Ordem de Serviço 7 (DF-SP)/2009

ORDEM DE SERVIÇO N.º 07, de 11 de maio de 2009.

Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos administrativos e facultativos, pelas unidades geradoras.

A DOUTORA RENATA ANDRADE LOTUFO, JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições regulamentares e,

CONSIDERANDO a Resolução n. 23, de 19 de setembro de 2008, do E. Conselho da Justiça Federal - CJF, em Brasília, que estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º Graus e institui o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT;

CONSIDERANDO a previsão contida no Provimento n. 64, de 28 de abril de 2005, da E. Corregedoria-Geral da Justiça Federal da 3ª. Região, que institui livros e pastas obrigatórios para a guarda dos documentos ali especificados, sob a responsabilidade dos Juízos Federais, bem como autoriza a manutenção de livros facultativos para guarda de outros documentos de conveniência do Juízo (art. 235, parágrafo único);

CONSIDERANDO a implementação do Programa de Gestão Documental na Seção Judiciária de São Paulo, por intermédio da Ordem de Serviço nº 2, de 12 de abril de 2007, da Diretoria do Foro, a qual autoriza, em seu art. 3º, o envio somente dos livros e pastas obrigatórios relacionados no Provimento COGE n. 64/05, para as unidades de

arquivo; CONSIDERANDO a necessidade de otimizar a eliminação dos documentos relacionados no PCTT como de imediata eliminação pelas unidades geradoras, na forma prevista no art. 12 da Resolução CJF n. 23/2008, bem como de viabilizar a eliminação de documentos facultativos gerados pelas Varas Federais e Unidades de Apoio Judiciário;

CONSIDERANDO que a eliminação de documentos deve atender a critérios de responsabilidade social e preservação ambiental, na forma estabelecida no art. 15 da referida Resolução;

RESOLVE determinar:

Art. 1º. São passíveis de eliminação com fulcro nesta Ordem de Serviço, obrigatoriamente, os documentos previstos no art. 12 da Resolução CJF n. 23/2008, e, a critério do Juízo Federal, os documentos facultativos gerados pelas Varas Federais e Unidades de Apoio Judiciário.

Parágrafo único. Consideram-se documentos facultativos, para efeito de eliminação, aqueles que, embora convenientes à unidade geradora, não encontram previsão específica no PCTT, e não se inserem no rol de documentos obrigatórios estipulado pelo Provimento COGE n. 64/2005.

Art. 2º. A unidade geradora, responsável pela triagem e disponibilização dos documentos passíveis de eliminação, deverá depositá-los em caixas especialmente reservadas à coleta seletiva, localizadas em cada unidade, visando a posterior fragmentação.

Parágrafo único. As áreas de Apoio Administrativo são responsáveis pelo fornecimento e acomodação das caixas coletoras, em cada unidade geradora, as quais serão obrigatoriamente identificadas com o cartaz da gestão documental disponibilizado pela Seção de Avaliação de Documentos vinculada ao Núcleo de Apoio Judiciário - NUAJ.

Art. 3º. O material descartado depositado nas caixas coletoras será encaminhado pela unidade geradora, sempre que necessário, às áreas responsáveis pela sua fragmentação e eliminação, mediante reciclagem e destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos (art. 15 da Resolução CJF n. 23/08).

Parágrafo único. São áreas responsáveis pela fragmentação e eliminação:

a) as de Apoio Administrativo, em relação aos Fóruns Federais situados na 1ª Subseção Judiciária de São Paulo;

b) as de Arquivo, Depósito Judicial e Gestão Documental, relativamente aos Fóruns Federais situados nas demais Subseções Judiciárias do Estado de São Paulo.

Art. 4º. O produto obtido após a fragmentação será pesado e o resultado apurado deverá ser informado, no prazo de 5 (cinco) dias, à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental, via e-mail, no endereço postal eletrônico jfspadm-cpagd@jfsp.jus.br.

Art. 5º. Recomenda-se às unidades geradoras que promovam o registro do procedimento de eliminação adotado, com especificação do material descartado, por intermédio de certidão lavrada pelo servidor responsável, a ser arquivada em livro ou pasta indicada pelo Juízo Federal.

Art. 6º. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

São Paulo, 11 de maio de 2009.

RENATA ANDRADE LOTUFO

Juíza Federal Diretora do Foro

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.