Ordem de Serviço 5 (DF-SP)/2009
Outros
30/04/2009
07/05/2009
DE JF 3 REGIÃO - ADM, n. 82, p. 18-21. Data da disponibilização: 07/05/2009. Data da publicação: 1º dia útil seguinte ao da disponibilização no Diário da Justiça Eletrônico. (Lei 11419/2006).
Dispõe sobre as atribuições da Seção de protocolo Administrativo - SUPV - e dá outras providências.
ORDEM DE SERVIÇO Nº 05/2009 - DIRETORIA DO FORO
Dispõe sobre as atribuições da Seção de Protocolo Administrativo - SUPV - e dá outras
providências.
A DOUTORA RENATA ANDRADE LOTUFO, JUÍZA FEDERAL DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE
DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU - SEÇÃO
JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,
CONSIDERANDO a criação da Seção de Protocolo Administrativo - SUPV, subordinada ao Núcleo
de Comunicações, Protocolo e Serviços Administrativos - NUPS - da Subsecretaria de
Serviços Gerais - USEG - da Secretaria Administrativa da Diretoria do Foro desta Seção
Judiciária de São Paulo, pela Resolução nº 321, de 25/02/2008, alterada pelas Resoluções
nº. 329, de 16/04/2008, nº. 338, de 16/06/2008, nº. 361, de 09/02/2009, e nº. 364, de
20/02/2009, todas do Conselho da Justiça Federal da Terceira Região,
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar o funcionamento da SUPV e o recebimento de
documentos, processos e expedientes pela Administração Central da Seção Judiciária de São
Paulo,
RESOLVE:
Art. 1º O recebimento de processos, expedientes e documentos externos endereçados à
Administração Central da Seção Judiciária de São Paulo obedecerá ao disposto nesta Ordem
de Serviço.
Art. 2º A Seção de Protocolo Administrativo - SUPV - funcionará na Rua Líbero Badaró, nº.
73, Anexo II, Térreo, Centro, São Paulo/SP, de segunda a sexta-feira, no horário das 11 às
19h00.
Art. 3º Serão recebidos pela Seção de Protocolo Administrativo todos os processos
administrativos, expedientes e documentos externos endereçados às áreas da Administração
Central da Seção Judiciária de São Paulo, entregues diretamente no balcão dentro do
horário de expediente, enviados pelo malote, Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos -
ECT ou via aparelho de fac-símile localizado na Seção.
parágrafo 1º Para os fins desta Ordem de Serviço, os documentos diversos dirigidos à
Administração pelos magistrados e servidores da Justiça Federal são considerados
expedientes externos.
parágrafo 2º Fica vedado o recebimento de quaisquer processos administrativos, expedientes
ou documentos externos diretamente pelas áreas destinatárias, ressalvados e-mail, fac
símile, a hipótese do art. 16, III, desta Ordem de Serviço, as correspondências que devam
ser entregues pela ECT diretamente ao destinatário pelo serviço Mão Própria e os casos
excepcionais que serão apreciados pela autoridade destinatária ou pelo servidor
responsável pela área, observando as disposições dos parágrafos seguintes.
parágrafo 3º Se entender que se trata de hipótese de recebimento do processo
administrativo, expediente, ou documento externo diretamente, a autoridade destinatária ou
o servidor responsável pela área destinatária nele lançarão despacho ou certidão em folha
que lhe será anexada, com justificativa, data, hora, assinatura e nome legível do
recebedor.
parágrafo 4º Não serão remetidos à Seção de Protocolo Administrativo os expedientes,
processos administrativos e documentos recebidos diretamente pelas áreas de destino.
Art. 4º Todos os documentos e expedientes serão obrigatoriamente apresentados pelo
interessado para protocolo, capeados por memorando, ofício, requerimento, petição ou outro
instrumento de encaminhamento, exceto se o próprio expediente/documento constituir-se em
tais peças.
parágrafo 1º A fim de facilitar o acesso à Administração e agilizar os trabalhos, será
disponibilizado na intranet, internet e nos balcões de protocolo, formulário para
protocolo de correspondências a ser preenchido pelo interessado no ato do protocolo, se
for o caso, conforme modelo constante do ANEXO desta Ordem de Serviço.
parágrafo 2º Os documentos que estejam em desacordo com este artigo serão recusados pelo
serviço de protocolo e devolvidos ao interessado ou portador.
Art. 5º Fica dispensada a providência do artigo anterior nos casos de expedientes e
processos administrativos devidamente autuados e encaminhados com despachos ou decisões.
Art. 6º Independem de protocolo administrativo:
I - os expedientes e processos administrativos mencionados no artigo anterior;
II - as mensagens recebidas por e-mail e seus anexos, cujas data e hora de recebimento são
aquelas registradas pelo sistema de correio eletrônico e deverão ser acusadas pela área
que as receber, no verso do documento, com identificação legível do servidor responsável;
III - os expedientes recebidos via fac-símile, cujas data e hora de recebimento são
aquelas constantes da autenticação dada pelo próprio equipamento recebedor do fax em folha
que integra o documento transmitido e faz prova do recebimento, salvo eventual imprecisão
na configuração do aparelho, que deverá ser certificada pelo servidor responsável; IV -
ofícios encaminhando à Diretoria do Foro cartas de ordem, rogatórias, precatórias e outros
autos judiciais, para distribuição;
V - telegramas, cujas datas de recebimento, salvo certidão do servidor responsável em
contrário, será a mesma data de expedição.
1º Nos casos de processos e de expedientes administrativos já autuados, o recebimento será
feito pela área destinatária por meio de termo próprio lavrado nos autos.
2º Os processos, expedientes e documentos não sujeitos ao protocolo administrativo serão
encaminhados ao destino pela área de Comunicação.
3º Para os fins do parágrafo anterior, as correspondências equivocadamente entregues à
SUPV serão encaminhadas à Comunicação com uso do sistema de comunicação, por guia de
remessa ou outro documento de controle, conforme o caso.
Art. 7º O protocolo realizado pela SUPV será eletrônico, por meio de rotina própria, que
permitirá o lançamento de comprovante de protocolo no anverso da primeira folha do
requerimento, memorando, ofício, petição ou outro instrumento de encaminhamento, contendo
o número seqüencial do protocolo, data e horário de recebimento. parágrafo 1º O protocolo
será lançado no ato do recebimento do documento no balcão, ou até o dia útil seguinte à
data
em que recebido na Seção de Protocolo, se remetido via malote ou Correios.
parágrafo 2º Em nenhuma hipótese serão aceitos pela Seção de Protocolo Administrativo
documentos ou expedientes em confiança, para serem protocolados posteriormente.
parágrafo 3º Será fornecido comprovante do protocolo ao interessado que para esse fim
apresente cópia do respectivo requerimento, memorando, ofício, petição ou outro
instrumento de encaminhamento.
Art. 8º Até que sejam implementadas as condições necessárias ao funcionamento do protocolo
eletrônico, será utilizada a chancela mecânica para os fins do artigo anterior.
Art. 9º Serão abertos pela Seção de Protocolo Administrativo os envelopes endereçados à
Administração Central, recebidos via malote e via Correios. Parágrafo único. Serão
devolvidas as vias dos documentos ou expedientes recebidos via malote, com o recibo do
protocolo dado pela SUPV, independentemente de colocação em envelope, desde que fique
devidamente identificado o endereço do interessado para a entrega.
Art. 10 O envelope recebido via malote ou via Correios identificado como tendo conteúdo
confidencial/sigiloso, observará o seguinte procedimento:
I - o envelope não será aberto pela Seção de Protocolo Administrativo;
II - o servidor da SUPV preencherá o formulário para recebimento de protocolo (ANEXO) com
as referências constantes da parte externa do envelope, lançará o protocolo no formulário
e o grampeará na parte frontal do envelope;
III - o envelope, com o formulário anexado, será encaminhado fechado à área de destino;
IV - a área destinatária abrirá o envelope e anexará o formulário ao documento recebido,
do qual passará a fazer parte integrante;
V - caso entenda necessário, a área destinatária poderá detalhar o conteúdo do envelope,
em área própria constante do formulário.
Parágrafo único. Se não constar do envelope a informação de sigilo, mas ao abri-lo
verificar a SUPV a existência desse dado no documento ou expediente, o invólucro será
imediatamente fechado e remetido ao destino com certificação do ocorrido no verso do
formulário indicado no item II e cumprimento das providências descritas nos itens I a IV.
Art. 11 O envelope de conteúdo confidencial que for entregue diretamente pelo interessado
no balcão da Seção de Protocolo Administrativo, será aberto e procedido o protocolo na
forma desta Ordem de Serviço. Parágrafo único. Depois de cumpridas as formalidades para o
protocolo, o envelope será novamente e imediatamente fechado e assim será encaminhado à
área de destino, ou restituído ao portador, se se tratar da hipótese do 2º do art. 4º.
Art. 12 Entre o recebimento pela Administração e o regular processamento que venham a
receber nas áreas de destino, os expedientes, processos administrativos e documentos não
poderão ser confiados a terceiros sob quaisquer pretextos, nem a eles serão anexados ou
deles retirados documentos.
Art. 13 Os documentos e expedientes recebidos pela Seção de Protocolo Administrativo serão
encaminhados aos destinatários até as 19h00 do dia útil imediatamente seguinte, mediante
expedição de guia de remessa.
parágrafo 1º Os envelopes de conteúdo sigiloso e as correspondências mencionadas nos
incisos I e III do art. 6º desta Ordem de Serviço, serão entregues às áreas destinatárias
no mesmo dia do recebimento pela SUPV.
parágrafo 2º O responsável pela Seção de Protocolo Administrativo providenciará a remessa
imediata à área de destino dos documentos, expedientes e processos administrativos
identificados como sendo de caráter urgente, observando, também, o disposto nos incisos I
e II do art. 16.
Art. 14 Os originais dos documentos recebidos anteriormente via fac-símile ou por e-mail
(escaneamento), serão protocolados pela SUPV, desde que atendidos os requisitos dos
artigos 3º e 4º desta Ordem de Serviço.
Art. 15 Antes de protocolar os documentos, a SUPV verificará a inteireza das peças, assim
como se os documentos mencionados como anexos estão efetivamente anexados, certificando
eventual irregularidade, que será objeto de análise e providências pela área destinatária.
Art. 16 O recebimento de documentos destinados ao Núcleo de Compras, Licitações e
Contratos - NULC - e às suas Seções observará o disposto nos artigos precedentes, com as
seguintes ressalvas:
I - a Seção de Protocolo Administrativo entregará imediatamente os documentos recebidos e
endereçados ao NULC ou às suas Seções;
II - na impossibilidade circunstancial de fazer a entrega mencionada no item anterior, a
SUPV avisará o servidor responsável na área destinatária para que retire o documento;
III - os termos de contrato e seus aditivos serão devolvidos pelas contratadas diretamente
ao servidor responsável na área destinatária, independentemente de protocolo pela SUPV;
IV - o NULC informará, por escrito, à Seção de Protocolo Administrativo, sobre a
realização de licitações nas modalidades para as quais deva ser mantido, até o momento
oportuno, o sigilo do conteúdo dos envelopes a serem entregues pelas licitantes;
V - na pendência das licitações mencionadas no item anterior, todos os envelopes que sejam
entregues fechados à SUPV e estejam endereçados ao NULC ou às suas Seções, receberão o
tratamento descrito no art. 10, itens I a IV.
Art. 17 Os Protocolos Integrados da Seção Judiciária de São Paulo estão autorizados a
receber e conceder protocolo aos expedientes, documentos e processos endereçados à
Administração Central, observando as disposições dos artigos 3º, 4º, 5º, 6º, 7º, 11, 12,
14, 15 e 19 desta Ordem de Serviço.
parágrafo 1º As correspondências recebidas nos termos do caput serão cadastradas no
sistema de comunicações em uso, colocadas em envelope único endereçado à Seção de
Protocolo Administrativo - SUPV, identificado com a expressão Protocolo Integrado, e
encaminhadas pelos Protocolos Integrados às áreas de Comunicações dos Fóruns até o
primeiro dia útil seguinte às datas dos protocolos.
parágrafo 2º Os Protocolos Integrados encaminharão em seus envelopes originais, dentro do
envelope único mencionado no parágrafo anterior, as correspondências confidenciais
recebidas nos termos do art. 11 desta Ordem de Serviço. parágrafo 3º A guia de remessa do
sistema de comunicações, assim como a respectiva etiqueta, serão colocadas na parte
externa do envelope único citado no 1º e dentro dele seguirá a guia de remessa do
protocolo.
parágrafo 4º As áreas de Comunicações dos Fóruns remeterão os envelopes à SUPV no primeiro
malote seguinte às datas em que os receber.
parágrafo 5º Ao receber os envelopes dos Protocolos Integrados, a SUPV abrirá aqueles que
não forem de conteúdo confidencial e encaminhará todas as correspondências às áreas
destinatárias, sem novo protocolo, na forma do disposto no art. 13.
Art. 18 Os cadastramentos no SISPRA - Sistema de Acompanhamento de Controle dos Processos
Administrativos - serão feitos pelas áreas destinatárias d os respectivos documentos.
parágrafo 1º As áreas que não dispuserem de impressora apropriada à data da publicação
desta Ordem de Serviço, e até que sejam devidamente equipadas, depois de fazerem os
cadastramentos no SISPRA remeterão eletronicamente, via sistema, os textos das respectivas
etiquetas para impressão na máquina instalada na SUPV.
parágrafo 2º Caso não sejam retiradas pelas áreas destinatárias, as etiquetas impressas
serão entregues pela SUPV no final do dia.
Art. 19 Os números de cadastramento no SISPRA serão seqüenciais, fornecidos e controlados
pela SUPV, sem prejuízo da implementação do controle automático pelo próprio sistema,
desde que viabilizadas as condições técnicas para tanto. Art. 20 Os formulários para os
requerimentos de interesse dos servidores deverão ser apresentados devidamente preenchidos
à Seção de Protocolo e a verificação da regularidade do preenchimento, assim como dos
requisitos e documentos exigidos em cada caso, é de responsabilidade da área de destino.
Art. 21 O usuário que formular pedido para que a Administração extraia cópias
autenticadas, com o fim de instruir os documentos ou expedientes a serem protocolados,
será encaminhado pela Seção de Protocolo Administrativo à área destinatária, antes do
lançamento do protocolo.
Parágrafo único. Após tomar as providências cabíveis nos termos legais, a área
destinatária orientará o usuário a retornar à SUPV para protocolização da peça, observado
o disposto no art. 3º, 2º, desta Ordem de Serviço.
Art. 22 A Secretaria Administrativa providenciará o necessário para o integral cumprimento
e divulgação desta Ordem de Serviço.
Art. 23 Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 30 de abril de 2009
RENATA ANDRADE LOTUFO
JUÍZA FEDERAL
DIRETORA DO FORO
ANEXO DA ORDEM DE SERVIÇO Nº 05/2009-DIRETORIA DO FORO
Formulário para protocolo de correspondência
(Preenchimento em duas vias )
DE:
PARA:
ASSUNTO (COM ESPECIFICAÇÃO DOS ANEXOS):
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São Paulo, _______/_______/_______
Assinatura do interessado, portador ou do servidor responsável
Nome legível: ______________________________________________
RF (em caso de preenchimento pela SUPV): _____________________
Para uso da área destinatária:
(Nome, assinatura e RF do servidor):
Este texto não substitui o publicado no DE TRF3 - ADM