Ordem de Serviço 2 (DF-SP)/2007

ORDEM DE SERVIÇO N.º 02, DE 12 DE ABRIL DE 2007

O DOUTOR PAULO SÉRGIO DOMINGUES, JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições regulamentares e,

CONSIDERANDO que o Programa de Gestão Documental visa preservar as ações judiciais transitadas em julgado e demais documentos que constituem a memória da Instituição, bem como racionalizar o arquivamento,CONSIDERANDO o elevado custo para guarda de documentos e ausência de espaço nos arquivos das Subseções Judiciárias da Justiça Federal de 1º Grau - Seção Judiciária de São Paulo,

CONSIDERANDO os termos das Resoluções n.º 217, de 22 de dezembro de 1999, n.º 359, de 29 de março de 2004 e n.º 393, de 20 de setembro de 2004, todas do Conselho da Justiça Federal - CJF,

RESOLVE:

Art. 1.º Instituir, no âmbito desta Seção Judiciária, o Grupo Permanente de Avaliação de Documentos, nos termos do art. 4.º da Resolução n.º 217/99 - CJF, a ser composto por três magistrados consultores e servidores. 1.º A designação dos membros e o período de sua atuação serão feitos por ato da Diretoria do Foro.

2.º A presidência do Grupo caberá a um dos magistrados designados.Art. 2.º Ao Grupo Permanente compete:

I. propor à Diretoria do Foro os procedimentos necessários à constituição dos Grupos Setoriais de Avaliação de Documentos;

II.apresentar propostas visando a criação de um sistema de gestão eletrônica de documentos;

III. definir procedimentos quanto à guarda de sentenças e outros documentos constantes dos autos de ações judiciais transitadas em julgado;

IV. propor as alterações no sistema de movimentação processual visando sua adequação às normas pertinentes à matéria e a padronização das anotações a serem lançadas no sistema;

V. propor ações de capacitação sobre o Programa de Gestão Documental;

VI. solicitar ao Tribunal Regional Federal da Terceira Região listagem de ações judiciais transitadas em julgado que foram precedentes de Súmulas;

VII. autuar e processar os expedientes administrativos de eliminação de autos de ações judiciais transitadas em julgado da Seção Judiciária de São Paulo e de documentos administrativos da 1.ª Subseção Judiciária;VIII. elaborar e publicar Editais de Eliminação, facultando às partes solicitar, no prazo de 45 dias, os autos de ações judiciais transitadas em julgado, passíveis de eliminação;

IX. auxiliar as Subseções na efetiva eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado e documentos administrativos, destinando-os para fragmentação;

X. propor novos procedimentos para a guarda permanente dos autos de ações judiciais e documentos administrativos de forma a facilitar os trabalhos dos Grupos Setoriais de Avaliação de Documentos;

XI. analisar propostas de guarda definitiva feitas por magistrados e decidir sobre seu acolhimento e;

XII. exercer as atribuições dos Grupos Setoriais de Avaliação no que diz respeito às ações da 1.ª Subseção Judiciária.

Art. 3.º Estabelecer Grupos Setoriais de Avaliação de Documentos nas Subseções Judiciárias para análise, classificação e separação de ações judiciais transitadas em julgado e demais documentos de guarda permanente ou passíveis de eliminação.

Parágrafo único. Cada Grupo será composto por dois juízes consultores, presidido por um deles, e servidores com conhecimento jurídico, sendo um deles de notório saber sobre a história da região.

Art. 4º Aos Grupos Setoriais de Avaliação compete:

I.separar as ações judiciais transitadas em julgado de guarda permanente das passíveis de eliminação relacionadas nas listagens enviadas pelo Grupo Permanente de Avaliação de Documentos;

II. proceder à triagem das ações judiciais transitadas em julgado e demais documentos administrativos, por meio de verificação individualizada, separando aqueles passíveis de eliminação, de acordo com os critérios estabelecidos pelo CJF;

III. proceder à analise histórica das ações judiciais transitadas em julgado consideradas passíveis de eliminação, separando os casos relevantes à memória institucional, classificando-as como de guarda permanente;

IV. elaborar listagens das ações judiciais transitadas em julgado passíveis de eliminação e enviá-las ao Grupo Permanente de Avaliação de Documentos;

V. analisar se as ações judiciais transitadas em julgado consideradas como passíveis de eliminação possuem os registros necessários no sistema de movimentação processual,

procedendo, se o caso, as anotações definidas pelo Grupo Permanente;

VI. registrar as ações judiciais transitadas em julgadoclassificadas como de guarda permanente no sistema de movimentação processual;

VII. após autorização para o desfazimento, acompanhar os procedimentos necessários à eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado, procedendo o registro de eliminação no sistema informatizado de Gestão Documental e;

VIII. autuar expediente administrativo e expedir edital de eliminação para os documentos administrativos.

Art. 5.º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6.º Fica revogada a Portaria n.º 4, de 14 de fevereiro de 2005, da Diretoria do Foro.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

PAULO SÉRGIO DOMINGUES

Juiz Federal Diretor do Foro

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial.