critério da Diretoria do Foro designar magistrados coordenadores ou magistrado presidente da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental.

Art. 2.º À Comissão Permanente compete: I. propor à Diretoria do Foro os procedimentos necessários à constituição das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental;

II. apresentar propostas visando a criação de um sistema de gestão eletrônica de documentos;

III. definir procedimentos quanto à guarda de sentenças e outros documentos constantes dos autos de ações judiciais transitadas em julgado;

IV. propor as alterações no sistema de movimentação processual visando sua adequação às normas pertinentes à matéria e a padronização das anotações a serem lançadas no sistema;

V. propor ações de capacitação sobre o Programa de Gestão Documental;

VI. solicitar ao Tribunal Regional Federal da Terceira Região listagem de ações judiciais transitadas em julgado que foram precedentes de Súmulas;

VII. autuar e processar os expedientes administrativos de eliminação de autos de ações judiciais transitadas em julgado da Seção Judiciária de São Paulo e de documentos administrativos da 1.ª Subseção Judiciária;

VIII. elaborar e publicar Editais de Eliminação, facultando às partes solicitar, no prazo de 45 dias, os autos de ações judiciais transitadas em julgado, passíveis de eliminação;

IX. auxiliar as Subseções na efetiva eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado e documentos administrativos, destinando-os para fragmentação;

X. propor novos procedimentos para a guarda permanente dos autos de ações judiciais e documentos administrativos de forma a facilitar os trabalhos das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental;

XI. analisar propostas de guarda definitiva feitas por magistrados e decidir sobre seu acolhimento e;

XII. exercer as atribuições das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental no que diz respeito às ações da 1.ª Subseção Judiciária.

Art. 3.º Estabelecer Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental nas Subseções Judiciárias do interior, para análise, classificação e separação de ações judiciais transitadas em julgado e demais documentos de guarda permanente ou passíveis de eliminação. § 1.º Cada Comissão será composta por, no mínimo, dois juízes consultores, presidida por um deles, e servidores com conhecimento jurídico, sendo um deles de notório saber sobre a história da região.

§ 2.º Para as Subseções com apenas uma Vara ou Vara-Gabinete, a Comissão poderá ser composta por apenas um juiz consultor, além dos servidores citados no parágrafo anterior.

§ 3º A indicação, alteração ou exclusão dos juízes consultores presidentes das Comissões Setoriais será feita por ato da Diretoria do Foro, e, no caso dos demais membros, por ato do presidente da respectiva Comissão.

Art. 4.º Às Comissões Setoriais compete:

I. separar as ações judiciais transitadas em julgado de guarda permanente das passíveis de eliminação relacionada nas listagens enviadas pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental;

II. proceder à triagem das ações judiciais transitadas em julgado e demais documentos administrativos, por meio de verificação individualizada, separando aqueles passíveis de eliminação, de acordo com os critérios estabelecidos pelo CJF;

III. proceder à analise histórica das ações judiciais transitadas em julgado consideradas passíveis de eliminação, separando os casos relevantes à memória institucional, classificando-as como de guarda permanente;

IV. elaborar listagens das ações judiciais transitadas em julgado passíveis de eliminação e enviá-las à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental; V. analisar se as ações judiciais transitadas em julgado consideradas como passíveis de eliminação possuem os registros necessários no sistema de movimentação processual, procedendo, se o caso, as anotações definidas pela Comissão Permanente;

VI. registrar as ações judiciais transitadas em julgado classificadas como de guarda permanente no sistema de movimentação processual;

VII. após autorização para o desfazimento, acompanhar os procedimentos necessários à eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado, procedendo o registro de eliminação no sistema informatizado de Gestão Documental e;

VIII. autuar expediente administrativo e expedir edital de eliminação para os documentos administrativos.

Art. 5.º Ficam convalidados os atos normativos relacionados ao Programa de Gestão Documental expedidos até a data de publicação desta Ordem de Serviço.

Art. 6.º Ficam revogadas as Ordens de Serviço nº 02, de 12/04/2007, nº 04, de 24/07/2007, nº 03, de 26/05/2008 e nº 08, de 17/10/2008, todas desta Diretoria do Foro.

Art. 7.º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

São Paulo, 28 de maio de 2012.

CIRO BRANDANI FONSECA

Juiz Federal Diretor do Foro

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.