Provimento 112 (CORE/TRF3)/2009

PROVIMENTO Nº 112, de 27 de novembro de 2009.

Altera a redação dos artigos 233 a 257 do Provimento CORE nº 64/2005.

O Corregedor Regional da Justiça Federal da 3ª Região, Desembargador Federal ANDRÉ NABARRETE, no uso de suas atribuições legais e regimentais, considerada a otimização da formação dos livros e pastas obrigatórios, por meio da digitalização dos documentos, a economia de espaço físico e dos gastos com papel e encadernação, bem como à vista das possibilidades técnicas de digitalização de documentos existentes nas varas federais,

RESOLVE:

Art. 1º. Alterar a redação dos artigos 233 a 257 do Provimento CORE nº 64, de 28 de abril de 2005 , nos seguintes termos:

"Art. 233. Os atos judiciais serão documentados mediante registros no sistema informatizado ou nos livros e pastas, que estarão sob a guarda e conservação da secretaria da vara.

Art. 234. O controle de forma eletrônica dos processos conclusos para sentença será feito, exclusivamente por meio do sistema processual informatizado oficial.

§ 1º A informação acerca dos processos pendentes de sentença deve ser alimentada no sistema oficial, mantida a data de conclusão original.

§ 2º É vedada a utilização de livro de folhas soltas para o fim previsto no caput, ressalvada a possibilidade de impressão de relatórios de entrada e saída de processos e de processos pendentes de sentença.

§ 3º Os boletins estatísticos de números 2, 3, 4 e 5, previstos neste provimento, e o índice do livro de registro de sentenças devem ser extraídos exclusivamente do sistema processual oficial.

Art. 235. Serão adotados pelas secretarias das varas federais, obrigatoriamente, os livros a seguir indicados, sem prejuízo de outros previstos neste provimento, atendida a respectiva especialização, onde houver:

I - Livro de Registro de Sentenças;

II - Livro de Registro de Decisões Liminares e de Antecipação de Tutela (acrescido por força da Resolução CJF nº 442, de 09 de junho de 2005);

III - Livro de Registro de Audiências;

IV - Livro de Registro de Mandados, Contramandados de Prisão e Alvarás de Soltura;

V - Livro de Termo de Fiança;

VI - Livro de Termo de Compromisso de Liberdade Provisória sem Fiança;

VII - Livro de Registro de Suspensão Condicional do Processo;

VIII - Livro de Registro de Suspensão Condicional de Execução da Pena;

IX - Livro de Registro de Guia de Recolhimento;

X - Livro de Registro de Livramento Condicional;

XI - Livro de Rol Nacional dos Culpados;

XII - Livro de Termo de Entrega e Recebimento de Bens ao Setor de Depósito;

XIII - Livro de Registro de Termos de Compromisso de Fiel Depositário;

XIV - Livro de Alvarás de Levantamento;

XV - Livro de Entrega de Autos às Partes sem Traslado;

XVI - Livros de Cargas de Autos aos Advogados, Peritos, MPF, Procuradores da AGU, FN, INSS, DPF e entidades assemelhadas;

XVII - Livro de Frequência;

XVIII - Livro de Patrimônio da Vara.

Parágrafo único. A vara poderá manter facultativamente outros livros, adotadas as formalidades estabelecidas no artigo 238 deste provimento.

Art. 236. Ressalvados os livros informatizados com registros sequenciais, nas varas com competência cumulativa o juiz federal poderá autorizar o desmembramento dos livros, se facilitar a consulta dos registros e documentos, com a identificação de acordo com a área de especialização (cível ou criminal).

Art. 237. Até a implantação de sistema informatizado com rotinas específicas para arquivo, os livros obrigatórios, à exceção do previsto no inciso XIV do artigo 235, poderão ser formados por registros eletrônicos, compostos de arquivos de imagens digitalizadas salvos em rede, resguardados mecanismos de segurança (backup) ou utilização de rotina do sistema informatizado que possibilite sua gravação.

§ 1º Os registros dos livros previstos no caput deverão ser preferencialmente arquivados no formato "pdf".

§ 2º Os livros não eletrônicos devem ser formados mediante arquivamento de folhas soltas em pasta "A-Z".

§3º A abertura de livro considerado obrigatório fica condicionada à existência de registros.

Art. 238. Os livros não eletrônicos conterão termos de abertura e encerramento assinados pelo juiz federal e todas as folhas, à exceção dos termos, deverão ser numeradas e chanceladas ou rubricadas pelo diretor de secretaria, conforme disposto no inciso I do artigo 62 deste provimento.

§ 1º A capa do livro não eletrônico ou lombada da pasta "A-Z" deverá conter obrigatoriamente a identificação da vara, número de ordem e finalidade estabelecida pelo artigo 235 deste provimento, além da indicação do volume e respectivo período de abrangência.

§2º No caso de livros formados por registros eletrônicos, deverá ser aberta pasta correspondente na rede, numerada e nominada na forma do artigo 235, seguida do ano correspondente. Em cada pasta devem ser abertas subpastas nominadas com o mês, onde serão armazenados de forma cronológica os documentos digitalizados.

§3º Os livros em formato eletrônico serão anuais e devem ser reiniciados a cada ano. Ficam dispensadas a numeração das folhas, chancelas ou rubricas do diretor de secretaria. Deve ser observada a ordem cronológica de expedição dos registros eletrônicos quando de seu arquivamento.

§4º Os livros em formato eletrônico conterão termos de abertura, com a finalidade especificada no artigo 235 deste provimento, e encerramento, este elaborado ao final do ano, assinados pelo juiz federal, que poderá inserir informações que reputar necessárias. Os termos serão digitalizados ou com assinatura digital, se disponível.

§5º A nomenclatura dos documentos a serem arquivados eletronicamente deverá observar o formato NN-AAAAPPPPPPPPPPPP.pdf, em que cada letra tem o seguinte significado:

N – número sequencial em ordem cronológica crescente.

A – ano em que foi criado o arquivo.

P – número do processo ou documento sem pontuação.

§ 6º Os livros de registros de sentenças e de decisões liminares e de antecipação de tutela obedecerão ao disposto no §6º do artigo 239 e o de frequencia obedecerá ao disposto no §5º do artigo 246.

§ 7º Os livros não eletrônicos devem ser encerrados ao atingirem entre 250 e 300 folhas.

Art. 239. O livro de registro de sentenças terá numeração sequencial anual. Far-se-á o encerramento do volume corrente ao final do exercício, independentemente da quantidade de folhas. Abrir-se-á um novo para os registros do exercício seguinte.

§ 1º Ao ser encerrado, o sistema informatizado fornecerá os termos de abertura e encerramento, bem como o índice indicativo da localização das sentenças com os seguintes dados: número do livro, número do registro, número do processo referente à sentença, classe do processo, identificação das partes, laudas que a compõem, data da sentença proferida e classificação.

§ 2º Deverá ser mantida a ordem cronológica das sentenças.

§ 3º O registro será automático e sequencial por exercícios, de acordo com o critério n/aaaa, ou seja, "n" é o número sequencial dado pelo sistema informatizado ao ser feito o lançamento de saída com sentença e "aaaa" é o ano em que foi prolatada a sentença.

§ 4º Caso o último livro do ano, ao ser encerrado, atinja quantidade inferior a 100 folhas, deverá ser encadernado em conjunto com o livro anterior, com as anotações de ambos na lombada, conforme disposto no § 3º do artigo 238 deste provimento.

§ 5º A vara deverá anotar o número do registro na primeira lauda da sentença a ser arquivada no livro.

§6º No caso de concessão de medida liminar ou antecipação de tutela e sentença no mesmo ato, o registro deve ser feito unicamente na rotina MV-ES.

§7º No caso de adoção de arquivo de registros eletrônicos de sentenças, o documento digitalizado será nominado pelo número do registro dado pelo sistema, seguido do ano e número do processo sem pontuação.

§8º O número do registro deve ser anotado na primeira lauda da sentença antes de ser digitalizada e arquivada no livro eletrônico.

§9º As subpastas do livro de registros de sentenças, além do mês e ano, deverão conter os números inicial e final dos registros das sentenças.

§10º Somente deverão ser encadernados os livros de registros de sentenças e de registros de decisões liminares e de antecipação de tutela quando não adotado o arquivamento de registro eletrônico.

Art. 239-A. O livro de registro de decisões liminares e de antecipação de tutela servirá para arquivar as decisões de deferimento e de indeferimento, no qual adotar-se-ão as mesmas formalidades do livro de registro de sentença.

Parágrafo único. Enquanto não disponibilizado o registro eletrônico das decisões previsto na Resolução CJF nº 442, de 09 de junho de 2005, a vara deverá efetuar o registro de forma manual, com numeração sequencial por exercício, nos moldes do § 3º do artigo anterior.

Art. 239-B. O livro de audiências servirá para arquivar os registros de termos de audiência/assentada, inclusive termos de interrogatório, depoimento pessoal, oitiva de testemunha e deliberação.

Parágrafo único. É permitido o arquivamento em meio eletrônico, inclusive áudio e vídeo.

Art. 240. Os livros especificados nos incisos IV a XI do artigo 235 deste provimento serão utilizados pelas varas que têm competência criminal, ressalvados o inciso IV, adotado nos casos de prisão civil, ou aqueles cuja abertura seja necessária em decorrência de plantão judicial.

Parágrafo único. Os termos de compromisso de liberdade provisória com ou sem fiança deverão ser tomados na presença do magistrado, que deverá assiná-lo.

Art. 240-A. O livro de termo de fiança será formado mediante o arquivamento do respectivo termo acompanhado da guia de depósito judicial.

Art. 241. O livro de registro de suspensão condicional da execução da pena será necessário apenas nas seções onde não houver instituto de identificação e estatística ou repartição congênere (Código de Processo Penal, artigo 709, § 1º).

Art. 242. O livro de rol dos culpados será formado pelos impressos extraídos dos registros lançados no Sistema Nacional de Culpados, centralizado no Conselho da Justiça Federal, conforme disposto na Resolução CJF nº 408, de 20 de dezembro de 2004, e outras normas que regulamentem a matéria.

Art. 243. No livro de termo de entrega e recebimento de bens ao setor de depósito deverão ser arquivados apenas os documentos lavrados em consonância com o § 3º do artigo 270 deste provimento.

Art. 244. O livro de alvarás de levantamento servirá para arquivar em ordem numérica e cronológica a terceira via do alvará, assinada pelo juiz da vara e diretor de secretaria ou seus respectivos substitutos, com recibo do advogado ou pessoa autorizada a retirá-lo, ou a primeira via, quando cancelado ou inutilizado, devidamente justificado no verso pelo diretor de secretaria. Observar-se-ão os atos normativos expedidos pelo Conselho da Justiça Federal.

§ 1º É vedada a utilização de editor de texto para a elaboração dos alvarás de levantamento. A vara deverá empregar obrigatoriamente a rotina eletrônica na confecção dos alvarás e na impressão dos formulários.

§2º É dever do diretor de secretaria solicitar que o recebedor anote na 3ª via, que será arquivada no livro de alvarás de levantamento, seu nome completo, o número do documento, endereço e telefone atualizados, ainda que seus dados constem do próprio alvará.

Art. 244-A. No livro de entrega de autos às partes sem traslado serão registradas as guias de remessa definitiva expedidas pelo sistema processual e deverão constar para a identificação completa do recebedor o nome e sobrenome, o documento de identidade, o endereço e os telefones atualizados.

Art. 245. Os livros de cargas de autos aos advogados, peritos, MPF, procuradores da AGU, FN, INSS, DPF e entidades assemelhadas serão formados pelas guias emitidas pelo controle eletrônico do sistema informatizado oficial.

§1º A carga deverá conter a comprovação do recebimento dos autos, a especificação da natureza do processo, o nome das partes e a identificação do recebedor, com a anotação de seu nome completo, numero do documento, bem como endereço e telefone atualizados.

§2º Será mantido livro de carga único para o caso de indisponibilidade temporária da carga eletrônica, ressalvada a necessidade de alimentação imediata da fase correspondente após o restabelecimento do sistema eletrônico.

§3º A descarga efetuar-se-á tão-somente no sistema informatizado, com o fornecimento de comprovante de devolução quando requerido pelo advogado, salvo no livro de carga único, no qual a baixa deve ser feita, também, manualmente, com a rubrica e número do registro funcional do servidor que a realizar.

§4º O diretor de secretaria fiscalizará os processos pendentes de devolução além do prazo legal, mediante emissão de relatório fornecido pelo sistema informatizado que aponte as cargas em aberto.

§5º Todos os processos apensos deverão constar na mesma guia de remessa do processo principal em qualquer remessa de processo.

§6º Verificada a presença de todos os autos constantes do acervo da vara federal, em inspeção geral ordinária, é permitida a eliminação dos comprovantes físicos de carga dos autos já digitalizados, após atestada pelo juiz federal da vara sua regularidade nos arquivos em rede, bem como realizada cópia de segurança (backup) em mídia apropriada.

§ 7º. A carga de autos destinada à Defensoria Pública da União, no sistema de acompanhamento processual informatizado da 3ª Região, deverá ser efetuada por intermédio de rotina própria (MV-CX51).

§ 8º. Se a carga for efetivada para servidor público federal dos quadros da Defensoria Pública da União, previamente autorizado a retirar os autos, constará do registro o nome completo, o número de registro funcional, bem como endereço e telefone atualizados do recebedor dos autos.

Art. 246. O formulário de frequência obedecerá a modelo único disponível na Intranet da Justiça Federal e deverá ser diariamente preenchido e rubricado pelo servidor ou estagiário. Ao final do mês, os formulários de freqüência serão inseridos no livro de frequência, quando então o diretor deverá proceder à sua conferência e rubricar suas folhas.

§ 1º A rubrica dos servidores constante na folha de frequência deverá ser idêntica àquela aposta nos termos dos processos.

§ 2º Os analistas judiciários - executantes de mandados deverão assinar a folha de frequência, por ocasião de seu plantão, na central de mandados ou na vara, conforme o caso.

§ 3º As anotações ou observações deverão ser lançadas nos campos específicos, ao passo que as incorreções deverão ser devidamente certificadas.

§ 4º Ao alcançar a capacidade máxima de armazenagem, será objeto de arquivamento temporário por 24 (vinte e quatro) meses na vara e, após, serão eliminadas suas folhas mediante reciclagem, conforme classificação 27.100.01-B, da Resolução CJF nº 393, de 20 de setembro de 2004.

§5º No caso de adoção de arquivo de registros eletrônicos de frequência, o documento digitalizado receberá o nome, seguido do número do registro funcional do servidor.

Art. 246-A. O livro de patrimônio conterá termo de responsabilidade com a descrição completa de todos os bens passíveis de tombamento existentes na vara, o que inclui o respectivo número de patrimônio, sem prejuízo quanto ao arquivamento dos termos de transferência de material patrimonial (disponível na Intranet) que comprovem envio para manutenção, devolução, transferência interna ou descarte.

§ 1º A regularização da situação dos bens sujeitos a tombamento far-se-á exclusivamente mediante utilização de termo de transferência patrimonial disponível na Intranet da Justiça Federal.

§ 2º O setor de patrimônio da Diretoria do Foro deverá regularizar a listagem patrimonial da vara federal ou divisão/setor administrativo no prazo de 5 dias úteis, contados do recebimento do termo de transferência de material patrimonial.

Art. 247. Serão adotadas, ainda, as pastas descritas a seguir, em formato "A-Z", que deverão manter a ordem cronológica dos documentos, até atingir a capacidade máxima de armazenagem, com anotação em sua lombada da identificação da vara, sua finalidade, número de ordem e o período de sua abrangência, dispensada a formalidade de termos de abertura e encerramento, bem como numeração de folhas:

I - Pasta de Registro de Inspeções Gerais Ordinárias e Correições Gerais;

II - Pasta de Registro de Autos encaminhados a Setores Internos;

III - Pasta de Registro de Processos encaminhados ao Arquivo;

IV - Pasta de Registro de Processos encaminhados ao Tribunal Regional Federal da 3ª Região;

V - Pasta de Registro de Processos encaminhados a outros Juízos e Tribunais;

VI - Pasta de Ofícios Recebidos;

VII - Pasta de Ofícios Expedidos;

VIII - Pasta de Registro de Comparecimento dos Beneficiados com a Suspensão Condicional do Processo, Suspensão Condicional da Pena e Declaração de Prestação Laborativa.

§1º Até a implantação de sistema informatizado com rotinas específicas para arquivo, as pastas poderão ser formadas por registros eletrônicos, compostos de arquivos de imagens digitalizadas ou documentos de texto salvos em pasta na rede, resguardados mecanismos de segurança (backup) ou utilização de rotina do sistema informatizado que possibilite sua gravação.

§2º Os documentos arquivados nas pastas, eletrônicas ou não, deverão manter a ordem cronológica.

§3º A nomenclatura dos documentos a serem arquivados eletronicamente deverá observar o formato NNNN-AAAADDDDDDD, em que cada letra tem o seguinte significado:

N – número sequencial em ordem cronológica.

A – ano em que foi criado o arquivo;

D – número do documento.

§4º As pastas previstas no artigo 247, eletrônicas ou não, serão encerradas ao término do ano e reabertas no seguinte.

§5º A vara poderá manter facultativamente outras pastas, adotadas as regras estabelecidas pelo caput do artigo 247.

Art. 248. A pasta de inspeções e correições gerais servirá para arquivar os registros dos trabalhos, inclusive as atas de abertura e encerramento, bem como eventuais determinações feitas pelo Egrégio Conselho de Justiça Federal da 3ª Região.

Art. 249. (revogado)

Art. 250. Fica facultada, a critério da vara, a divisão em pasta de ofícios expedidos pela secretaria e pelo gabinete, bem como subdivisão de acordo com os setores da vara e nos casos de ofícios precatórios ou de requisição de pequenos valores junto ao TRF 3ª Região.

Parágrafo único (revogado).

Art. 251. A pasta de ofícios recebidos servirá para manter em ordem cronológica os documentos que serão reciclados, caso não interessem à execução dos serviços da vara, após um ano de seu encerramento.

Parágrafo único (revogado).

Art. 252. A pasta de comparecimento dos condenados com benefício de suspensão condicional do processo, "sursis" e declaração de prestação laborativa conterá as certidões e os termos relativos ao comparecimento dos beneficiados à vara federal.

Art. 253. A vara poderá manter pasta para o registro das reclamações e elogios, bem como das ocorrências verificadas, se não hauver livro ou pasta específico para essa finalidade.

Art. 254. Os livros e pastas não eletrônicos constantes dos artigos 235 e 247, após encerrados, permanecerão em arquivo corrente na vara e, posteriormente, serão encaminhados ao arquivo geral com determinação de permanência no arquivo intermediário e destinação de acordo com a tabela do Anexo VI, em conformidade ao disposto no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT, nos termos das

Resoluções CJF nºs 217, de 22 de dezembro de 1999, 359, de 29 de março de 2004 e 393, de 20 de setembro de 2004.

§ 1º O prazo de arquivamento temporário poderá ser alterado pelo juiz federal em razão da necessidade de manutenção da pasta na vara para consulta ou em razão de espaço físico disponível, sem prejuízo do período fixado para o arquivo intermediário.

§ 2º Os documentos inservíveis deverão ser reciclados mediante consulta à comissão constituída para essa finalidade.

Art. 255. O juiz federal na titularidade da vara fará a verificação da integridade dos livros e pastas a qualquer época e, obrigatoriamente, por ocasião do encerramento deles e da inspeção geral ordinária mediante aposição de visto na última folha do livro corrente ou no termo de abertura do encerrado.

Art. 256. Em conformidade com as disponibilidades orçamentárias e das possibilidades técnicas da secretaria de informática (implantação do sistema de certificação de autenticidade virtual), os livros e as pastas previstos serão substituídos gradativamente por sistema informatizado.

§1º Os documentos físicos já digitalizados dos livros e pastas eletrônicos encerrados permanecerão em arquivo corrente da vara federal e poderão ser eliminados após atestada pelo juiz federal da vara, em inspeção geral ordinária, sua regularidade nos arquivos em rede, bem como realizada cópia de segurança (backup) em mídia apropriada.

§2º Os arquivos dos registros eletrônicos estão sujeitos às regras de temporalidade dispostas no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal – PCTT, nos termos das Resoluções CJF nºs 217, de 22 de dezembro de 1999, 359, de 29 de março de 2004 e 393, de 20 de setembro de 2004.

Art. 257. Caberá à Corregedoria a elaboração e constante atualização do manual prático relativo aos livros e pastas regulados por este provimento, que deverá ser disponibilizado para impressão e consulta na intranet."

Registre-se, publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 27 de novembro de 2009.

ANDRÉ NABARRETE

DESEMBARGADOR FEDERAL

CORREGEDOR REGIONAL DA

JUSTIÇA FEDERAL DA 3ª REGIÃO

        Este texto não substitui o publicado no DE-TRF3