Instrução Normativa 32-01 (PR/TRF3)/1995

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 32 - 01

Sistema: PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS

Subsistema: SUPRIMENTO DE FUNDOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

I - REFERÊNCIA:

1 - Lei nº 8666, de 21/06/93, Resolução nº 108, de 15/10/93, do Supremo Tribunal Federal, Resolução nº 39, de 25/09/91, do Conselho da Justiça Federal, Execução Financeira (Realização de Despesa por Suprimento de Fundos), de 30/08/91, do Departamento do Tesouro Nacional e Ofício nº 031/93, de 16/06/93, da área de Controle Interno e Auditoria.

2- Instruções Normativas nº 007, de 19/03/90 e nº 35, de 21/09/92, ambas do Tribunal Regional Federal da 3ª Região.

II - CONVENÇÕES:

Nesta IN são denominados:

a) O Tribunal Regional Federal da 3ª Região é mencionado como Tribunal ou TRF.

b) Áreas, as unidades da estrutura da organização;

c) Dirigentes, os titulares de área (Divisão, Núcleo);

d) Autoridade Responsável (Diretor de Secretaria ou outro por delegação).

III - OBJETIVO: Estabelecer políticas e procedimentos para a concessão de suprimento de fundos e respectiva prestação de contas.

IV - CONCEITO:

1 - Suprimento de Fundos é a forma de tornar disponível o numerário necessário ao pagamento de despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

2 - Prestação de Contas é a forma de comprovar o pagamento das despesas realizadas mediante suprimento de fundos.

V - DIRETRIZES:

1 - O Ordenador de Despesas é plenamente responsável pela decisão de conceder o Suprimento de Fundos, inclusive quanto ao seu valor, de acordo com esta IN e o limite estabelecido no inciso II, do art. 24, da Lei nº 8666, de 21/06/93, ou lei superveniente.

2 - O Presidente, no Tribunal, e o Juiz Diretor do Fôro, nas Seções Judiciárias, podem autorizar a pagar outras despesas, urgentes e inadiáveis, desde que justificada por este, a inviabilidade de sua realização pelo processo normal de despesas públicas.

3 - As despesas de que trata esta IN, somente serão realizadas após o recebimento do numerário pelo responsável.

VI - POLÍTICAS:

1 - O Suprimento de Fundos é solicitado por Dirigente da área onde a despesa será realizada e concedida pelo Ordenador de Despesas a servidor em efetivo exercício do cargo, para realizar e pagar despesas, conforme os casos abaixo:

a) viagem a serviço, com utilização de veículo oficial, pela área de Transporte;

b) compra de materiais e de serviços de pequeno vulto e pronto pagamento em espécie, pela área administrativa necessitada, condicionada à:

- inexistência, temporária ou eventual, nas áreas de Almoxarifado, Depósito ou Farmácia, do material ou medicamento;

- impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material.

GENERALIDADES - Módulo 01 c) taxa de inscrição em cursos, congressos, simpósios e afins, pela área de Treinamento.

2 - O Suprimento de Fundos não é concedido para:

a) aquisição de material permanente nem de material que implique qualquer outra mutação patrimonial classificada como despesa de capital;

b) Dirigentes de áreas de Finanças, de Almoxarifado e de Bens;

c) servidor que não esteja em efetivo exercício nem para colaboradores sem vínculo empregatício;

d) servidor em alcance;

e) detentor de dois suprimentos de fundos.

3 - A Solicitação de Suprimento de Fundos (SSF), após autorização do Ordenador de Despesas, é analisada e, o numerário é liberado pela área de Finanças, que considera se:

a) o solicitante tem prestação de contas pendente;

b) há compatibilidade entre o objetivo da despesa a ser realizada e a classificação econômica;

c) há saldo disponível.

4 - Comprovante de despesa é o original legível, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, de um dos seguintes documentos:

a) nota fiscal emitida pelo fornecedor do material ou prestador do serviço, contra o Tribunal ou Seção Judiciária, devidamente quitada;

b) comprovante de pedágio.

5 - O servidor (suprido) dispõe dos seguintes prazos: a) 60 dias, no máximo, para a utilização do numerário;

b) 15 dias, no máximo, para prestar contas, após o término do prazo de aplicação, independentemente do valor já gasto;

c) na data fixada para prestar contas, na solicitação formal, por parte da área de Finanças.

SUPRIMENTO DE FUNDOS - Módulo 02

1 - A área solicitante:

01.1 - Emite a "Solicitação de Suprimento de Fundos" - SSF, em 3 vias, no mínimo 3 dias úteis antes da data prevista da realização da despesa.

01.2 - No objetivo deve ser especificada a finalidade a que se destina a SSF, tais como aquisição de material de consumo, contratação de serviços, taxa de cursos, congresso, seminário, despesas de viagens etc.

01.3 - Submete a SSF à área de finanças para avaliação da disponibilidade orçamentária.

01.4 - Recebe da área de finanças a 2ª via da SSF com a informação do numerário disponível.

2 - O Ordenador de Despesas:

02.1 - Recebe a SSF e analisa a necessidade e conveniência da solicitação.

02.2 - Aprova, se for o caso, e expede Portaria.

02.3 - Envia a SSF aprovada à área de finanças, com cópia da Portaria. 3 - A área de Finanças:

03.1 - Recebe a SSF e verifica disponibilidade orçamentária.

03.1.1 - Havendo, define o programa de trabalho, deduz o valor e retém a 3ª via da SSF.

03.3.2 - Não havendo, devolve ao solicitante

03.2 - Recebida a SSF aprovada e a Portaria publicada, emite Nota de Empenho - NE, e Ordem Bancária.

03.3 - Informa à área solicitante as providências tomadas através da 2ª via da SSF.

03.4 - Arquiva o original da SSF no processo, até receber a respectiva prestação de contas.

PRESTAÇÃO DE CONTAS - Módulo 03

1 - O responsável pelo Suprimento de Fundos (suprido):

01.1 - Realiza e paga a despesa e obtém o "atesto" do servidor diretamente interessado, de que o material foi recebido ou o serviço executado.

01.2 - Emite:

a) "Prestação de Contas de Suprimento de Fundos" - PCSF - em 3 vias, discriminando todas as despesas realizadas;

b) Deposita o saldo a restituir, à conta tipo "C", do TRF ou Seção Judiciária.

01.3 - Rubrica todos os comprovantes de despesas.

01.4 - Anexa os documentos abaixo, com as vias respectivas, na seguinte ordem:

a) PCSF - 3 vias;

b) comprovante de depósito;

c) comprovantes de despesa, em ordem cronológica;

d) extrato da conta bancária.

01.5 - Entrega a prestação de contas ao Dirigente da área.

01.5.1 - O Dirigente deverá conferir e assinar a declaração da PCSF e observar se há compatibilidade efetiva da Prestação de Contas com o objetivo para o qual foi destinado o suprimento.

01.5.2 - Encaminha os documentos à Autoridade Responsável.

2 - Autoridade Responsável:

a) aprova a PCSF e encaminha à área de finanças;

b) não aprova, devolve ao dirigente para ser refeita.

3 - A área de Finanças:

03.1 - Confere os valores e a devolução, se houver.

03.2 - Emite Nota de Lançamento baixando a Conta de Suprimento de Fundos.

03.3 - Encaminha o processo completo ao Controle Interno.

03.4 - Devolve ao suprido através do titular da área, a 2ª via da Prestação de Contas de Suprimento de Fundos devidamente quitada.

DISPOSIÇÕES FINAIS - Módulo 04