Ordem de Serviço 13 (PR/TRF3)/2008

ORDEM DE SERVIÇO Nº 13, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2008

Dispõe sobre os procedimentos para arquivo de documentos e processos judiciais e administrativos.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

 CONSIDERANDO a necessidade de agilizar e uniformizar os procedimentos desenvolvidos pela Divisão de Arquivo e Gestão Documental, em face do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, previsto na Resolução nº 23 do E. Conselho da Justiça Federal, de 19 de setembro de 2008,

 R E S O L V E:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos para o arquivamento dos documentos institucionais produzidos no exercício das atribuições jurisdicionais e administrativas para arquivo na Divisão de Arquivo e Gestão Documental - DAGE. § 1º A avaliação e classificação dos documentos administrativos para arquivo obedecerá os requisitos constantes do

Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT, bem como aos demais prazos e condições fixados pelo Conselho de Justiça Federal. § 2º O arquivamento de processos judiciais obedecerá a Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal e demais orientações do Conselho de Justiça Federal. Art. 2º No primeiro arquivamento, os processos judiciais deverão ser enviados à Divisão de Arquivo e Gestão Documental acompanhados do formulário Lista de Verificação de Pendências Processuais Impeditivas da Baixa Definitiva de Processos e da respectiva Guia de Remessa. § 1º Os processos serão remetidos em pacotes de 18 cm no máximo, condizentes com as medidas das caixas onde serão acondicionados, sendo que cada pacote deverá ter sua guia de remessa correspondente. § 2º Os processos relativos às ações pertencentes ao período de 1890 a 1973 e aqueles classificados pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental como sendo destinados à guarda permanente serão digitalizados e, portanto, não estão sujeitos às restrições de embalagem previstas no parágrafo anterior, podendo ser enviados separadamente. Art. 3º Os processos judiciais sobrestados serão encaminhados separadamente, observado o disposto no § 1º do artigo anterior, com a informação de "SOBRESTADO" nas guias de remessa. Art. 4º A solicitação de desarquivamento será encaminhada por meio eletrônico à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE@trf3.jus.br), contendo o nome do solicitante, sigla do setor solicitante, ramal, número do processo e o número da caixa do arquivo, que poderá ser obtido por meio de consulta no SIAPRO - Sistema Informatizado de Acompanhamento Processual. Parágrafo único. Os processos desarquivados deverão ter as fases de recebimento e remessa alimentadas no SIAPRO, pelo setor correspondente. Art. 5º Para rearquivamento, os processos judiciais serão encaminhados à Divisão de Arquivo e Gestão Documental acompanhados de guia de remessa, acondicionados em pacotes sem restrição de medidas. Art. 6º Os processos e documentos administrativos, em seu primeiro arquivamento, deverão ser acompanhados do formulário Remessa de Documentos para Arquivo, devidamente preenchido. § 1º Os documentos e processos administrativos deverão ser acondicionados em caixa-arquivo (caixa polionda para arquivo morto, 36cm X 24cm X 14cm), de modo que seu conteúdo não exceda a capacidade de armazenamento, devendo ser lacrada com fita adesiva incolor. § 2º Na tampa da caixa arquivo deverá ser afixada etiqueta de identificação, na qual constará o número seqüencial atribuído à caixa pelo setor remetente, a sigla do setor remetente e a data da remessa. Art. 7º A solicitação de desarquivamento de processos e documentos administrativos será encaminhada por meio eletrônico à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE@trf3.jus.br), contendo nome do solicitante, sigla do setor solicitante, ramal, número da caixa-arquivo, número da remessa constante no formulário Remessa de Documentos para Arquivo e a data da realização da remessa à DAGE. Art. 8º Para rearquivamento, os processos e documentos administrativos serão encaminhados à Divisão de Arquivo e Gestão Documental, nas suas respectivas caixas, bastando o registro da devolução pelo Setor de Arquivamento. Art. 9º Os documentos e processos judiciais e administrativos solicitados serão trazidos do Arquivo Geral em dias da semana previamente determinados, ficando disponíveis para retirada pela área solicitante no local indicado pela Divisão de Arquivo e Gestão Documental. Art. 10. As informações sobre Gestão Documental podem ser acessadas no link Gestão Documental, na intranet deste Tribunal. Art. 11. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação. P

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se. MARLI FERREIRA Presidente

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.